Administratieve kanttekeningen
Planning jaarafsluiting
Bij het verschijnen van dit artikel is de na-
jaarsdrukte bij de banken weer in volle gang.
Enerzijds al het extra werk, dat moet worden
verricht om de activiteiten voor de Raiffeisen-
week in goede banen te leiden, anderszijds de
voorbereidende maatregelen voor het werk
rondom de jaarwisseling. Ook nu willen wij aan
dacht schenken aan enkele noodzakelijke voor
bereidende maatregelen.
Materiaal
Zowel in het belang van de bank alsook met
het oog op een vlotte aflevering door de Mate
riaalafdeling is het gewenst, dat in de komende
periode aandacht wordt geschonken aan de
voorraden materiaal, weike bij de bank aan
wezig zijn.
Indien men in de drukke periode regelmatig tot
de ontdekking komt, dat bepaalde, noodzakelijke
formulieren niet aanwezig zijn, zal dit onher
roepelijk tot vertraging leiden in de uitvoering
van het werk.
Ook bij de Materiaalafdeling van de Centrale
Bank en bij de verschillende drukkers zijn de
laatste maanden van het jaar bijzonder druk
Het normalewerk wordt dikwijls zeer ernstig ver
stoord omdat te vaak aan spoedorders voorrang
moet worden verleend.
Wij willen u daarom adviseren alle voorraden
te controleren, verouderd materiaal te vernie
tigen en voor de aanvulling van materiaal spoe
dig opdrachten te verstrekken.
Planning van de administratieve werkzaamheden
Om de gang van zaken zoveel mogelijk te
bespoedigen, is het gewenst een planning te
maken voor deze periode, welke kan bestaan uit
twee delen, namelijk het tijdvak tot 31 decem
ber 1965 en de eerste weken in het nieuwe jaar.
Voor de komende periode tot 31 december is
het bijzonder prettig te beschikken over een
overzicht van werkzaamheden, welke gereed
moeten zijn tegen het einde van het jaar.
Op verschillende onderdelen kan een achter
stand bestaan, zoals renteberekening, specifi-
catiestaat diverse ontvangsten en uitgaven,
transporten naar nieuwe kaarten en dergelijke.
Beschikt men over een uitgewerkte staat,
waarop alle „achterstand" staat opgesomd, dan
is het gemakkelijker in een rustig moment aan
het personeel opdracht te geven voor het uit
voeren van dit werk. Door een juiste planning
kan dikwijls overwerk worden voorkomen.
Ook voor de tweede periode, namelijk de
eerste weken van het nieuwe jaar, kan een op
somming van de werkzaamheden een goede
gang van zaken bevorderen.
Indien de bank beschikt over meerdere perso
neelsleden, is het zeer nuttig dat het opstellen
van een dergelijk overzicht geschiedt door de
persoon, die belast is met het toezicht op de
administratie.
In de eerste plaats kan deze zich beter in de
problematiek verdiepen. Problemen welke hij op
merkt, kunnen vroegtijdig worden besproken en
aan de directeur/kassier van de bank kan een
inzicht in de planning worden verstrekt.
Verder kan de opstelling worden benut voor
het maken van aantekeningen, welke kunnen
worden gebruikt voor het volgende jaar.
Aantekeningen over fouten in de voorberei
ding, over verbetering in werkmethoden en
formulieren, over het vergeten van onderdelen
van het werk en dergelijke kunnen voor een
volgende drukke periode zeer nuttig zijn.
Ten slotte kan een dergelijke vastlegging van
de planning, voorzien van kritische aantekenin
gen, van groot belang zijn, wanneer in een
volgend jaar met nieuwe mensen moet worden
gewerkt. Bij banken van een grotere omvang is
de directeur/kassier immers steeds minder be
trokken in de dagelijkse gang van zaken. Door
deze overzichten blijft hij op de hoogte van de
gang van zaken en kan hij, indien nodig, in een
volgend jaar gemakkelijker met nieuwe perso
neelsleden de werkzaamheden bespreken.
Ook in de nummers van september en oktober
1964 werden bepaalde facetten van de jaar
afsluiting besproken. Wij willen daarom nog
maals aandacht vragen voor deze artikelen.
305
