Wenken
voor kassiers
Het zal voldoende bekend zijn, dat de Post
cheque- en Girodienst geen debetstanden van
haar rekeninghouders tolereert. Minder he
kend blijkt te zijn, dat opdrachten tot afschrij
vingen alleen kunnen worden uitgevoerd als
het beschikbare tegoed van de opdrachtgever
bij de aanvang van de dag, waarop de af
schrijvingen moeten geschieden, dit toelaat.
Onder „beschikbaar tegoed" van de opdracht
gever wordt verstaan het tegoed volgens de
laatste door de dienst verstrekte afrekening,
verminderd met de bedragen, waarop derden
enig recht kunnen doen gelden en met de
waarborgsom van 5,
Bij de behandeling van de opdrachten kan
met bijschrijvingen, die op dezelfde dag
plaatsvinden, geen rekening worden gehou
den, ook niet als op die bijschrijvingen spoed-
behandeling wordt toegepast.
Met uitzondering van de stukken, die de di
recteur van de Postcheque- en Girodienst no
dig acht te behouden, worden de stukken, die
betrekking hebben op de postrekeningen, na
twee jaren vernietigd.
Hoewel de Postcheque- en Girodienst hier
mede het alom bekende netelige archiefpro
bleem voor een belangrijk deel heeft opge
lost, kan deze bepaling voor slordige cliënten
funeste gevolgen hebben.
Zo ontdekte een belastingambtenaar, die de
administratie van een belastingplichtige aan
een nauwkeurig onderzoek onderwierp, dat
een afschrijving ad 1.500,ten laste van
de postrekening van de belastingplichtige
nergens terug te vinden was.
De rekeninghouder zo bleek ten slotte
had een postcheque tot genoemd bedrag aan
een bank gezonden, met de bedoeling zijn
rekening-courant, welke hij bij die bank on
derhield, daarvoor te doen crediteren. Hij
had er echter geen acht op geslagen of dit
ook inderdaad gebeurd was.
Hij zou natuurlijk verstandiger gedaan heb
ben indien hij een opdracht tot overschrijving
gebruikt had, doch hij zou niet geweten heb
ben, welk postrekeningnummer de bank had
en maakte daarom gebruik van een cheque-
formulier.
Bij de bank was een dergelijke post echter
niet terug te vinden en aangezien deze ont
dekking geschiedde na een periode van 2%
jaar en de verplichting tot uitbetaling van
cheques twee jaar na de dag, vermeld als
datum van uitgifte, vervalt, kon de rekening-
houder naar zijn geld fluiten.
Laatstgenoemde periode staat vanzelfspre
kend in direct verband met de vernietiging
na een periode van twee jaren. Immers de
cheque indien deze niet verloren zou zijn
gegaan kan na twee jaren niet meer ter
inzage worden verstrekt, omdat zij vernietigd
is.
Zoals bekend bestaat een chequeformulier
uit drie delen: de cheque, het advies en de
kennisgeving van afschrijving.
Van elke cheque moet het advies met de
daaraan bevestigde kennisgeving van de af
schrijving worden verzonden aan het Giro
kantoor. Na afschrijving van het bedrag zendt
het kantoor, waar de postrekening van de
opdrachtgever wordt bijgehouden, het advies
aan het door de opdrachtgever aangegeven
kantoor van uitbetaling.
De kennisgeving van afschrijving wordt door
het Girokantoor, waar de postrekening van de
opdrachtgever wordt bijgehouden, gezonden
aan de opdrachtgever, als bijlage bij een af
rekening, vermeldende het oude tegoed, het
bedrag van het advies en het nieuwe tegoed.
De cheque moet door de rekeninghouder in
handen worden gesteld van degene aan wie
de betaling moet geschieden.
De afrekening van de betreffende rekening
houder werd dus voordat het advies aan
wezig was op het kantoor van uitbetaling
gedebiteerd en deze afschrijving bleef ge
handhaafd, ondanks het feit, dat het bedrag
van deze cheque nooit ter bestemder plaatse
is gearriveerd.
Uit het vorenstaande blijkt wel, dat de
grootste voorzichtigheid is geboden wanneer
bij het betalingsverkeer gebruik wordt ge
maakt van postchequeformulieren.
193
O O
