Wenken voor kassiers
Bij het opmaken van de jaarstukken kunnen
zich natuurlijk allerlei problemen voordoen,
omdat het maken van vergissingen menselijk
is. Teneinde echter zo weinig mogelijk tijd
te verliezen met het zoeken naar verschillen,
verdient het ten zeerste aanbeveling alle
controlemaatregelen, die mogelijk zijn, toe te
passen. Wij gaan hierbij van de veronder
stelling uit, dat in de loop van het jaar op
geregelde tijdstippen de spaarbankmutaties
zijn gecontroleerd. Bij het opmaken van de
maandelijkse saldibalans is door middel van
de bekende mutatiestaten van rekening-
couranthouders en zakelijke rekeningen
controle uitgeoefend op deze groep, terwijl de
saldistaten van de voorschotten (gesplitst in
hypotheek en andere zekerheid) eventuele
verschillen in de voorschotten aan het licht
hebben gebracht. Als sluitstuk zal de grote
specificatiestaat betreffende de diverse ont
vangsten en uitgaven maandelijks bijgewerkt
dienen te zijn.
Het doet ons genoegen, dat verreweg de
meeste kassiers de vaste gewoonte hebben bij
aanbieding van boekjes steeds het saldo te
vergelijken met de desbetreffende individuele
grootboekkaart. Daardoor kunnen optredende
verschillen worden gecorrigeerd en wordt de
door het bestuur te verrichten jaarcontrole
uiteraard vergemakkelijkt. Een van de eerste
vereisten is, dat de beginsaldi der uittreksels
dezelfde cijfers aanwijzen als de eindsaldi
van de vorige uittreksels.
Wanneer dit niet zo zou zijn, kan er evengoed
van een raamsluiting sprake zijn, d.w.z. dat
het verschil tussen enerzijds beginsaldi debet
en mutaties debet en anderzijds beginsaldi
credit plus mutaties credit gelijk is aan het
verschil tussen de eindsaldi debet en credit.
Geldt deze vergelijking voor de groep
rekening-couranthouders, dezelfde conclusie
geldt voor de uittreksels van de spaarbank
en de voorschotten. Immers indien een
mutatie op een nieuwe rekening wordt ge
plaatst, zal het sluiten van het uittreksel in
het vierkant hiervan geen enkele hinder
ondervinden. Ook de eindtellingen van het
dagboek zullen precies sluiten met de uit de
uittreksels verkregen tellingen, aannemende
dat er geen verschillen in de administratie
voorkomen.
De kassier, die nog steeds niet zijn beginsaldi
heeft vergeleken met de oude uittreksels, be
gint vrolijk aan het opstellen van de jaar
rekening en komt bij het optellen van de
linker- en rechterzijde tot zijn schrik tot de
ontdekking, dat de tellingen niet gelijk zijn.
„Hoe is dat nu mogelijk?" zal hij verzuchten!
Het antwoord hierop is eenvoudig te geven,
omdat de rekening uitsluitend mutaties ver
meldt (behalve dan het kassaldo per het be
gin en het einde des jaars).
In het door ons veronderstelde geval geeft de
rekening derhalve te weinig mutaties, omdat
deze ten onrechte onder de beginsaldi voor
komen.
Dergelijke verschillen worden dus door de
rekening gesignaleerd.
Zo komt het ook wel eens voor, dat een eind-
saldo van een spaarbankrekening op uit
treksel I bij vergissing als een terugbetaling
wordt genoteerd. Omgekeerd kan het bedrag
van een algehele terugbetaling van een
spaarsaldo in de kolom „eindsaldo" in plaats
van in de kolom „terugbetalingen" worden
vermeld.
Deze verschuivingen hebben niet tot gevolg,
dat de gelijkheid: beginsaldi inlagen
rente minus terugbetalingen eindsaldo
wordt verstoord. Vanzelfsprekend stemmen
de spaarbanktellingen in de kolom „terug
betalingen" van het uittreksel dan echter niet
overeen met die volgens het dagboek.
Vallen laatstbedoelde verschillen dus direct
op bij het vergelijken met de overeenkomstige
dagboekcijfers, ten aanzien van de dagboek
kolommen, waarin een beginsaldo voorkomt
(kolommen voorschotten en rekening-courant-
houders uitgaafzijde en de kolommen spaar
bank en rekening-couranthouders ontvangst
zijde), komt zulks alleen te voorschijn wanneer
men, vóórdat men de uittreksels met het dag
boek controleert, de eindcijfers van het
dagboek vermindert met de beginsaldi.
Hierdoor komen de zuivere dagboekmutaties
te voorschijn.
In de praktijk vindt men het echter gemakke
lijker om de dagboektelling de dagboektelling
te laten en ter vergelijking de beginsaldi en
de mutaties van het uittreksel bij elkaar te
tellen. Men verzuime dan echter niet de be
ginsaldi van de nieuwe uittreksels te verge-
39
