administratieve
kanttekeningen
Met circulaire nr. 4.00/2 d.d. 18 november 1966
werden aan de aangesloten banken exemplaren
toegezonden van de nieuwe kasformulieren voor
spaarbank, rekening-courant enz.
Naast de nieuwe indeling van de formulieren is
het voornaamste kenmerk, dat voor de gemecha
niseerde banken het exemplaar dat tot nu toe ge
bruikt werd als boekingsstuk, ontbreekt. Ook werd
in de circulaire aandacht besteed aan de wijziging
in de opberging van de stukken.
Naar aanleiding van deze circulaire werden ver
schillende reacties ontvangen. Enerzijds werd zeer
positief gereageerd op het gestelde in de circu
laire en waren betrokkenen slechts van mening
dat de maatregel al eerder had kunnen worden
genomen, anderzijds vroegen anderen zich af of
de zin van de maatregelen wel zo groot is als in
de circulaire werd gesteld.
Op grond van het voorgaande menen wij dat
het aanbeveling verdient bepaalde naar voren ge
brachte punten nader toe te lichten.
In de circulaire werd gesteld, dat de aanbevo
len methode voor de gemechaniseerde banken, nl.
opberging van de kasstukken tussen de andere
boekingsstukken, de verplichting mee brengt deze
stukken op verzoek van de inspectie te lichten
en te sorteren op kasstaatnummer. Dit betekent
echter niet, dat na afloop van de controle de stuk
ken weer tussen de andere stukken dienen te
worden gesorteerd. Naar onze mening kan met
vrucht het volgende systeem worden gevolgd. Na
het bekend worden van de periode(n), waarover
de stukken dienen te worden gelicht, worden de
betrokken pakken boekingsstukken doorgebla
derd, waarbij de kasstukken die men hierbij ont
moet, zonder meer uit het pak worden getrokken
,(dus zonder de snelbinder los te maken). Hierna
kunnen de stukken worden gesorteerd op kas
staatnummer.
Na de controle worden de stukken aan elkaar
geniet en per dag opgeborgen vóór de overige
stukken van de dag in de desbetreffende archief
dozen. Een terugsortering van de gelichte stukken
op rekeningnummer vindt dus niet plaats.
Als voordelen van het gebruik van de nieuwe
formulieren zijn genoemd:
a. besparing aan papier en drukkosten als gevolg
van het wegvallen van kopieën en de mogelijk
heid tot het plaatsen van grotere orders.
b. besparing aan werk doordat:
1. de invulling van enkelvoudige bescheiden
eenvoudiger is door het ontbreken van het
carbon;
2. de bescheiden niet van elkaar gescheurd
behoeven te worden;
3. het opbergen van de stukken eenvoudiger
geworden is;
4. minder interne nota's behoeven te worden
vervaardigd;
5. het boeken van de stukken eenvoudiger is
in verband met betere leesbaarheid van ori
ginele stukken en een meer systematische
vermelding van de te boeken gegevens.
390
