ORGANISATIE EN
EFFICIENCY
Reeds meerdere malen zijn in de artikelen die de
laatste tijd in de Raiffeisenbode zijn verschenen,
de begrippen interne controle en functiescheiding
genoemd.
Gezien het grote belang van deze materie zal een
aantal aspecten hiervan nader worden beschouwd.
noodzaak tot het treffen van maatregelen
Juist een bank is door de aard van haar bedrijf
zeer kwetsbaar voor fouten en frauduleuze hande
lingen. Als te veel fouten voorkomen, ook al zijn
deze volkomen onopzettelijk veroorzaakt en is vol
ledig herstel mogelijk, wordt toch het vertrouwen in
de bank al gauw geschokt. Op de termen waarin
men in een dergelijk geval over de bank denkt (en
soms ook spreekt), zal in het kader van dit artikel
maar niet verder worden ingegaan. Voorts is geld
een zeer courant artikel en het is bij ontvreemding
zelfs niet nodig een heler te zoeken. Anderzijds
geeft juist de controle bij de banken aanleiding tot
specifieke problemen. In b.v. een handelsonder
neming zien we dat goederen worden omgezet in
geld en omgekeerd. Zeer globaal gesproken, kun
nen we dus zeggen dat hier óf geld öf goederen
aanwezig moeten zijn waardoor het mogelijk wordt
bepaalde controleverbanden te leggen. Bij de
banken is dat niet het geval. Er zullen dus speciale
maatregelen nodig zijn om de noodzakelijke con
trole te kunnen bewerkstelligen. De organisatie
moet hierop worden gericht.
functiescheiding
De opzet van de interne organisatie moet zo
danig zijn, dat een zekere beveiliging wordt inge
bouwd zodat een redelijke zekerheid kan worden
verkregen ten aanzien van de juistheid van de ver
slaggeving.
De bedrijfshandelingen nu zijn terug te voeren tot
een vijftal componenten, t.w.
beschikken het geven van opdrachten, het ver
lenen van machtigingen, het aan
gaan van verplichtingen en het
geven van kwijtingen;
uitvoeren het uitvoeren van de diverse op
drachten e.d.;
bewaren het beheer van de kas- en andere
waardevoorraden;
registreren het vastleggen van het bedrijfsge-
beuren, de administratie;
controleren de controle op de diverse activi
teiten.
De bevoegdheden van en de taakverdeling tus
sen de functionarissen dienen nu zodanig te wor
den beperkt dat niet een enkele functionaris alle
schakels van het bedrijfsproces in handen heeft.
Met name dient er naar te worden gestreefd, dat
degene die over de waarden kan beschikken, niet
met de bewaring ervan is belast, terwijl voorts de
registratie weer los moet staan van de beschik-
kings- en de bewaringsactiviteiten. Door deze han
delwijze worden als het ware een aantal afzonder
lijke invloedssferen afgebakend.
opmerkingen bij het principe van de
functiescheiding
Uiteraard is in vele gevallen, gezien de omvang
van de bank, de functiescheiding niet in zijn volle
omvang door te voeren. In elk afzonderlijk geval
zal moeten worden nagegaan wat in deze redelijker
wijze kan worden gedaan. In dit verband kan het
volgende worden opgemerkt.
In eerste instantie zal er naar moeten worden
gestreefd dat de bewaarfunctie en de registratie-
354
