Administratieve kanttekeningen
Balanswerkzaamheden
De werkzaamheden, welke zijn verbonden aan
het afsluiten van de boekhouding en het samen
stellen van de gegevens, welke nodig zijn voor
het opstellen van balans en verlies- en winst
rekening, zijn bij vele van onze banken nog in
volle gang. Bij een aantal banken behoren deze
werkzaamheden echter reeds weer tot het ver
leden.
De aanpak bij de banken is zeer verschillend.
Op verscheidene banken wordt een goed plan
opgesteld en wordt de afsluiting in snel tempo
verwerkt. Deze methode biedt veel voordelen.
In de eerste plaats verkrijgt men het voordeel,
dat zeer spoedig in het nieuwe jaar weer de
normale gang van de werkzaamheden wordt
verkregen. Verder kost de afsluiting van de
boekhouding op deze wijze absoluut de minste
tijd. De stand van de verschillende rekeningen
is zeer snel weer geheel bijgewerkt en daardoor
wordt onnodig zoeken vermeden.
Zakelijke rekeningen
Speciaal bij gemechaniseerde banken, doch
ook vaak bij de andere banken, worden de zake
lijke rekeningen dikwijls gedurende de eerste
periode van het nieuwe jaar niet bijgewerkt. De
juiste stand van de rekeningen is niet bekend,
waardoor vergissingen niet kunnen worden ver
meden.
De noodzaak deze rekeningen gedurende een
vrij lange periode niet bij te werken, is echter
niet aanwezig. Slechts op enkele zakelijke
rekeningen worden per 31 december van het
vorige jaar afsluitposten geboekt, zoals bijvoor
beeld rekeningen „Reserve" - „Nog te betalen
belastingen" en dergelijke. De overige rekenin
gen kunnen vanaf het begin van het jaar direct
worden bijgewerkt.
Boerenleenbankmaandstaat
In de maand januari komen veel banken
gereed met de balans en verlies- en winst
rekening.
Echter is het aantal banken, dat in vorige
jaren in de maand januari nog niet klaar was,
vrij groot.
De hinder, welke men op het einde van de
maand hierdoor ondervindt bij het opstellen van
de maandstaat per 31 januari, is vaak niet ge
ring. Immers men dient in een dergelijk geval
uit te gaan van de cijfers per 31 december ge
combineerd met de cijfers per eind januari.
In dit verband willen wij met klem adviseren,
indien enigszins mogelijk, de balans en de ver
lies- en winstrekening nog in de maand januari
gereed te maken. In vele gevallen zal dit zeker
mogelijk zijn, waarbij misschien gedurende een
aantal dagen zal moeten worden overgewerkt.
Toch zijn wij van mening, dat dit extra-werk
later voor de bank veel voordelen zal opleveren.
De maandstaat wordt sneller vervaardigd. De
werkzaamheden in de maand februari kunnen
weer meer in de normale sfeer worden uitge
voerd.
Balansmap
De balansmap, welke het sluitstuk vormt van
de balanswerkzaamheden, vormt voor de bank
en voor de Centrale Bank een waardevol geheel
om een goed inzicht te verkrijgen in de gang
van zaken bij de bank.
Het aantal bijlagen in deze map is vrij groot en
derhalve vergt het samenstellen van deze map
de nodige tijd. Een gevolg hiervan is, dat de uit
werking op de bijlagen bij sommige banken
lange tijd wordt uitgesteld. De moeilijkheden,
welke bij deze uitwerking worden ondervonden,
zijn thans niet zo groot meer, omdat de inhoud
van de map de laatste jaren nauwelijks is ver
anderd. Indien, speciaal bij nieuwe functionaris
sen, deze map onoverkomelijke moeilijkheden
met zich brengt, kunnen door de Centrale Bank
de nodige adviezen worden verstrekt.
Ook voor de balansmap willen wij aandringen
op bespoediging. In de eerste plaats kan op de
plaatselijke bank na het gereedkomen van deze
map een begin worden gemaakt met het opstel
len van het jaarverslag, dat veelal aan de leden
van de bank wordt toegezonden, waarin ook de
nodige statistische gegevens worden opge
nomen.
Een snelle toezending van de map aan de
Centrale Bank verlicht aanzienlijk de taak van
verschillende afdelingen van de Centrale Bank,
waar de desbetreffende gegevens moeten wor-
29
