administratieve
kanttekeningen
loketbehandeling (4)
In de voorgaande nummers van de Raiffeisen-
Bode is aandacht besteed aan de diverse aspecten,
welke aan de afdoening van de zaken aan het loket
zijn verbonden. Hierbij is er op gewezen, dat zo
wel de aard van de cliënten een verandering heeft
ondergaan, als het dienstenpakket, dat wordt aan
geboden. Hierdoor is een modernisering van de
opzet van de loketbehandeling noodzakelijk ge
worden.
De steeds verder gaande groei van de banken
en de uitbreiding van de dienstverlening maakt het
evenwel ook noodzakelijk, dat steeds grotere eisen
dienen te worden gesteld aan de controle op het
kasverkeer en aan de versnelling van de communi
catie tussen kas/loket en boekhouding.
Eén van de middelen, waardoor in steeds toe
nemende mate getracht wordt deze doeleinden te
bereiken, is de inschakeling van een loketmachine.
Mede gezien de invloed, welke van de inschakeling
van een dergelijke machine uitgaat op de werk
zaamheden van de loketbediende, komt het ons
nuttig voor om in aansluiting aan de artikelen over
de loketbehandeling een artikel te wijden aan de
loketmachine.
wat is een loketmachine?
Onder loketmachine willen wij hier verstaan een
machine, welke gebruikt wordt voor het kwiteren
van de kasstukken, dat wil zeggen dat met de
machine de kasstukken van een afslag worden
voorzien van: datum
rekeningnummer
doorlopend volgnummer
bedrag (met teken voor ,,in" of
„uit"),
terwijl, al naar het merk van de machine, nog wel
andere gegevens worden afgedrukt zoals b.v. ma
chinenummer, bank-kenmerk e.d.
De aangeslagen bedragen worden door de ma
chine op een journaalstrook afgedrukt.
De machine is beveiligd in deze zin, dat een
speciale sleutel nodig is om de totalen te kunnen
trekken, terwijl ook om de machine in werking te
stellen een aparte sleutel nodig is. De sub-totalen
kunnen normaal door degene, die de machine be
dient worden getrokken.
Indien nu, naast uiteraard de verplichting van de
loketbedienden om de kasstukken van de afslag te
voorzien, de kashouder de opdracht heeft alleen
te ontvangen en uit te betalen aan de hand van
de gewaarmerkte stukken, dan wordt bereikt, dat
de kastransacties „beveiligd" worden vastgelegd.
organisatie rond de loketmachine
Zonder in het bestek van dit artikel in te willen
gaan op alle aspecten van interne controle aan het
gebruik van de machine verbonden, moet er wel de
aandacht op worden gevestigd, dat naast de eis
van de aanwezigheid van loketverkeer van enige
omvang, de eis dient te worden gesteld dat een
centrale kas aanwezig is. Zou deze niet aanwezig
zijn naast de loketmachine, dan wordt de beveili
gende werking van deze machine teniet gedaan.
De gang van zaken behoort kort gezegd deze te
zijn, dat de loketbediende de bedragen aanslaat op
de machine en dat de kashouder slechts gewaar
merkte stukken accepteert.
De totaalsleutel kan in handen worden gesteld
van de directeur of van een procuratiehouder.
Teneinde bij aanschaffing van een loketmachine
te komen tot een goede kasorganisatie verdient het
aanbeveling contact op te nemen met de Centrale
Bank.
303
