organisatie en efficiency
mansbanken de enige controle in het interne vlak
en anderzijds is het achteraf achterhalen van re
kenfouten en dergelijke een zeer tijdrovende bezig
heid.
Een aantal voorbeelden moge de noodzaak van
een goede zelfcontrole nader illustreren.
Wordt een aantal kolommen geteld en moet
een vierkantsverband aanwezig zijn dan zal moeten
worden gecontroleerd of dit ook inderdaad aan
wezig is. Wordt dit nagelaten dan kan een ge
maakte fout in eerste instantie verborgen blijven
terwijl vaak mede doordat deze controle is
verondersteld het achteraf ontdekken ervan tot
de nodige problemen aanleiding kan geven.
Worden twee tellingen gemaakt waarvan de
totalen moeten overeenstemmen, dan moet worden
gecontroleerd of deze overeenstemming ook inder
daad bestaat. Indien twee reeksen dezelfde uit
komst moeten geven, zal niet moeten worden vol
staan met het tellen van de ene reeks en het
vermelden van de verkregen uitkomst onder beide
reeksen.
In de categorie van de zelfcontrole kan ook
worden ondergebracht het zich ervan overtuigen
dat, indien men een telling op de telmachine gaat
uitvoeren, de machine „leeg" is. Met andere woor
den het afdrukken van de totaalster voor men gaat
tellen, is een vereiste.
Een ander geval is het invullen van de spaar
boekjes. Ook hierbij moet het regel zijn dat de
saldering nog even gecontroleerd wordt. Door het
nalaten hiervan wordt de foutenkans vergroot met
alle daaraan verbonden narigheid.
Vooral in die gevallen dat door grote drukte of
andere omstandigheden, de accuratesse in na
delige zin dreigt te worden beïnvloed, is het dub
bel noodzakelijk te voorkomen dat fouten wor
den gemaakt en dat de nodige discipline tot zelf
controle wordt opgebracht.
ANDERE ASPECTEN VAN DE ZELFCONTROLE
Hoewel in het vorenstaande vooral voorbeelden
zijn aangehaald die de vastlegging van gegevens
betreffen, moet in feite op elk gebied de zelfcon
trole worden toegepast. Zo ook b.v. bij correspon
dentie.
Een brief dient te worden nagezien op eventuele
type- en andere fouten. Ook al hebben deze geen
verdere consequenties, dan kan toch worden ge
steld dat in ieder geval de presentatie van de bank
naar buiten er in nadelige zin door wordt beïn
vloed. Worden dergelijke fouten ontdekt voor de
brieven de deur uitgaan dan zal vertraging in de
afdoening kunnen ontstaan dan wel overwerk om
dat de brief op het laatste moment moet worden
overgemaakt. Dat een en ander ook de planning
van de werkzaamheden niet ten goede komt is wel
haast vanzelfsprekend.
ORDE EN NETHEID
Het onderwerp orde en netheid is in deze ru
briek reeds meerdere malen ter sprake gekomen.
De orde en netheid zal echter niet alleen be
tracht moeten worden ten aanzien van de kantoor
ruimte en het bureau, maar zich tevens dienen uit
te strekken tot het resultaat van het werk. Even
zeer als het een kwestie van discipline is dat het
bureau opgeruimd wordt achtergelaten, zal ten
aanzien van het opgeleverde werk hetzelfde prin
cipe moeten worden gehuldigd. Vooral indien de
gegevens nog door anderen moeten worden ge
bruikt zal het aanbeveling verdienen te contro
leren of b.v. cijfermatige gegevens wel duide
lijk zijn geschreven. Ook dit wordt een routine
waarmede zeer weinig tijd is gemoeid temeer
daar het duidelijk vermelden van de cijfers al gauw
een gewoonte wordt terwijl hierdoor zeer veel
tijdverlies wordt voorkomen. Uiteraard is hetzelfde
van toepassing indien veranderingen of verbete
ringen worden aangebracht.
In het voorgaande werd gesproken over de zelf
controle, dus de eigen controle op het eigen werk.
Verschillende van de te maken fouten zullen, zeker
indien meerdere personen zijn ingeschakeld, wor
den achterhaald. Dit neemt niet weg dat met het
opsporen en verbeteren ervan relatief veel tijd
gemoeid is. Hiertegenover valt de kleine hoeveel
heid werk die de zelfcontrole met zich brengt,
geheel en al in het niet.
In een volgend artikel zal worden ingegaan op
een aantal aspecten van de interne controle.
304
