administratieve
kanttekeningen
In aansluiting aan de twee artikelen betreffende
het materiaalbeheer vragen wij thans aandacht voor
een onderwerp, dat hiermede nauw verwant is,
namelijk het beheer van de inventaris van een
bank. Aan de uitbreiding van de werkzaamheden
bij onze banken is onlosmakelijk verbonden een
voortdurende uitbreiding van de inventaris, welke
bestaat uit meubilair, machines en dergelijke.
Het behoeft geen betoog, dat ook het beheer
van de inventaris de nodige aandacht vraagt.
aankoop inventaris
Vele directeuren van de banken worden regel
matig geconfronteerd met het feit, dat opnieuw de
inventaris van de bank moet worden uitgebreid. De
aankopen kunnen betrekking hebben op het meubi
lair, doch ook worden regelmatig nieuwe machines
en andere hulpmiddelen aangeschaft. Bij deze aan
kopen zijn verschillende aspecten van belang. In de
eerste plaats is het nuttig bij de aanschaffing re
kening te houden met het bestaande materiaal. Dit
geldt niet alleen voor machines, doch ook voor
meubilair. Bij het aankopen van nieuwe machines
dient er naar te worden gestreefd, dat deze een
goede aansluiting geven aan de reeds aanwezige
apparatuur, maar men zal ook rekening moeten
houden met toekomstige ontwikkelingen.
Het verdient aanbeveling de veelheid van mer
ken op een bepaald kantoor zoveel mogelijk te be
perken, opdat de bank niet wordt bezocht door een
groot aantal onderhoudsmonteurs. Een grote ver
scheidenheid in apparatuur zal ook voor het per
soneel de nodige moeilijkheden meebrengen.
Op het gebied van meubilair geldt hetzelfde als
voor de machines. Bij een grote verscheidenheid
van merken zal het kantoor een minder nette indruk
maken.
Het verdient aanbeveling bij belangrijke nieuwe
aankopen overleg te plegen met de Centrale Bank,
waardoor wellicht minder gelukkige aankopen kun
nen worden vermeden.
handleidingen
Bij elke nieuwe machine behoort een handleiding
te worden afgeleverd. Bij de aflevering dient de
bank hierop toe te zien. De leverancier zal moeten
zorgdragen voor een goede instructie aan het per
soneel.
Bij een goed uitgevoerd inventarisbeheer zullen
de handleidingen zorgvuldig moeten worden opge
borgen volgens een bepaald systeem. Bij indienst
treding van nieuwe personeelsleden en ook bij
bijzondere problemen is het zeer nuttig, dat vlot
kan worden beschikt over de handleiding van een
bepaalde machine.
inventariskaart
De diversiteit van de inventaris van een bank,
alsmede de grootte van het geïnvesteerde bedrag,
maken het van belang een goed overzicht te ver
krijgen van het waardeverloop, als ook van het
aantal inventarisstukken, de plaats waar het zich
bevindt, enzovoorts. Met het oog hierop is destijds
de inventariskaart (form. 16520) ontworpen, waarop
per onderdeel de nodige gegevens kunnen worden
vermeld. In het algemeen kan worden gesteld, dat
een inventariskaart zal dienen te worden aange
legd voor alle belangrijke inventarisstukken, name
lijk die waarvoor het gewenst is een overzicht te
hebben van het aanwezig aantal en van het waar
deverloop.
Het is uiteraard niet nodig voor elk inventaris
stuk van een bepaalde soort een aparte kaart aan
te leggen.
welke gegevens?
De indeling van de kaart is zodanig, dat de invul
ling met weinig moeilijkheden gepaard zal gaan. In
de eerste plaats wordt vermeld een korte omschrij
ving van het artikel waarop de kaart betrekking
heeft. Vervolgens is er ruimte gereserveerd voor
de naam en het adres van de leverancier, zodat bij
nabestellingen en klachten deze gegevens gemak
kelijk terug te vinden zijn. Verder worden vermeld
505
