Onder een appartement wordt verstaan een
aandeel in een gebouw met toebehoren, in
welk aandeel is begrepen het recht op uit
sluitend gebruik van een bepaald gedeelte
van het gebouw, dat blijkens zijn inrichting
bestemd is om als afzonderlijk geheel te
worden gebruikt.
De splitsing moet geschieden bij notariële
akte en overgeschreven in het openbaar
register.
Na de overschrijving wordt het appartement
als een zelfstandige onroerende zaak be
schouwd.
De akte van splitsing moet op straffe van
nietigheid verschillende bepalingen inhou
den als aanduiding van de ligging van het
gebouw, omschrijving van het appartement
en het reglement.
Het reglement moet bepalingen inhouden
over de gezamenlijke schulden, kosten en
lasten, over het beheer en gebruik van de
gedeelten van de gemeenschap, welke niet
bestemd zijn om als afzonderlijk geheel te
worden gebruikt, en over verzekering; het
kan bepalingen inhouden over oprichting
van een vereniging van eigenaren, over het
beheer daarvan, over de te storten bijdragen,
enz.
De notaris zal moeten nagaan of alle wet
telijke vereisten in acht zijn genomen en of
het appartement vatbaar is voor het vestigen
van hypotheek.
Bewaren van archiefstukken
Vraag: We zouden graag een opruiming hou
den in ons archief, maar voor en aleer wij tot
vernietiging overgaan zouden wij gaarne
van U vernemen in hoeverre de navolgende
stukken bewaard dienen te blijven c.q. ver
nietigd kunnen worden.
a. Wij hebben verschillende series saldobil
jetten per 31/12 en 30/6 van verschil
lende jaren. Hoelang moeten deze be
waard blijven?
b. Kunnen grossen van hypotheekakten,
waarvan het voorschot is afgelost, met
een vernietigd worden of moeten deze ook
een bepaalde tijd bewaard blijven? Even
zo voor wat betreft de losse bescheiden
(borderel etc.) welke zich hierin bevin
den.
c. Is het voldoende van oude vervallen en
volgeschreven spaarbankboekjes alleen
het titelblad te verwijderen wanneer deze
naar een archiefvernietiger worden ge
stuurd of moet ook de kaft verwijderd
worden, als hierop een naam geschreven
staat?
Antwoord: Volgens art. 6 lid 3 van het W.v.K.
is de bank gehouden de boeken en beschei
den, de balansen, ontvangen brieven en
bescheiden en afschriften van uitgaande
brieven en telegrammen gedurende 10 jaren
te bewaren.
Uit dit wettelijk voorschrift volgt dus, dat
boeken en bescheiden van de boekhouding
vernietigd zouden mogen worden na verloop
van 10 jaren, nadat de laatste aantekening
daarin is gesteld en dat alle verdere ont
vangen brieven en stukken en afschriften
van verzonden brieven en stukken na ver
loop van 10 jaren na de datum van ont
vangst of verzending vernietigd kunnen
worden.
In de praktijk is dit echter niet door te voe
ren. Immers volgens de wet is de termijn
van verjaring 30 jaar. In verband met die
termijn is het noodzakelijk, dat alle beschei
den, die betrekking hebben op geldelijke
transacties, tenminste 30 jaren bewaard
blijven. Zo zullen dus kwitanties, giro-op-
drachten en daarbij behorende uitvoerings
stukken, alsmede door de rekeninghouders
getekende saldobiljetten, naar onze mening
tenminste 30 jaren bewaard moeten blijven.
Stortingsbewijzen, die uitsluitend een intern
karakter hebben en geen bewijsrechtelijke
functie, kunnen desgewenst na verloop van
10 jaren worden vernietigd.
Grossen van hypotheekakten, onderhandse
voorschotakten, credietakten enz. dienen be
waard te worden 30 jaren nadat het voor
schot of crediet geheel is afgewerkt. Voor
brieven kan als regel gesteld worden, dat be
langrijke brieven gedurende tenminste 30
jaar bewaard moeten worden en onbelang
rijke als herinneringsbriefjes, losse adviezen
en dergelijke, na 10 jaar kunnen worden ver
nietigd.
Tenslotte wat ingetrokken en bij de spaar
bank ingeleverde spaarbankboekjes betreft,
deze dienen onbruikbaar gemaakt te worden
en voorts zodanig behandeld te worden, dat
een derde, die dergelijke onbruikbaar ge
maakte boekjes in handen mocht krijgen,
daaruit nooit kan zien, aan wie dit boekje
heeft toebehoord.
442
