Wenken voor kassiers
Het voorbereiden van de
jaarafsluiting (2)
Evenals in het artikel van de vorige maand,
willen wij nog eens enkele opmerkingen maken
over de jaarafsluiting en al datgene, dat kan
worden voorbereid om aan de drukke werkzaam
heden in deze tijd van het jaar het hoofd te
kunnen bieden.
Bepaalde werkzaamheden dienen vóór de
jaarafsluiting te worden uitgevoerd, terwijl
andere werkzaamheden door het invoeren van
bepaalde methoden minder tijd zullen vragen.
Controlestaten
De controlestaten, die in het nieuwe jaar wor
den gebruikt voor de controle door het bestuur,
kunnen voor een deel reeds worden ingevuld.
Zo kan bijvoorbeeld de controlestaat voor de
spaarbank al worden voorzien van de nummers
van de in omloop zijnde spaarboekjes. De boek
jes, welke nog door de afdeling Inspectie moeten
worden ingetrokken, worden eveneens op deze
staat vermeld alsmede de voorraad blanco
boekjes.
Verantwoordingsstaten effecten en overige
beleggingen
De invulling van deze twee staten kan voor
het grootste deel reeds thans geschieden. De
meeste gegevens, welke op deze staten worden
vermeld, ondergaan geen verandering meer. De
controle op de ontvangen rente kan aanleiding
geven tot het tijdig nemen van maatregelen. Dit
kan b.v. het geval zijn bij een achterstand in de
rentebetaling, bij de ontdekking van een abuis
in de berekende rente of ingeval een foutieve
boeking heeft plaats gehad.
Overige rekeningen (tussenrekeningen)
In deze groep komen meerdere rekeningen
voor, die het karakter hebben van een verzamel-
rekening, zoals b.v. de rekening „diverse per
sonen".
Op deze rekeningen komen vaak zeer veel
posten voor. Van deze vele posten blijven er
bepaalde te lang staan, zodat ze ten slotte
enigszins in het vergeetboek raken. Het perio
diek opmaken van een specificatie van een der
gelijke rekening is noodzakelijk, terwijl boven
dien het afwerken van de posten zeer belang
rijk is.
Wat betreft de posten, welke gecrediteerd
worden op de rekening „diverse personen",
wordt door veel banken gebruik gemaakt van
formulier 4304. Dit formulier is te gebruiken als
kennisgeving aan de cliënt, terwijl het tevens
aangewend kan worden als kasstuk ingeval het
bedrag in contanten wordt opgenomen. Wenst
de betrokken cliënt het bedrag te doen over
schrijven, dan is het tevens mogelijk dit formu
lier als giro-opdracht te bezigen.
Verschillende banken maken het formulier in
tweevoud gereed: één exemplaar wordt aan de
cliënt gezonden, terwijl het tweede exemplaar bij
de bank blijft berusten. Zodra over het bedrag
wordt beschikt, wordt het tweede exemplaar ge
licht en als kasstuk gebruikt. Ook ingeval van
overschrijving wordt dit stuk gelicht. Indien dit
systeem consequent wordt gevolgd, dient het
totaal van de tweede exemplaren altijd in over
eenstemming te zijn met het saldo van de
rekening „diverse personen". Op deze wijze is
dus te allen tijde een specificatie van een derge
lijke rekening aanwezig.
Saldobiljetten voorschotten
Voor zover aan de voorschotnemers geen
voorschotboekjes meer worden verstrekt, dienen
deze cliënten een saldo-opgave per 31 december
te ontvangen, terwijl door de cliënt een saldo
biljet moet worden getekend. Op deze biljetten
moet zowel worden aangegeven de vordering,
welke de bank heeft uit hoofde van de verstrekte
geldlening, alsmede de vordering, welke even
tueel bestaat uit hoofde van rente.
Ook de saldobiljetten kunnen nu reeds worden
voorzien van de benodigde gegevens inzake
naam, adres en woonplaats.
Effectenadministratie
In het nieuwe jaar dienen de depotstaten weer
te worden verzonden aan de verschillende
cliënten, die effecten in depot hebben gegeven.
Om deze depotstaten te kunnen controleren met
de eigen effectenadministratie is het van belang
er nu reeds voor te zorgen, dat deze administra
tie geheel is bijgewerkt.
402
