Public relations (IV)
In de voorgaande artikelen werd reeds aan
gegeven, dat een organisatie niet met één
publiek te maken heeft, maar met een veelheid
van „publieken", ieder met een eigen groepsbe
langstelling en ieder met een eigen groeps-
mening.
Vervolgens is gesteld, dat het voor een goed
functioneren van een organisatie van veel be
lang is, dat er in die groepen bekendheid om
trent, interesse en begrip voor, en vertrouwen
in de organistie bestaan. Er is reeds op gewezen,
dat iedere groep haar eigen manier van benade
ring vraagt. Ten slotte hebben wij gepleit voor
een planmatige aanpak.
Nu zijn de middelen aan de orde, die bij de
uitvoering van het public-relationsprogramma
kunnen worden toegepast. Eerst willen wij nog
enige aandacht besteden aan de communicatie in
het algemeen.
Communicatie
Met communicatie bedoelen wij: het mede
delen, waardoor de ene mens de ander door
spraak, geschrift en beeld kan doen delen in wat
zijn geest bezig houdt; hem deelgenoot kan
maken van eigen gedachten, belevenissen en ge
voelens, waardoor hij in die ander denkbeelden
en zelfs denksystemen kan overplanten. Eerst
als wij er terdege over nadenken, wat dit eigen
lijk zeggen wil, ervaren wij het als iets zeer bij
zonders. In het alledaagse leven maakt het
weinig indruk op ons. Verwondering en waar
dering ontwaken pas bij de ontmoeting met een
blinde of een doofstomme.
Communicatie is een zaak met veel kanten.
Aan beide zijden van de lijn staat een partij.
De ene partij wil inlichten, iets overdragen op de
ander. Het is echter mogelijk, dat de andere
partij daarvan niet gediend is of niet terug wil
praten. Men zal daar rekening mee moeten hou
den. Steeds zal er gelegenheid voor de ander
moeten zijn om zich te laten horen, wil men
werkelijk „communiceren". Er is dus altijd
sprake van tweerichtingsverkeer.
Er zit nog veel meer vast aan het communi-
catievraagstuk, bijvoorbeeld: wié zegt het, en
ook hóe wordt het gezegd? De taal van de zen
der moet dezelfde zijn als die van de ontvanger.
Ook hetzelfde woord wil niet voor iedereen het
zelfde zeggen. „Geef het maar een zachte tik",
betekent voor een beroepsbokser iets anders
dan voor een vader, die met zijn kinderen
krijgertje speelt. Verder is ook de formulering
van de taal belangrijk, omdat die het contact
kan maken en breken.
Hoe het ook zij, zonder een goede communi
catie vermeerderen de wrijvingspunten en blijft
men beneden het maximum van de mogelijk
heden. Voor de ideale communicatie gelden dus
de voorwaarden van tweezijdigheid, wederkerig
vertrouwen en verantwoorde vorm en inhoud.
Het is niet gemakkelijk hierbij fouten te ver
mijden, ongeacht of het nu om mondelinge of
schriftelijke communicatie gaat. Wat betreft de
communicatiemiddelen zou een verdeling kunnen
worden opgesteld als volgt:
a. gesproken woord en persoonlijk contact;
b. woord en beeld in gedrukte vorm;
c. visuele middelen.
Het gesproken woord
Persoonlijk contact is en blijft van het grootste
belang. Het dient bovenaan te staan op de lijst
van communicatiemiddelen. Het gesproken
woord heeft natuurlijk zijn beperkingen, ten dele
gelegen in het feit, dat er een spreker voor nodig
is. Ook kan b.v. een discussie (meestal) niet her
haald worden. Daar komt nog bij, dat er voor
het succes van het gesproken woord nogal wat
voorwaarden vervuld moeten zijn. Er zijn welis
waar hulpmiddelen, maar het persoonlijk element
blijft de boventoon voeren. Voor het bereiken
van het gestelde doel is een goede voorberei
ding onmisbaar. Mensen in een vergaderzaal
bijeen te brengen is niet zo moeilijk, maar hen
ook belangstelling voor het onderwerp bij te
brengen is minder eenvoudig. Alleen door een
degelijke voorbereiding, waarbij wordt bepaald
welke middelen men zal gebruiken en hoe die
zullen worden gebruikt, zal men de aanwezigen
kunnen boeien. Elementaire regels zijn ook; het
opschrijven van de belangrijkste punten, deze
punten in een logische volgorde plaatsen, zich
prepareren op een inleiding en er aan denken
aan het eind een samenvatting te geven. Behalve
de voorbereiding is ook de presentatie van be
lang. Hiervoor kunnen wel enkele vuistregels
90
