DE NOODZAAK TOT PLANNING
Hoewel men wellicht zal opmerken dat het ver
melden van genoemde regels niets anders is als
het intrappen van open deuren en het gezonde
verstand hier de weg al wijst, blijkt meermalen dat
in deze toch wel veel de weg van de improvisatie
wordt gevolgd.
Hoewel het vermogen tot improvisatie een zeer
nuttige eigenschap is, verdient het toch aan
beveling deze talenten te bewaren voor onver
wachte situaties en voor de meer voorzienbare tot
planning over te gaan. Er blijft dan nog genoeg te
improviseren over.
Dat in deze rubriek de aandacht weer op dit
aspect wordt gevestigd vloeit voort uit de nadering
van de jaarwisseling en de daarbij behorende
jaarafsluiting en het samenstellen van de balans.
De hieruit voortvloeiende drukte mag nog steeds
niet worden onderschat. Ook niet bij de geautoma
tiseerde banken al zijn hier dan vele werkzaam
heden door de computer overgenomen. Bovendien
zijn nog vele banken niet geautomatiseerd.
OPSTELLEN VAN HET PLAN
Bij het maken van de planning voor de te ver
richten werkzaamheden speelt uiteraard ook de
delegatie weer een rol. De noodzaak tot het dele
geren van bevoegdheden en verantwoordelijkheden
is reeds meermalen in het kader van deze rubriek
naar voren gebracht en hierop zal dus niet verder
worden ingegaan.
Wel brengt de delegatie mede dat de verant
woordelijke personen de eigen planning dienen op
te stellen. Zij in eerste instantie dienen het plan
te maken voor het verloop van de werkzaamheden
voor zover die onder hun verantwoordelijkheid
vallen.
De directeur zal coördinerend moeten optreden
Naast het bepalen van het tijdstip waarop de plan
nen klaar moeten zijn zal hier onder meer onder
vallen het beslissen over de te verlenen hulp aan
de diverse afdelingen.
De verschillende deelplannen zullen in een ge
zamenlijke bespreking moeten worden gecoördi
neerd en door de directeur worden goedgekeurd.
Nauw verbonden aan de planning is het treffen
van voorzieningen waardoor de leiding van onmid
dellijke informatie over eventuele achterstand in
het werk verzekerd is. Snelheid is in deze wel een
eerste vereiste.
Een achterstand, hoe dan ook ontstaan, kan
immers de uitvoering van het plan in gevaar bren
gen en zal derhalve direct moeten worden opge
vangen.
FACETTEN VAN DE PLANNING
Bij de planning zal aandacht moeten worden be
steed aan de volgende facetten:
(j
het „uitwissen" van eventuele bestaande achter
stand (met name de renteberekening van de
rekening-courant is hier nogal eens het slacht
offer van drukke perioden);
het „bijhouden van de dagelijkse gang van
zaken" zodat voorkomen wordt dat achterstand
ontstaat;
het „vooruitlopen" op de te verrichten extra
werkzaamheden zodat deze zoveel mogelijk
worden afgevlakt;
het „uitvoeren" van de resterende extra werk
zaamheden (met name de jaarafsluiting).
Daar men van fouten alleen maar kan leren is het
nuttig en aan te bevelen eventueel blijkende tekort
komingen in de planning vast te leggen zodat daar
van bij toekomstige planning gebruik kan worden
gemaakt.
Het aanwezig zijn van een gefundeerde planning
zal de werkzaamheden over het algemeen met een
grotere soepelheid doen verlopen. Doordat de ge
hele aangelegenheid in een algemeen kader is
geplaatst zal het gemakkelijker zijn om bij voorbeeld
een overwerkschema op te stellen waarbij op een
soepele manier rekening kan worden gehouden
met de verschillende (en soms tegenstrijdige) be
langen.
433
