ORGANISATIE EN
EFHCIENCY
O
ORGANISATIE EN EFFICIENCY
Een van de vele problemen waar onze huidige
maatschappij mee wordt geconfronteerd is dat
van de communicatie.
Door de diverse nieuwsmedia worden wij vrijwel
dagelijks op de hoogte gehouden van gebeurte
nissen welke het gevolg zijn van in de communi
catie opgetreden storingen. Het is dan ook aller
minst verwonderlijk dat vele boeken en artikelen
over dit onderwerp verschijnen en dat naarstig
naar wegen wordt gezocht om communicatie
storingen te voorkomen.
Zonder het grote leger van schrijvers over dit
onderwerp te willen versterken, menen wij dat het
aanbeveling verdient in deze rubriek aan enkele
aspecten van de communicatie aandacht te wijden.
In het algemeen immers kan worden gesteld dat,
naarmate een gemeenschap groter wordt en de
structuur ervan ingewikkelder, de behoefte aan
een goede communicatie toeneemt en dus ook
steeds meer aandacht vereist.
Bij de aangesloten banken zien we dat de ge
noemde omstandigheden aanwezig zijn. Allerwege
is immers een grote groei te constateren van het
aantal te verwerken posten, terwijl een steeds
gevarieerder dienstenpakket, wordt aangeboden.
Zoals reeds meermalen in deze rubriek is opge
merkt, kan deze groei slechts worden opgevangen
indien steeds meer tot het delegeren van bevoegd
heden en verantwoordelijkheden wordt overgegaan.
Ook de rol van de interne controle is hierbij her
haaldelijk aan de orde gekomen. Enerzijds is er
een toeneming van het aantal personeelsleden,
terwijl anderzijds de delegatie een meer ingewik
kelde structuur veroorzaakt. Beide factoren ver
groten de kans op communicatiestoringen en
nopen derhalve tot een goede organisatie van de
communicatie.
Op een tweetal mogelijkheden welke bestaan
om te voorkomen dat de informatie van betrok
kenen achterblijft bij hun behoeften zal nu nader
worden ingegaan.
STAFVERGADERINGEN
De communicatie tussen de directeur en zijn
staf, in casu de leidinggevende functionarissen, en
tussen de staffunctionarissen onderling, kan ten
zeerste worden bevorderd door het houden van
periodieke stafbesprekingen. In deze vergaderin
gen kunnen bepaalde beleidsbeslissingen worden
toegelicht, voorstellen voor het bestuur worden
besproken en algemene zaken worden afgedaan.
Ook een korte toelichting op de gang van zaken
op elk van de afdelingen, al dan niet aan de hand
van ingediende overzichten e.d., kan van groot
belang zijn. Hoewel voor dergelijke vergaderingen
tijd moet worden vrijgemaakt en tijd is veelal
een zeer schaars artikel zal dit zeker niet tot
tijdverspilling leiden.
Betrokkenen zijn in staat hun werkzaamheden
op het tijdstip van de vergaderingen af te
stemmen.
De besprekingen kunnen in een rustige sfeer
plaatsvinden en daardoor ook een groot rende
ment hebben.
125
