De hierboven genoemde indeling in tel
groepen van 200 rekeningen is willekeurig
gekozen. Deze groepen zullen groter of klei
ner kunnen zijn, afhankelijk van de accura
tesse van de bewerkers, zoals deze tot uit
drukking komt in de verhouding tussen het
aantal sluitende en niet sluitende subtotalen.
Deze methode kan dus met grote zekerheid
en veelal ook sneller leiden tot het eindtotaal
van de saldi, dat dient overeen te stemmen
met het geadministreerde totaal, zoals dat bij
de handadministratie is af te leiden uit dc
dagboekcijfers en bij de mechanische admini
stratie is af te lezen van de groepstotalen-
kaart. Ontbreekt dit evenwicht, dan moet
naar boekingsfouten worden gezocht.
Het lokaliseren van boekingsfouten
Verkleining van de massa, waarin naar
fouten moet worden gezocht, kan worden be
reikt door splitsing van te omvangrijk
geworden rekeninggroepen en door de te
controleren boekingsperiode niet te lang te
stellen.
Splitsing van groepen kan in de dagelijkse
boekings- en controlegang een aanzienlijk
oponthoud veroorzaken, dat bij de handge
schreven boekhouding nog wel groter zal zijn
dan bij het gebruik van een boekhoudma
chine. Bij de mechanische boekhouding zullen
bij het splitsen van een rekeninggroep in b.v.
vier delen in plaats van één, voortaan vier
groeptotalenkaarten worden bijgehouden.
Omdat bij de handadministratie de dagboek
kolommen een splitsing in vieren niet toe
laten, zou de verdeling van de mutaties in
een aan te leggen verdelingsregister afzon
derlijk moeten worden bijgehouden, hetgeen
wel een werkvermeerdering betekent. Deze
splitsing komt bij een handadministratie
slechts zelden voor, omdat de bank bij een zo
omvangrijk geworden administratie meestal
reeds tot de aanschaffing van een boekhoud
machine zal zijn overgegaan.
Maandelijkse controle van de salditotalen,
zoals deze ten aanzien van de rekeningen
courant en de voorschotten reeds algemeen
wordt toegepast, blijkt meer en meer ook voor
de spaarbank en de diverse ontvangsten en
uitgaven de voorkeur te verdienen boven de
controle over langere boekingsperioden. In
dien het ondanks deze maandelijkse controle
en ondanks splitsing van te grote groepen
nog veelvuldig voorkomt, dat naar boekings
fouten moet worden gezocht, verdient het
aanbeveling te trachten verbetering te bren
gen in de accuratesse, waarmede de dagelijkse
controle wordt uitgevoerd, niet alleen voor
wat betreft de boeking van de mutaties, maar
ook ten aanzien van de verwerking daarvan
in de saldi.
Dagelijkse controle ook op de staffels
De dagelijkse controle op de juiste verwer
king' van de mutaties in dc saldostaffel van
de rekeningen kan op vele wijzen plaats
vinden. Voor de spaar- en voorschotrekenin
gen wordt waarschijnlijk de „oud saldo
controle" het meest toegepast. Bij deze
methode wordt dagelijks het totaal van de
oude saldi van de te bewerken rekeningen
met behulp van mutatietotalen herleid tot een
nieuw salditotaal, dat moet aansluiten bij de
telling van de na de boekingen op de rekenin
gen resulterende saldi.
Worden de dagafschriften van de rekenin
gen-courant in een afzonderlijke bedrijfsgang
vervaardigd, zoals dat bij de handadmini
stratie steeds het geval is, dan worden de
saldi van de bewerkte rekeningen op een
andere wijze gecontroleerd. Wordt op de
rekeningen-courant geboekt aan de hand van
b.v. inboeking in de dagboeken of van de
kopieën van de te verzenden nota's, de dag
afschriften daarentegen worden uitgaande
van het saldo, voorkomende op het laatste
kopiedagafschrift bewerkt uit de originele
bescheiden zoals giro-opdrachten, kwitanties,
stortingsbewijzen, enz. Alvorens de dagaf
schriften te verzenden, vindt vergelijking
plaats met de langs de andere weg ontstane
boekingen op de rekeningen-courant.
Onafhankelijk langs verschillende wegen
Een andere methode wordt gevonden in de
paralleladministratie, die door een afzonder
lijke, buiten de boekhouding gestelde functio
naris, de z.g. positiefiatteur, wordt bijge
houden aan de hand van de bij de tot
standkoming van de handelingen door hem
genoteerde gegevens, waarbij hij dan tevens
eventuele kredietoverschrijdingen en onge
oorloofde debetstanden kan signaleren. Zijn
einduitkomsten worden met de later door de
boekhouding opgeleverde saldi vergeleken.
Hoewel deze methode tegenwoordig door
493
