administratieve
kanttekeningen
intern-correspondentieformulier
Met onze circulaire d.d. 13 oktober jl. introdu
ceerden wij het intern-correspondentieformulier. De
voordelen van de nieuwe wijze van corresponderen
achten wij zo groot, dat wij hiervoor nog eens uw
aandacht willen vragen.
Maakt men een vluchtige studie van de werk
zaamheden op kantoor, dan zal al direct opvallen,
dat het voeren van correspondentie vaak zeer veel
tijd in beslag neemt. Bij een wat nauwkeuriger ob
servatie zal men zich afvragen of hierin geen ver
eenvoudiging is te bereiken. Vele brieven luiden
bijvoorbeeld aldus: „Naar aanleiding van uw schrij
ven d.dwaarin u opmerkt, dat
berichten wij u, dat wij hier
mede akkoord gaan. Wij verblijven, hoogachtend,
Dikwijls heeft correspondentie slechts ten doel,
op een exacte vraag een kort en duidelijk antwoord
te verkrijgen. Telefonisch contact is weliswaar snel,
doch beide partijen beschikken niet over een af
schrift („zwart op wit"). Een andere manier is he
laas het uitstellen („van uitstel komt afstel") van
het typen van een brief, hetgeen uiteraard niet
gewenst is.
Teneinde de correspondentie tussen de aange
sloten banken van onze organisatie te vereenvou
digen werd deze correspondentieset ontworpen.
Ten aanzien van het gebruik van de correspon
dentiebladen werd opgemerkt:
a. In het hoofd van het formulier wordt zowel de
afzender als de geadresseerde vermeld. Voor
correspondentie welke is gericht aan de Cen
trale Bank, kan worden volstaan met de volgen
de adressering: „C.B. afd
Daarna volgt de eigenlijke correspondentie op
het bovenste deel van het formulier.
b. Exemplaar 1 en 2 worden verzonden aan de ge
adresseerde, terwijl exemplaar 3 als kopie bij
de afzendende bank blijft berusten.
c. Bij ontvangst van een dergelijke corresponden
tie kan het antwoord kort en duidelijk op het
onderste deel van het formulier worden ver
meld (voorzien van bankstempel en handteke
ning).
d. Exemplaar 2 wordt teruggezonden naar de oor
spronkelijke afzender.
e. Bij ontvangst van dit formulier 2 kan kopie 3
worden vernietigd en kan in het archief exem
plaar 2 worden opgeborgen.
Bij een kantoor met een uitgebreide briefwisse
ling kan de besparing op machine- en arbeidsuren
bijzonder groot zijn.
De beantwoording is kort, omdat deze niet be
hoeft te worden ingeleid met de herhaling van de
probleemstelling.
Het maken van een concept-brief is meestal
overbodig. Bij de ontvangst van de antwoordbrief
is het, bij dit systeem niet nodig, dat de brief wordt
opgezocht waarin de vraag werd gesteld. Het door
lezen van deze correspondentie is bijzonder een
voudig. Ook kan de vraag hierbij veel beknopter
gesteld worden. Het typwerk kan zich tot het uiter
ste beperken, daar in het kader van dit corres
pondentiesysteem aan traditie en vormen an-
328
