Administratieve kanttekeningen
Betaling van rente en aflossing
Bij de meeste van onze banken wordt reeds
nu aandacht geschonken aan de betaling van
rente en aflossing in de maand december.
De formulieren zijn besteld en vaak al ont
vangen, terwijl het vermelden van de namen en
de adressen bij vele banken in de maand novem
ber wordt verzorgd.
Op de kaarten zal in de meeste gevallen de
rente zijn berekend. Indien dit nog niet is ge
schied, zal de komende weken hieraan aandacht
moeten worden geschonken.
Ook het bepalen van de verschuldigde aflos
sing zal vooraf kunnen plaatshebben.
Controle op invulling van de formulieren
De nota's van rente en aflossing worden in
een steeds groter wordende hoeveelheid ver
vaardigd. De kans, dat fouten ontstaan bij de
invulling van deze formulieren, neemt daardoor
ook toe. Het is een dwingende eis, dat deze
nota's voor de verzending aan een goede con
trole worden onderworpen.
Veelal worden de bedragen op de vervaar
digde formulieren nog eens vergeleken met de
gegevens op de kaarten.
Een meer doeltreffende methode is de vol
gende: van een aantal kaarten (50 a 100 stuks)
wordt een telstrook vervaardigd van de rente
bedragen op deze kaarten en ook wordt een tel
strook gemaakt van de bedragen van de aflos
sing. Hierna wordt begonnen met het typen van
de nota's van deze rekeningen. Zodra deze
nota's geheel gereed zijn, wordt opnieuw een
telstrook gemaakt van de rentebedragen, doch
nu van de rentebedragen, welke zijn vermeld op
genoemde nota's. Evenzo wordt een telstrook
gemaakt van de aflossingsbedragen, welke op
de nota's zijn vermeld. Hierbij zal het aanbe
veling verdienen, dat de telstroken, welke worden
vervaardigd vanaf de kaarten, door een ander
personeelslid worden gemaakt dan de telstroken
vanaf de nota's.
De totaalbedragen van de telstroken zullen
twee aan twee aan elkaar gelijk moeten zijn.
Op deze wijze wordt een goede controle ver
kregen op de invulling van deze belangrijke
formulieren.
Rentecontrolekaart
Een ander middel om het totaalbedrag van de
rente te kunnen controleren is de rentecontrole
kaart voor de voorschotrente. Meerdere banken
maken reeds gebruik van deze totaalcontrole.
Op de rentecontrolekaart wordt bij het begin
van het jaar vermeld het totaalbedrag van de
berekende voorschotrente op de kaarten.
Gedurende het gehele jaar worden de rente
mutaties, welke op de kaarten plaatshebben, in
totalen per dag op deze kaart bijgehouden.
De rentecontrolekaart geeft op elk moment het
juiste bedrag van de totale rente welke betaald
moet worden.
Enkele malen per jaar worden de rentebedra
gen van de kaarten aangeslagen op een tel
machine, opdat ook tussentijds nog eens wordt
vastgesteld, dat de rentebedragen in totaal gelijk
zijn aan het saldo van de rentecontrolekaart.
Bij het vervaardigen van de nota's van rente
en aflossing wordt achteraf een telstrook ge
maakt van de rentebedragen. Het totaalbedrag
zal in overeenstemming dienen te zijn met het
saldo van genoemde rentecontrolekaart.
Formulierindeling
Het huidige formulier biedt veel mogelijk
heden. Het bovenste exemplaar is de nota, welke
wordt gezonden aan de cliënt. De overige exem
plaren worden bij de bank bewaard en vormen
hiermede tevens de specificatie van de bedragen
welke nog moeten worden betaald.
Wenst de cliënt het bedrag te doen afschrijven
van zijn spaarrekening of van zijn rekening
courant, dan is het voldoende, dat deze nota
door hem wordt ondertekend en aan de bank
wordt teruggezonden.
Het tweede exemplaar kan ook voor twee
verschillende doeleinden worden gebruikt.
In de eerste plaats is het formulier als stor
tingsbewijs te gebruiken. Verder kan hetzelfde
formulier ook dienst doen als bewijs van over
schrijving voor die rekeninghouders, die over
boeking van hun spaarrekening of van hun
rekening-courant verlangden.
Bij contante betaling zal de kwijting van de
bedragen van rente en aflossing in het voor-
356
