Administratieve kanttekeningen
Vakantie
Bij het verschijnen van dit nummer van de
Raiffeisen-Bode zijn de vakanties weer volop
aan de gang.
Naast de vele genoegens, welke zijn verbon
den aan de vakantie, vergt deze periode ook
vaak een goede voorbereiding om zoveel moge
lijk zorgeloos te kunnen genieten van de tijd.
Planning
Reeds bij de planning dient er rekening mee
gehouden te worden, dat steeds een minimale
bezetting bij de bank aanwezig is.
Zowel bij de grote banken als bij de kleine
banken vormt dit een moeilijk probleem.
Op de kantoren zal steeds iemand aan
wezig moeten zijn, welke de bevoegdheid bezit
de nodige stukken te ondertekenen. Dit geldt
voor het afgeven van bewijzen van stortingen
in spaarboekjes en kwitanties, als ook voor het
tekenen van de stukken bestemd voor de Cen
trale Bank, de Postcheque- en Girodienst en
andere instellingen.
Voor zover hierin niet is voorzien zal een
dergelijke verlening van tekeningsbevoegdheid,
welke misschien voor korte tijd wordt verleend,
door het bestuur moeten worden vastgelegd in
de notulen.
Voorbereiding
Een belangrijk punt in de voorbereiding is wel,
dat zoveel mogelijk de lopende zaken worden
afgewerkt. Hierbij zal speciaal aandacht moeten
worden geschonken aan die zaken, welke de
betrokken persoon altijd zelf behandelt. Het
overnemen van zaken, welke niet geheel zijn
afgewerkt is bijzonder moeilijk.
Indien de directeur/kassier zelf met vakantie
gaat is uiteraard de meeste voorbereiding nood
zakelijk. Het is gewenst, dat het bestuur tijdig
op de hoogte is in welke periode deze functio
naris niet op de bank aanwezig is.
Bijzondere maatregelen
Wij willen verder nog een aantal maatregelen
opsommen, welke noodzakelijk zijn in verband
met de vakantie.
In de eerste plaats is noodzakelijk de over
dracht van kasgelden en andere waardepa
pieren, welke bij de bank aanwezig zijn. Deze
overdracht zal duidelijk moeten worden vast
gelegd zodat later geen verschil van mening
kan ontstaan.
Verder is de overdracht van de lopende za
ken noodzakelijk, opdat de vervanger voldoende
inzicht heeft en daardoor meerdere zaken kan
afwerken.
Aan de Centrale Bank zal een bericht worden
gezonden, waarin de periode wordt vermeld,
gedurende welke de directeur/kassier met va
kantie is. Ook zal het nuttig zijn enkele relaties
zoals notarissen en grote cliënten van de af
wezigheid op de hoogte te stellen
Vervolgens is het raadzaam een adres achter
te laten, waar men in noodgevallen bereikbaar
zal zijn. Vanzelfsprekend mag hier van door het
personeel geen misbruik worden gemaakt door
elke dag even contact op te nemen.
De werking van diverse apparatuur, zoals de
combinatie van het cijferslot, de bediening
van de alarminstallatie, de bediening van de
safeloketten en van de nachtkluisinstallatie en
dergelijke zal voldoende bij de achterblijvers
bekend moeten zijn.
Verslaglegging
Ten slotte willen wij er nog op wijzen, dat de
vervanger zorg moet dragen voor een goed ver
slag van de bijzondere gebeurtenissen, welke
hebben plaatsgehad in de vakantieperiode.
De directeur/kassier, die terug komt van va
kantie zal moeten kunnen beschikken over de
nodige gegevens, zodat hij weer snel op de
hoogte is van de gang van zaken bij de bank
en daardoor de overgang tot het normale werk
weer goed zal doorstaan.
193
