Administratieve kanttekeningen
Voorbereiding jaarafsluiting
Reeds in het artikel van de Raiffeisen-Bode
van de vorige maand werd de aandacht geves
tigd op de komende jaarafsluiting bij de banken.
Oe maanden januari en februari zijn bij de
meeste banken zeer drukke maanden. Alle werk
dat reeds thans kan worden verricht of elke
voorbereidende maatregel, welke nu kan worden
getroffen, zal de werkzaamheden in genoemde
periode verlichten. Ook in dit artikel willen wij
nog een aantal facetten noemen, welke de aan
dacht verdienen.
Specificatiestaat diverse ontvangsten en
uitgaven
De specificatiestaat van diverse ontvangsten
en uitgaven is bij de niet-gemechaniseerde ban
ken vaak niet geheel bijgewerkt. Het verder bij
werken van deze staat en ook het optellen van
de verschillende onderdelen kan thans ge
schieden. Ook de controle van de totaalbedragen
met de dagboeken per een bepaalde datum geeft
een goede steun bij de afsluiting.
Verantwoordingsstaten effecten en overige
beleggingen
Beide verantwoordigsstaten kunnen reeds
thans gedeeltelijk worden bijgewerkt. De begin-
saldi, de namen en ook de reeds verantwoorde
rente kunnen op deze staten worden vermeld.
Adresplaatjes
De aanwezige adresplaatjes voor de adres-
seermachine dienen regelmatig te worden ge
controleerd, zowel op volledigheid als op de
juistheid van de gegevens. Nieuwe plaatjes voor
de nieuwe cliënten en nieuwe plaatjes in ver
band met wijzigingen kunnen reeds nu worden
doorgegeven. Ook de plaatjes, welke als ver
vallen kunnen worden beschouwd, dienen te
worden verwijderd.
Vooradresseren van dagafschriften
Zeer veel banken maken gebruik van het
systeem van voorgeadresseerde dagafschriften.
Zowel bij de gemechaniseerde banken als bij
vele niet-gemechaniseerde banken worden per
rekeninghouder een aantal dagafschriften, veelal
met behulp van de adresseermachine, van te
voren van adressen voorzien.
Het zal nuttig zijn reeds nu na te gaan of
inderdaad voor de verschillende cliënten vol
doende voor-geadresseerde dagafschriften zijn
aangemaakt.
De slotdagafschriften/saldobiljetten kunnen
reeds vroegtijdig van de adressen worden voor
zien.
Materiaalbestelling
Indien mogelijk zal de voorraad materiaal,
welke bij de bank aanwezig is, grondig moeten
worden gecontroleerd.
Verouderd materiaal kan zoveel mogelijk wor
den verwijderd.
Nagegaan dient te worden of inderdaad vol
doende voorraad aanwezig is, niet alleen van
het materiaal, dat benodigd is voor de jaaraf
sluiting, doch eveneens van het normale
materiaal, zoals kaarten, kasbescheiden, enve
loppen, dagafschriften enz.
De voorraden kunnen thans, indien nodig, nog
worden aangevuld. Tijdige bestelling van mate
riaal kan vertraging in de werkzaamheden voor
komen.
Kaartsysteem
Een zinvolle bezigheid kan ook worden ge
vonden in het doorlopen van het kaartsysteem
op volle kaarten.
In de eerste plaats dienen de kaarten te wor
den geteld. De verkregen tellingen worden ge
controleerd en het transport van deze tellingen
kan plaatsvinden naar een nieuwe kaart.
De nieuwe kaarten moeten worden voorzien
van de benodigde gegevens, zoals namen
adressen enz.
Ook voor de kaarten, welke bijna vol zijn,
kunnen reeds nieuwe kaarten worden ver
vaardigd.
321
