Wenken voor kassiers
Weten en weten waar iets staat
Al zijn deze beide begrippen niet identiek,
zij houden toch wel nauw verband met
elkaar.
Dat bemerkt de kassier van een raiffeisen-
bank/boerenleenbank als hij eens nagaat wat
hij naast inzicht en bepaalde karakter
eigenschappen tegenwoordig aan kennis
nodig heeft om zijn functie naar behoren te
kunnen vervullen.
Vergeleken met vroeger, komt hij tot de
ontdekking, dat hetgeen hij kan en wil ont
houden een steeds kleiner gedeelte uitmaakt
van de totaal benodigde kennis. Steeds meer
wordt de detailkennis omtrent formaliteiten,
normen, tarieven en usanties, vastgelegd in
reglementen, voorschriften, brochures en cir
culaires. Zoals dat in vrijwel alle branches
van het maatschappelijk en economisch leven
het geval is, is ook hier de feitenkennis regel
matig aan wijzigingen blootgesteld en in de
na-oorlogse jaren aanzienlijk toegenomen. In
plaats van te trachten alles te onthouden, stelt
men zich meer en meer in op het vastleggen
en overzichtelijk bewaren van gegevens. Dit
verschijnsel appelleert aan het gevoel voor de
ordelijkheid, waarmede de functionaris zijn
documentatie dient te verzorgen.
Papierbak en documentatie
Beitelden vroeger de oude Egyptenaren
hun extern geheugen in steen, later geschied
de dit aantekenen wat vlotter met de pen
en de schrijfmachine, terwijl tegenwoordig
het accent is verlegd naar het doelmatig be
waren van binnengekomen schrifturen, die
tezamen overigens wel eens een massa kun
nen gaan vormen, waaronder men bij een niet
systematische behandeling zonderveel moeite
bedolven kan raken.
Een belangrijk middel tot zelfbehoud is
daarbij de papierbak. De belangrijkheid van
dit nuttige attribuut wordt met de vanzelf
sprekende dagelijkse lediging miskend, indien
het via de agenda van de kassier niet regel
matig in de aandacht terugkeert. Drukwer
ken, die na kennisneming niet meer van
belang zijn, kunnen ogenblikkelijk in de
papierbak worden gedeponeerd. Drukwerken,
welke slechts gedurende enige tijd bijvoor
beeld een maand van waarde kunnen zijn,
moeten na verloop van die termijn ook defi
nitief uit de aangelegde map worden ver
wijderd. Wel houdt vrijwel iedere kassier
zulk een map aan, maar jammer is het, dat
het „schonen" van de voorraad nog wel eens
te lang wordt uitgesteld.
Hetzelfde kan gezegd worden van de
enveloppen der als brief binnengekomen
stukken. De bewaring van deze aan drie
zijden open te snijden enveloppen,heeft reeds
in vele gevallen haar zin bewezen bij het
aantonen van bijvoorbeeld de ontvangst
datum van een giro-opdracht. Maar ook hier
is het de overdaad die schaadt en moet
de voorraad ouder dan drie a vier weken
worden opgeruimd.
Uiteindelijk gaan vrijwel alle schrifturen
na verloop van langere of kortere termijn
deze zelfde weg, al zal voor de stukken van
meer vertrouwelijke aard de kachel of de
oven in de plaats van de papierbak als eind
station dienen.
Omtrent de bewaringstermijnen van boe
ken en bescheiden, is in de „groene-band"-
brochures onder nummer 0.80 een nauw
keurige uiteenzetting gegeven.
Nummeraanduiding van los
documentatiemateriaal
In diezelfde brochure treffen wij aan de
bij het archiefstysteem gebruikte nummering.
Toegegeven moet worden, dat deze lijst van
genummerde onderwerpen op het eerste ge
zicht nogal indrukwekkend aandoet, maar
wij hebben ervaren, dat reeds een globale
bestudering van deze lijst ons in korte tijd
vertrouwd maakt met de nagestreefde logica
van de nummering, hetgeen ons in staat stelt
de losse brochures en circulaires snel op te
zoeken.
Ook bij de circulaires, voor de opberging
waarvan een speciale ordner beschikbaar is
gesteld, is het van belang op gezette tijden de
papierbak zijn deel te gunnen, waarbij de
147
