bank optreden bij het verlijden van de nota
riële akte, het uitschrijven van de notulen
enz.
Behandeling van de kredietaanvrage
Volgens art. 7 van het huishoudelijk regle
ment dient elke aanvraag schriftelijk te wor
den ingediend. Het bij de Materiaalafdeling
onder nummer 9202 te bestellen aanvraag
formulier, dat door de kassier wordt ingevuld
en door het lid wordt ondertekend, biedt de
mogelijkheid om tegelijkertijd de dispensatie-
aanvrage in doorslag te vervaardigen, het
geen bij de vroegere modellen, die door som
mige banken ook thans nog worden gebruikt,
niet mogelijk was.
Een juiste en volledige invulling van het
formulier maakt het nodig, dat de kassier
beschikt over de nodige gegevens, liefst blij
kende uit bewijsstukken, zoals eigendomsbe
wijzen, polissen enz. Zo zijn bij een als onder
pand aangeboden onroerend goed niet alleen
de ligging en de grootte van belang, maar
ook de eventuele bepalingen omtrent erf
pacht, opstal, vruchtgebruik en erfdienst
baarheden, alsmede de aard en het bedrag
van de verzekeringen. Ingeval er sprake is
van dergelijke zakelijke rechten, dienen de
eigendomspapieren steeds tegelijk met de
dispensatieaanvrage aan de Centrale Bank te
worden toegezonden, opdat de Juridische af
deling de onderpandswaarde rechtskundig
kan toetsen en kan aangeven welke akte ge
bruikt dient te worden.
Het onmiddellijk bij het indienen van het
aanvraagformulier opvragen van de eigen
domsbewijzen en polissen, kan latere vertra
ging in de afwerking voorkomen.
Kort en bondig: notuleren
Het komt tegenwoordig nog maar zelden
voor, dat de kassier niet wordt uitgenodigd
de vergaderingen van bestuur en raad van
toezicht bij te wonen. Behalve, dat hij daarbij
van advies kan dienen en de aanvragen kan
toelichten, maakt zijn beroepsmatige pen
vaardigheid hem vaak tot een getrouwe hulp
van de secretaris bij het schrijven van de
notulen.
De secretaris, die vanzelfsprekend de ver
antwoordelijkheid voor de juiste notulering
blijft dragen, zal de essentiële gegevens om
trent de genomen besluiten behouden. Aan de
hand daarvan kan hij later controle uitoefe
nen op de door de kassier geschreven notulen,
die in de eerstvolgende vergadering (zoals
het gebruik wil) door een ander dan de sa
mensteller zullen worden voorgelezen.
Mocht een wijziging in de notulering nodig
zijn, dan wordt in een renvooi voor het aan
tal doorgehaalde en toegevoegde woorden
geparafeerd door de ondertekenaren van de
notulen.
De ervaring leert, dat notulen kort en
bondig kunnen zijn, zonder de volledigheid
geweld aan te doen.
De besluiten worden genummerd en in de
blanco marge voorzien van een korte aandui
ding, teneinde aan het terugzoeken tegemoet
te komen. Op de akten worden deze nummers,
alsmede de datum van de desbetreffende
notulen, later aangetekend. Na opening van
de subgrootboekrekening wordt tevens het
uitgereikte folionummer bij het desbetref
fende besluit in de notulen aangetekend.
Losbladige notulen
Bij enkele grotere banken, die veel beslui
ten hebben te notuleren, zijn de geschreven
notulen in onbruik geraakt en met goed
keuring van het volledige bestuur vervangen
door getypte losbladige notulen.
Hiertegen behoeft geen overwegend be
zwaar te bestaan, indien er op wordt toege
zien, dat de losse bladen doorlopend worden
genummerd en elk blad onmiddellijk na
voorlezing en goedkeuring wordt geparafeerd
door de voorzitter en de secretaris, afgezien
nog van de ondertekening van de notulen
met de volledige handtekeningen.
35
