Administratieve kanttekeningen
Grote schoonmaak
De drukke werkzaamheden, welke verband
houden met het samenstellen van stukken van
de balans en de verlies- en winstrekening, be
horen grotendeels weer tot het verleden.
In deze tijd van het jaar wordt dikwijls de
grote schoonmaak bedreven, waaraan uiteraard
ook de kantoren van onze banken niet geheel
ontkomen. Het is niet de bedoeling in dit artikel
de voor- en nadelen van de schoonmaakperiode
nader te belichten. Echter willen wij hier toch
enkele punten noemen, welke men onder deze
titel kan samenvatten.
Opruiming
In deze periode is de hoeveelheid werkzaam
heden bij vele banken niet abnormaal groot, zo
dat van de gelegenheid gebruik kan worden
gemaakt voor een systematische opruiming van
de verschillende kasten, ladenkasten, bureaus,
loketruimten en ook van kluis en archief. In de
drukke periode van de afgelopen maanden is
aan opberging veelal niet de meeste aandacht
besteed.
Het is bijzonder aan te bevelen, dat tenminste
eenmaal per jaar alle opbergruimten eens aan
een kritisch onderzoek worden onderworpen.
Bureaus met veel laden hebben het gevaar een
bestemming als „vergaarbak" te verkrijgen. Bij
de banken, waar het aantal personeelsleden elk
jaar uitbreiding ondergaat, zal zeer zeker aan
dacht moeten worden besteed aan een correcte
opberging van de verschillende stukken en be
scheiden.
Ook ladenkasten zullen onder de loep moeten
worden genomen, waarbij duidelijk moet worden
vastgesteld, dat de inhoud van de hangmappen,
betrekking heeft op stukken, welke nog nood
zakelijk zijn voor de huidige bedrijfsvoering, of
dat er zich misschien stukken in bevinden welke
reeds lang verhuisd hadden moeten zijn naar het
archief.
De opruiming moet niet alleen betrekking heb
ben op stukken zoals kasbescheiden, boekings
stukken, akten en allerlei bijlagen, doch ook op
alle voorraden materiaal zoals formulieren, fol
ders enz. Deze kunnen opnieuw worden ge
ïnventariseerd en indien nodig op een andere en
betere wijze worden geordend. Tevens kan wor
den nagegaan of de voorraden voor de komende
tijd voldoende zullen zijn, zodat eventueel een
bestelling kan worden samengesteld om tijdig
weer over de benodigde materialen te kunnen
beschikken.
Vanzelfsprekend zal deze gelegenheid ook
worden benut om alle verouderd materiaal te
vernietigen.
Reorganisatie
Zoals reeds bij het opnieuw ordenen van de
voorraden werd besproken, is niet alleen het op
ruimen van bijzonder groot belang maar zal de
reorganisatie van minstens evenveel belang zijn.
Na de opruiming kan worden bezien of voor
de naaste toekomst deze ruimten in de behoef
ten kunnen voorzien, of dat tot een andere op
stelling of berging moet worden overgegaan,
dan wel aanschaffing van kasten, rekken e.d.
moet worden overwogen.
Ook de werkruimte zelf zal steeds opnieuw
aan een kritisch onderzoek moeten worden
onderworpen teneinde een antwoord te vinden
op de vraag of met de huidige wijze van werken
kan worden doorgegaan of dat maatregelen
moeten worden genomen om ook aan de toe
komstige eisen te kunnen voldoen.
In verband met de vrij lange levertijden, welke
dikwijls voor allerlei soorten artikelen gelden,
kan een tijdige bezinning en daardoor een
tijdige bestellingvan de benodigde hulpmiddelen
in de toekomst veel moeilijkheden voorkomen.
In dit artikel is de aandacht gevestigd op de
opruiming, de systematische ordening en een
eventuele reorganisatie. Het doel van deze werk
zaamheden en maatregelen is hierdoor een
betere en meer efficiënte werkwijze te bevorde
ren. Hierdoor wordt onnodig gezoek tot een
minimum beperkt. Moeilijkheden welke kunnen
ontstaan door het niet tijdig kunnen beschikken
over materiaal en hulpmiddelen worden voor
komen.
Tenslotte zal ook in de komende vakantie
periode door deze preventieve maatregelen een
goede bedrijfsvoering beter zijn gewaarborgd.
154
