de betiteling „gecentraliseerde administra
tie", waaronder is te verstaan een admini
stratie, waarbij de grootboekhouding per
cliënt op één centraal punt wordt gevoerd.
Een belangrijk voordeel van een gecentra
liseerde administratie is het feit, dat de
bedrijfsleiding op eenvoudige wijze het over
zicht kan behouden over het geheel. Voorts
wordt een intensief gebruik van machines
mogelijk gemaakt.
Het zwakke punt van de gecentraliseerde
administratie is meestal de noodzakelijke
communicatie tussen de kantoren onderling.
Om het bijkantoorpersoneel in staat te stellen
steeds inzicht te hebben in de stand van de
rekeningen, waarop zich mutaties voordoen,
zal op het bijkantoor een schaduwadmini-
stratie moeten worden bijgehouden van de op
dit kantoor georiënteerde rekeningen. Voor
mutaties op andere rekeningen zal een voor
afgaand telefonisch overleg tussen de kan
toren onvermijdelijk zijn.
Schaduwadministratie
Er bestaan verschillende methoden, die er
op gericht zijn het werk, verbonden aan het
bijhouden van een schaduwadministratie, te
bekorten. Wat betreft de rekening-courant-
houders doet zich de mogelijkheid voor om
zonder stagnatie bij de dagelijkse boekings
gang een extra kopie te vervaardigen. Dage
lijks worden deze extra kopieën aan het
bijkantoor ter beschikking gesteld als scha
duwadministratie. De kopieën worden op het
bijkantoor in cliëntenvolgorde opgeborgen in
een bakje of mapje, achter de voor elke
rekeninghouder aangelegde tabkaart, waarop
de stand van een eventueel toegestaan krediet
kan worden aangetekend en welke kaart
tevens dienst kan doen als handtekening-
kaart.
Bij loketverkeer wordt elke mutatie aan
getekend op het desbetreffende kopie-dag-
afschrift, welke aantekeningen systematisch
moeten worden gecontroleerd met de ge
gevens, vermeld op het van het hoofdkantoor
nieuw te ontvangen kopie-dagafschrift.
Bij sommige boekhoudmachines bestaat de
mogelijkheid tijdens het boekingsproces van
de boekingen losse slips te doen vervaardi
gen, b.v. door middel van een kettingbaan-
formulier. Dit formulier wordt tegelijk met
de boeking op dagafschrift en kaart machi
naal ingevuld, terwijl een speciaal mecha
nisme zorgt voor het transport van het baan-
formulier.
In het algemeen zal de schaduwadmini
stratie bij een niet-machinale boeking het
best kunnen worden bijgehouden op hand-
beschreven kaarten. Deze kaarten bieden het
voordeel van een goed overzicht over het
verloop van de rekening, hetgeen wij bij
het gebruik van een slipsysteem, waarbij voor
elke boeking een afzonderlijk formuliertje
aanwezig is, moeten missen. Dit is dan ook
één van de redenen, waarom banken, die
beschikken over een op het gebruik van baan-
formulieren ingestelde machine, toch de
voorkeur geven aan deze overzichtelijke
kaarten.
Ook ten aanzien van de spaar-, voorschot
en onpersoonlijke rekeningen moet in het
algemeen aan het gebruik van schaduw-
administratiekaarten de voorkeur worden ge
geven boven slips.
Voor de spaarbank is het ter wille van een
vlotte communicatie wel van bijzonder be
lang, dat op het hoofdkantoor de op een
bepaald bijkantoor betrekking hebbende
rekeningen bij elkaar in een aparte groep
worden opgeborgen. Om dit vanaf het begin
zoveel mogelijk te bevorderen, verdient het
aanbeveling reeds bij het openen van zittin
gen in een bepaald deel van het werkgebied
welke zittingen meestal aan het openen
van een bijkantoor voorafgaan een
speciale serie spaarboekjes daarvoor te be
stemmen.
412
