VRAAG EN ANTWOORD
NOTULERING BESLUITEN RAAD VAN
TOEZICHT
Vraag:
In de vergaderingen van onze bank komt
meermalen ter sprake of de mogelijkheid
niet aanwezig is de notulen te vereenvoudi
gen. Het is bij ons de gewoonte alle be
stuursbesluiten, voorzover deze voor de raad
van toezicht van belang zijn, volledig in het
notulenboek van de raad van toezicht op te
nemen. U zult begrijpen dat dit iedere keer
weer tijdrovend werk voor degene, die met
het opmaken van de notulen is belast, mee
brengt. Is het nu niet veel eenvoudiger, in
dien b.v. de raad van toezicht in het notu
lenboek verklaart, dat de raad kennis heeft
genomen van de bestuursbesluiten, genomen
in de vergadering vanzich
daarmee akkoord verklaart en ten bewijze
daarvan de bestuursnotulen medeonder-
tekent?
Verder hebben wij ons afgevraagd of er
geen mogelijkheden bestaan om deze notu
len te typen. Dit gebeurt toch bij raadsver
gaderingen enz. ook. Een met de hand ge
schreven notulenboek, en dan nog wel dub
bel, dus voor bestuur en raad van toezicht
afzonderlijk, lijkt ons verouderd.
Antwoord:
Wij zouden het weinig raadzaam vinden,
de notulen van de raad van toezicht in te
richten op de wijze als door u is uiteengezet.
Wij geloven namelijk, dat hierdoor voor de
raad van toezicht een onoverzichtelijke si
tuatie zou ontstaan. Bij het voorlezen van
de notulen ter vaststelling daarvan kan im
mers door de aanwezigen niet of althans
niet gemakkelijk worden nagegaan, of de
notulering juist is. Het zou dan noodzakelijk
zijn, bij het voorlezen van de notulen tevens
die van het bestuur voor te lezen. De raad
van toezicht behoeft echter niet van alle za
ken op de hoogte te zijn, die in het bestuur
besproken werden. Het bestuur heeft im
mers niet voor alle zaken de toestemming
van de raad van toezicht nodig, zodat dus
ook het voorlezen van de notulen van de
bestuursvergadering, waarop de goedkeu
ringen van de raad van toezicht betrekking
hebben, naar onze mening geen afdoende
oplossing zou bieden. Wij menen derhalve
dat het noodzakelijk is, het huidige systeem
te handhaven, doch geloven dat daarin door
u nog wel enkele wijzigingen gebracht zou
den kunnen worden, welke het notuleren
van de vergadering van de raad van toe
zicht zouden vergemakkelijken.
In de eerste plaats komt het ons voor,
dat bij de notulering van hetgeen in de raad
van toezicht besloten is met een summiere
vermelding van de aldaar behandelde pos
ten zou kunnen worden volstaan. De bij
zonderheden die zich bij de diverse posten
zouden kunnen voordoen, behoeven naar
onze mening niet in alle gevallen vermeld
te worden.
Bovendien geloven wij dat er geen be
zwaar tegen is om de notulen zowel van be
stuur als van raad van toezicht te typen.
Ieder blad van deze notulen moet dan af
zonderlijk genummerd worden en de paraaf
dragen van degenen, die de notulen moeten
ondertekenen.
UITBETALING SPAARGELDEN
Vraag:
Onlangs kwam een zekere heer X op ons
314
