ORGANISATIE EN EFFICIENCY In de Raiffeisenbode van vorige maand, werd in deze rubriek de aandacht gevraagd voor één van de preventieve maatregelen van interne controle t.w. de functiescheiding. Beklemtoond werd de noodzaak om naast de vaststelling van een doel treffende functiescheiding tevens te zorgen voor de handhaving hiervan. In genoemd artikel kwam onder meer naar voren dat naast een scheiding in de diverse „functies" er tevens in iedere functie een schei ding kan worden gemaakt. Als voorbeeld van dit laatste werd vermeld de splitsing van de uitvoe ring in een aantal fasen, waarbij in iedere fase een functionaris het werk verder completeert en tevens het stukje werk dat door zijn voorganger is ver richt, controleert. Uit beide gevallen blijkt dezelfde doelstelling. De gegevens komen of via twee onafhankelijke kanalen bij de (onafhankelijke) registratie om daar met elkaar te worden geconfronteerd, of worden door meerdere handen gevoerd ter completering, waardoor, mede gezien de in de volgende fase uit geoefende controle op het werk van de voor gaande fase, verwacht mag worden dat de ver werking ervan op de juiste manier plaatsvindt. Uiteraard zijn er meerdere preventieve en re pressieve controlemaatregelen welke de aandacht verdienen. Een aantal hiervan zal in dit artikel nader worden bezien. MAATREGELEN IN HET PERSONELE VLAK Naast de functiescheiding zijn in dit verband de volgende preventieve maatregelen te noemen: Het beperken van de beschikkingsbevoegdheid tot een bepaald maximum per transactie. Het vereist stellen van twee handtekeningen voor het bekrachtigen van bepaalde transacties. Het publiceren c.q. bekend maken van de ver leende tekeningsbevoegdheden, zowel intern als extern. Het verplicht stellen van de medewerking van een andere functionaris dan de betrokken be waarder of beheerder bij bepaalde transacties of waardeverplaatsingen. Het regelmatig wisselen van personeel of, in dien de bedrijfsuitoefening dit niet toelaat, er zorg voor dragen dat niet alleen de vakantie dagen ook werkelijk worden opgenomen maar ook „periodiek" eens een dagje elders wordt waargenomen. Het doel van deze maatregelen is wel duidelijk. Enerzijds wordt ernaar gestreefd derden in te schakelen bij de controle terwijl anderzijds be paalde transacties met „bijzondere zorg" worden omringd. In dit verband zij ook nog gewezen op de ge dragslijn welke wordt gevolgd bij het verlenen van volmachten. MEERVOUDIGE ADMINISTRATIEVE VERWERKING Indien eenzelfde gegeven naar verschillende gezichtspunten door verschillende functionarissen wordt verwerkt, waarbij evenwel hetzelfde resul taat moet worden verkregen dan wordt gesproken van meervoudige administratieve verwerking. Een van de uitvoering onafhankelijke functionaris dient dan te controleren of de overeenkomst tussen de resultaten ook werkelijk aanwezig is. In de praktijk zien we dit bij de gelijkheid welke aanwezig moet zijn tussen enerzijds de voortel lingen en anderzijds de totalen van de geboekte bedragen. ANDERE PREVENTIEVE MAATREGELEN In deze categorie zijn te noemen 1. het lokaliseren en afsluiten van waarden. Deze maatregel mag in het kader van een bank wel als vanzelfsprekend worden beschouwd. 399

Rabobank Bronnenarchief

blad 'De Raiffeisen-bode' (CCRB) | 1969 | | pagina 33