welke verloren gaat met zoeken en dergelijke zou
menigeen toch wel schrikken. Het is voorts niet
alleen de tijd, die verloren gaat, het is ook de
ergenis dat bepaalde stukken onvindbaar zijn op
het moment dat deze stukken nodig zijn. Het komt
voor, dat de afhandeling van bepaalde zaken
wordt vertraagd door onvoldoende informatie.
opruiming
Het is niet voldoende te constateren, dat door
een minder ordelijk kantoor een minder goede in
druk op derden wordt gemaakt en veel tijd ver
loren gaat, van veel meer belang is het zich te
bezinnen op maatregelen om orde en netheid op
het kantoor te verzekeren. In de eerste plaats is
het hierbij nodig, dat het personeel van de bank
meewerkt tot het gewenste resultaat te komen.
Het is verder van belang, dat ten minste éénmaal
per jaar alle opbergruimten eens aan een kritisch
onderzoek worden onderworpen.
Bureaus met veel laden hebben het gevaar een
bestemming als „vergaarbak" te verkrijgen. Ook
ladenkasten zullen onder de loep moeten worden
genomen, waarbij duidelijk moet worden vastge
steld, dat de inhoud van de hangmappen betrek
king heeft op stukken, welke nog noodzakelijk zijn
voor de huidige bedrijfsuitvoering, of dat er zich
misschien stukken in bevinden, welke reeds lang
verhuisd hadden moeten zijn naar het archief.
De opruiming moet niet alleen betrekking heb
ben op stukken als kasbescheiden, boekingsstuk
ken, akten en allerlei bijlagen, doch ook op alle
voorraden materiaal zoals formulieren, folders enz.
Deze voorraden kunnen opnieuw worden geïnven
tariseerd en indien nodig op een andere en betere
wijze worden geordend. Tevens kan worden nage
gaan of de voorraden voor de komende tijd vol
doende zullen zijn, zodat eventueel een bestelling
kan worden klaargemaakt om tijdig weer over de
benodigde materialen te beschikken. Vanzelfspre
kend zal deze gelegenheid ook worden benut om
verouderd materiaal te vernietigen.
reorganisatie
Niet alleen het opruimen en opnieuw ordenen
van stukken en voorraden is van groot belang,
minstens even belangrijk is na te gaan of de inde
ling van de diverse ruimten in de behoefte voorziet
en ook in de naaste toekomst zal blijven voorzien,
of dat tot een andere opstelling of berging moet
worden overgegaan, dan wel aanschaffing van kas
ten, rekken e.d. moet worden overwogen. Ook de
werkruimte zelf zal steeds opnieuw aan een kritisch
onderzoek moeten worden onderworpen, teneinde
een antwoord te vinden op de vraag of met de be
staande indeling kan worden doorgegaan of dat
maatregelen moeten worden genomen om ook aan
toekomstige eisen te kunnen voldoen.
In verband met de vrij lange levertijden, welke
dikwijls voor diverse artikelen gelden, kan een
tijdige bestelling van de benodigde hulpmiddelen
veel moeilijkheden voorkomen.
In dit artikel is de aandacht gevestigd op de
orde en netheid, de opruiming, de systematische
ordening en een eventuele reorganisatie. Het doel
van deze werkzaamheden en maatregelen is een
betere en meer efficiënte werkwijze te bevorderen.
Hierdoor wordt onnodig gezoek tot een minimum
beperkt.
Moeilijkheden welke kunnen ontstaan door het
niet tijdig kunnen beschikken over materialen en
hulpmiddelen worden voorkomen.
Wij hopen, dat mede door dit artikel zal worden
bereikt, dat ook in de toekomst de orde en netheid
op onze kantoren zoveel mogelijk zal worden be
vorderd.
283
