Administratieve kanttekeningen
De inventariskaart
De expansie van onze banken heeft niet alleen
een grote stijging van de balanstotalen en de
aantallen posten veroorzaakt, maar heeft ook
met zich gebracht de noodzaak door verbouw
en nieuwbouw te komen tot een aanpassing van
de bankgebouwen aan de nieuwe behoeften. In
vele gevallen was het wenselijk de accommo
datie te verbeteren om de cliënten naar behoren
te ontvangen en te kunnen bedienen. Tevens
heeft de uitbreiding van de werkzaamheden ge
leid tot een vergroting van het machinepark en
tot uitbreiding van de overige inventaris op de
banken.
Beide factoren hebben tot gevolg, dat een
steeds groter bedrag in de inventaris wordt ge-
investeerd, mede de voortdurende prijsstijging
in aanmerking genomen.
De diversiteit van de inventaris van een bank,
alsmede de grootte van het geïnvesteerde be
drag, maken het van belang een goed overzicht
te verkrijgen van het waardeverloop als ook van
de aantallen, de plaats en soortgelijke gegevens.
Met het oog hierop is de investeringskaart
ontworpen, waarop per onderdeel de nodige ge
gevens worden vermeld.
De invulling van de inventarislijst op de
„Specificatie diverse ontvangsten en uitgaven"
(form. 2302) kan aan de hand van de inventaris-
kaart geschieden. Het gereedmaken van deze
specificatie zal hierdoor aanzienlijk worden
vergemakkelijkt.
Welke goederen?
In het algemeen kan worden gesteld, dat een
inventariskaart zal dienen te worden aangelegd
voor al die inventarisstukken, waarvoor het
dienstig is een overzicht te hebben van het aan
wezige aantal en van het waardeverloop. Op de
hiervoor genoemde specificatie 2302 zijn ver
meld: tafels, stoelen, bureaus, kasten en kan
toormachines. Voorts zijn een tweetal kolommen
opengelaten voor de vermelding van andere
soorten inventaris.
Het is uiteraard niet nodig voor elk inventaris
stuk een aparte kaart aan te leggen. Worden
Formulier 16520; dit formulier is echter eerst over enige
tijd te leveren.
bijvoorbeeld een tiental identieke stoelen ge
kocht dan kan worden volstaan met één kaart
waarop het totaalbedrag wordt vermeld en het
aantal stuks. Indien enkele exemplaren worden
aangeschaft, welke gelijk zijn, doch waarvan de
prijs per stuk vrij hoog is, bijvoorbeeld twee
boekhoudmachines, dan zal het echter wel aan
beveling verdienen per machine een aparte kaart
aan te leggen.
Welke gegevens?
De invulling van deze kaart zal weinig moei
lijkheden geven. De indeling van de kaart is
overzichtelijk en geeft daardoor een leidraad
voor de invulling.
In de eerste plaats wordt vermeld een korte om
schrijving van het artikel waarop de kaart be
trekking heeft. Vervolgens is er ruimte gereser
veerd voor de naam en het adres van de
leverancier, zodat bij nabestellingen en klachten
deze gegevens gemakkelijk terug te vinden zijn.
Verder worden vermeld de aanschaffingsprijs
en de afschrijvingen, welke op deze artikelen
dienen plaats te vinden. De boekwaarde per
artikel is eventueel bij te houden in de vorm van
een staffel, welke op de kaart voor dit doel is
gedrukt.
De aantallen stuks, welke van het desbetref
fende artikel zijn aangeschaft, als ook de plaats
waar deze zich bevinden, kunnen worden ge
noteerd. Speciaal wordt hierbij gedacht aan de
banken met bijkantoren, waar de hoeveelheden
inventarisstukken groot zijn. Op deze wijze kan
op een overzichtelijke manier worden bijgehou
den hoe de inventaris is verdeeld over de ver
schillende kantoren.
Ook kan aantekening worden gehouden van
de afgesloten onderhouds- of garantieabonne
menten en tevens kunnen worden vermeld de
data van de onderhoudsbeurten, welke door de
diverse firma's zijn verricht. Enige controle
hierop door de bank kan in verschillende ge
vallen zeer nuttig zijn. Het vermelden van de
naam van de monteur of de onderhoudsdienst
is mogelijk. Daarbij kan ook het telefoonnummer
van deze dienst worden genoteerd.
Verder is een speciale ruimte gereserveerd
voor het vermelden van reparaties en dergelijke,
84
