ORGANISATIE EN
EFFICIENCY
In de Raiffeisenbode van vorige maand, werd in
deze rubriek de aandacht gevraagd voor één van
de preventieve maatregelen van interne controle
t.w. de functiescheiding. Beklemtoond werd de
noodzaak om naast de vaststelling van een doel
treffende functiescheiding tevens te zorgen voor
de handhaving hiervan.
In genoemd artikel kwam onder meer naar
voren dat naast een scheiding in de diverse
„functies" er tevens in iedere functie een schei
ding kan worden gemaakt. Als voorbeeld van dit
laatste werd vermeld de splitsing van de uitvoe
ring in een aantal fasen, waarbij in iedere fase een
functionaris het werk verder completeert en tevens
het stukje werk dat door zijn voorganger is ver
richt, controleert.
Uit beide gevallen blijkt dezelfde doelstelling.
De gegevens komen of via twee onafhankelijke
kanalen bij de (onafhankelijke) registratie om daar
met elkaar te worden geconfronteerd, of worden
door meerdere handen gevoerd ter completering,
waardoor, mede gezien de in de volgende fase uit
geoefende controle op het werk van de voor
gaande fase, verwacht mag worden dat de ver
werking ervan op de juiste manier plaatsvindt.
Uiteraard zijn er meerdere preventieve en re
pressieve controlemaatregelen welke de aandacht
verdienen. Een aantal hiervan zal in dit artikel
nader worden bezien.
MAATREGELEN IN HET PERSONELE VLAK
Naast de functiescheiding zijn in dit verband de
volgende preventieve maatregelen te noemen:
Het beperken van de beschikkingsbevoegdheid
tot een bepaald maximum per transactie.
Het vereist stellen van twee handtekeningen
voor het bekrachtigen van bepaalde transacties.
Het publiceren c.q. bekend maken van de ver
leende tekeningsbevoegdheden, zowel intern
als extern.
Het verplicht stellen van de medewerking van
een andere functionaris dan de betrokken be
waarder of beheerder bij bepaalde transacties
of waardeverplaatsingen.
Het regelmatig wisselen van personeel of, in
dien de bedrijfsuitoefening dit niet toelaat, er
zorg voor dragen dat niet alleen de vakantie
dagen ook werkelijk worden opgenomen maar
ook „periodiek" eens een dagje elders wordt
waargenomen.
Het doel van deze maatregelen is wel duidelijk.
Enerzijds wordt ernaar gestreefd derden in te
schakelen bij de controle terwijl anderzijds be
paalde transacties met „bijzondere zorg" worden
omringd.
In dit verband zij ook nog gewezen op de ge
dragslijn welke wordt gevolgd bij het verlenen van
volmachten.
MEERVOUDIGE ADMINISTRATIEVE
VERWERKING
Indien eenzelfde gegeven naar verschillende
gezichtspunten door verschillende functionarissen
wordt verwerkt, waarbij evenwel hetzelfde resul
taat moet worden verkregen dan wordt gesproken
van meervoudige administratieve verwerking. Een
van de uitvoering onafhankelijke functionaris dient
dan te controleren of de overeenkomst tussen de
resultaten ook werkelijk aanwezig is.
In de praktijk zien we dit bij de gelijkheid welke
aanwezig moet zijn tussen enerzijds de voortel
lingen en anderzijds de totalen van de geboekte
bedragen.
ANDERE PREVENTIEVE MAATREGELEN
In deze categorie zijn te noemen
1. het lokaliseren en afsluiten van waarden.
Deze maatregel mag in het kader van een bank
wel als vanzelfsprekend worden beschouwd.
399