Wenken
voor kassiiers
Het samenstellen van de maandstaat en in
het bijzonder de saldibalans geschiedt zo
als de praktijk uitwijst niet altijd op de
meest doelmatige wijze. Het gevolg hiervan
is dikwijls, dat aan dit werk veel meer tijd
besteed wordt dan noodzakelijk is. Deze
meerdere tijd bestaat uit het zoeken naar
verschillen, wat vermeden kan worden door
eventuele verschillen te lokaliseren.
De groep rekening-couranthouders vergt
in tegenstelling met bv. de spaarbank- en
voorschottenadministratie in de totale
werkzaamheden relatief de meeste tijd en dat
is ook het geval bij het opmaken van de
saldibalans. De spaarbankadministratie (bij
werken van spaarbankboekjes), dagboek
spaarbank, subgrootboekkaarten (met verge
lijking) wordt door steeds meer kassiers
tijdens de zitting bijgehouden, waardoor men
tot op de minuut „bij" is.
Het direct bijwerken van de dagboeken
geldt uiteraard voor alle kasposten en is een
waarborg voor een juist kasbeheer. Het
grootste percentage kasverschillen is o.i. toe
te schrijven aan het niet direct bijhouden van
de kasadministratie.
Keren wij thans terug naar de maandstaat.
De meeste kassiers hebben de goede ge
woonte om de mutatiestaten van de groep
„lopende rekening", welke staten nodig zijn
om de saldibalans op te maken, op de laatste
werkdag van de maand samen te stellen.
Indien dagelijks controle wordt toegepast,
zoals beschreven in de Raiffeisen-Bode van
mei 1957, zullen de mutatiestaten vrijwel
altijd onmiddellijk sluiten met de tellingen
van de dagboekadministratie. Deze kassiers
streven ernaar de mutatietellingen (inclusief
het beginsaldo) zover mogelijk op de groot-
boekkaarten bij te tellen, zodat uit dien
hoofde aan het einde van de maand geen
opeenhoping van werk ontstaat. Bij deze
methode kunnen ook geen vergissingen wor
den gemaakt doordat posten van de nieuwe
maand in de tellingen van de oude maand
worden opgenomen.
Kassiers, welke gemakshalve alleen de saldi
noteren op hun mutatiestaten (en dus de
mutatiekolommen niet invullen), en bij het
vergelijken van de grootboekadministratie
met de dagboekadministratie tot de ontdek
king komen, dat er een verschil is, weten niet
of het geconstateerde verschil het gevolg is
van een staffelfout dan wel van een telfout
in de staten zelf. Er zit immers geen enkel
verband in deze staten!
Zij zijn dus o.m. verplicht om toch de
mutatietellingen in potlood te noteren om op
die wijze de staffels te controleren. De mo
gelijkheid bestaat dan ook nog, dat een saldo
niet juist op de staat is overgenomen.
Indien bovendien geen behoorlijke perio
dieke controle op de overboekingen heeft
plaats gevonden, kan ook nog aangevoerd
worden, dat niet nagegaan kan worden aan
welke zijde het verschil schuilt, zodat de
mogelijkheid bestaat, dat zowel de posten
aan de ontvangstzijde als aan de uitgaafzijde
vergeleken moeten worden. Al deze klippen
worden omzeild, resp. gelokaliseerd, indien
mutaties worden ingevuld op de mutatie
staten.
Bestaat er overeenstemming op deze staten
tussen enerzijds het verschil tussen debet- en
creditmutaties (inclusief het beginsaldo) en
anderzijds het verschil tussen debet- en cre-
ditsaldi, dan kunnen de staffels als juist
worden aangemerkt. Komt er een verschil te
voorschijn, dan is dit snel te vinden. In dit
verband verwijzen wij naar de toelichting,
welke voorkomt op de mutatiestaten. Alleen
de staat, welke niet sluit, behoeft nagerekend
te worden.
Wanneer geen mutaties worden genoteerd,
bestaat de mogelijkheid, dat vrijwel alle, zo
niet alle saldi moeten worden gecontroleerd.
Na afloop van deze controle zal de kassier
bv. constateren, dat hij geen staffelfout heeft
gevonden, waarbij dan nog in aanmerking
moet worden genomen, dat hij er over heen
gezien kan hebben.
Bij volledig ingevulde mutatiestaten zoekt de
kassier eventueel bewust naar een staffelfout,
243
