administratieve
kanttekeningen
jaarafsluiting
Ook dit jaar wordt aandacht gevraagd voor en
kele kanttekeningen welke betrekking hebben op
de werkzaamheden verbonden aan de jaarafslui
ting. Voor alle banken is de tijd rondom de jaar
wisseling een zeer drukke periode.
Voor de grotere banken, welke thans geheel ge
automatiseerd zijn, zullen de werkzaamheden in
deze periode aanzienlijk minder zijn dan in het
verleden het geval was. Er zijn echter nog veel
banken waarbij met een zekere zorg deze tijd
wordt tegemoet gezien.
planning
Bij de meeste banken is meer personeel aan
wezig dan tot voor kort het geval was. De voort
durende uitbreiding van de werkzaamheden maakte
het noodzakelijk meer personeel aan te trekken.
Dit betekent echter voor de leidinggevende per
sonen van een bank, dat de werkzaamheden weer
anders moeten worden georganiseerd dan in de
zelfde periode van het vorige jaar. De noodzaak
van een goede planning van de werkzaamheden
komt steeds meer naar voren omdat de werkver
deling van deze massa-arbeid op de juiste manier
moet worden aangepakt. Wij adviseren dan ook de
tijd te nemen voor het maken van een plan. De tijd
welke met het maken van een goed plan is ge
moeid, zal in de loop van de komende weken ruim
schoots worden goedgemaakt. Een dergelijke plan
ning kan bovendien een basis vormen voor vol
gende jaren.
aanpak
De wijze van aanpakken van de werkzaamheden
verbonden aan de jaarafsluiting is bij de diverse
banken zeer verschillend. Bij sommige banken
wordt rustig doorgewerkt zonder een streefdatum
voor beëindiging van de werkzaamheden van de
jaarafsluiting. Bij andere banken daarentegen wordt
met inzet van het gehele personeel de zaak van
de jaarafsluiting aangepakt. De laatste categorie
banken heeft één of twee zeer drukke weken,
waarin dikwijls tot laat in de avond wordt doorge
werkt. Deze laatste methode heeft ondanks de
drukke tijd vele voordelen. Bij de steeds druk
ker wordende werkzaamheden bij de banken is het
bijzonder lastig wanneer gedurende een vrij lange
periode de administratie niet is bijgewerkt. On
danks de lange werktijden gedurende een aantal
dagen adviseren wij toch de balanswerkzaamhe
den in een zo kort mogelijk tijdbestek af te wer
ken. Hierdoor worden veel overbodige handelingen
vermeden, zoals het beantwoorden van vragen om
trent de stand van de rekening, het vaak moei
zaam fiatteren, veel zoeken naar gegevens, enz.
verkorte balans
Ook dit jaar wordt weer gewerkt met de zoge
naamde verkorte balans. De bedoeling van dit stuk
is op redelijke termijn inzicht te verkrijgen in de
stand van zaken bij onze organisatie. Wij verzoe
ken de banken de volle medewerking te verlenen,
opdat bedoelde stukken op tijd in het bezit zijn
van de betrokken afdeling van de Centrale Bank.
balansmap
De balansmap is een vertrouwd begrip geworden
bij onze banken. Zowel voor de banken als voor de
Centrale Bank bevat deze map waardevol mate
riaal. Het is van groot belang, dat aan deze map
veel zorg wordt besteed.
Het aantal bijlagen in de map is vrij groot en
derhalve vergt het samenstellen van de map de
nodige tijd. Hierdoor kan het voorkomen, dat het
uitwerken van de verschillende bijlagen steeds
weer wordt uitgesteld.
Ook voor de balansmap wordt aangedrongen op
spoedige afwerking. De verschillende afdelingen
van de Centrale Bank welke belast zijn met de
verdere verwerking van en de controle op de te
410
