Vernieuwing in de boekhouding Centrale Bank
Na het boeken worden de uit de machine ver
kregen totalen van debet en creditmutaties afge
stemd met de journaalproefbalans. Klopt één der
tellingen niet, dan moeten aan het eind van de
dag een kleine 1000 posten worden afgecheckt
tegen de diverse voortellingen, hetgeen veelal in
overwerk moet gebeuren.
nieuwe saldo automatisch een ponskaart, die de
Per 1 januari 1965 start de afdeling Boek
houding van de Centrale Bank met een geheel
nieuwe wijze van bijhouden der rekening-
courantadministratie van de aangesloten banken.
Alvorens de wijzigingen aan de orde te stellen,,
lijkt het goed de huidige werkwijze in grote lijnen
aan te geven.
In de namiddag komen geleidelijk de kopie
nota's binnen, veelal vergezeld van voortellin
gen, waarvan de eindtotalen per rekening-
courantgroep in debet en credit zijn overge
nomen op recapitulatiestaten.
De volgende dag worden tussen 7.000 en
8.000 posten geboekt. Voor de controletelling
moeten een 15 a 20 recapitulatiestaten worden
verzameld tot generaal-totaal debet en credit per
rekening-courantgroep. c
Het boeken kan eerst beginnen nadat alle
boekingsstukken op volgorde van bank (debet
voorop, credit daarachter) achter de kaart van
de desbetreffende bank zijn gesorteerd.
Als bijprodukt van het boeken ontstaat auto
matisch een mutatieponskaart, welke gebruikt
wordt voor het vervaardigen der rentestaffels.
Een ponskaart kan een groot aantal gegevens
bevatten en is een goed sorteerbaar document.
Teneinde het tijdrovende sorteren van de
nota's op alfabetische volgorde en het even
tijdrovend als hinderlijk verschillen zoeken uit te
schakelen, werd besloten de vroeger slechts
een ondergeschikte rol vervullende ponskaart
(nl. rente staffelen) een hoofdrol te laten spelen.
De nota's worden voortaan in volgorde van
binnenkomst geboekt na te zijn voorzien van het
codenummer van de rekening, met een code
omschrijving, valuta, eventueel debetcode, code
rekening en bedrag. Tijdens dit boeken ontstaan
als bijprodukten een ponskaart met deze ge
gevens en een totaaltelling van de geboekte
codes en bedragen. Deze totaaltellingen moeten
overeenstemmen met de voortellingen. Aange
zien de nota's per recapitulatiestaat worden
geboekt, is de voortelling dus wat de bedragen
betreft een bijlage van deze recapitulatiestaat.
De voortelling van de codenummers wordt na
het coderen op de boekhouding vervaardigd.
Daar de bij een recapitulatiestaat behorende
nota's soortgelijk zijn, hebben deze alle dezelfde
omschrijvingscode en veelal ook dezelfde valu
tadatum. Deze behoeft slechts eenmaal te wor
den aangegeven en wordt dan automatisch in
alle volgende ponskaarten overgenomen, totdat
de telwerken worden leeggeschreven.
Ten slotteworden de ponskaarten op rekening
nummer machinaal gesorteerd. Vóór de bij elk
rekeningnummer behorende ponskaarten wordt
een ponskaart met de banknaam en een pons
kaart met het saldo van de vorige dag gesor
teerd (collator), waarna de dagafschriften op
de administratiemachine kunnen worden afge
drukt. Tijdens dit afdrukken ontstaat via een
aangekoppelde totaalkaartenmachine van het
volgende dag weer wordt gebruikt voor het
nieuwe saldo. De administratiemachine geeft na
de laatste ponskaart te hebben verwerkt de
totalen van debetmutaties, creditmutates en
nieuwe saldi, welke worden afgestemd met de
journaal-proefbalans. Kloppen deze totalen on
verhoopt niet, dan worden de verwerkte pons
kaarten omgesorteerd op code-omschrijving
nummer van recapitulatiestaat) en geteld,
waardoor het mogelijk is nauwkeurig aan te
geven in welke groep nota's het verschil is
ontstaan.
De originele dagafschriften gaan naar de aan
gesloten banken, de kopieën blijven op de
boekhouding, vervangen de rekening-courant-
kaart en dienen voor naslag en controle rente-
staffels.
De voordelen van het nieuwe systeem zijn
duidelijk:
het massale sorteren van duizenden nota's
met de hand vervalt;
er behoeft niet te worden gewacht met boe
ken, tot dat alle kopienota's zijn doorgekomen;
directe controle op de geponste kaarten;
originele dagafschriften.
344
