AIFFEISEN-BODE
De behandeling en de administratieve verwerking
van giro-opdrachten door de Boerenleenbanken
OFFICIÉÉL ORGAAN VAN DE
COÖPERATIEVE CENTRALE
RAIFFEISEN-BANK TE UTRECHT
REDACTIE ÉN
ADMINISTRATIE
KR. NIEUWE
GRACHT 29
UTRECHT
TEIEF. 15867
ACHT EN TWINTIGSTE JAARGANG No. 13
15 JANUARI 1946
Hoewel door het vrijgeven van het .girale tegoed het aantal giro
opdrachten voorloopig beduidend zal verminderen, komt het ons niet
overbodig voor, een uiteenzetting te geven over bovenaangeduid
onderwerp, teneinde den kassiers die met de boekingen en andere
handelingen moeite hadden, een leidraad te geven en te bereiken dat
de controle door de besturen en door de afdeeling Inspectie van de
Centrale Bank zohder extra moeite verricht kan worden.
In de laatste maanden is bij de bezoeken door onze inspecteurs her
haaldelijk gebleken, dat vele kassiers, vooral die van kleinere banken,
geen weg wisten met de giro-opdrachten en systemen volgden, die
onderling zeer veel van elkaar verschilden en soms tot de grootste
verwarring en moeilijkheden bij het kas-opmaken aanleiding gaven.
Vele kassiers, die het opschrift boven deze verhandeling lezen,
zullen meenen, dat het behandelde onderwerp voor hen reeds bekende
kost is; wij verzoeken dezulken nochtans deze uiteenzetting met aan
dacht te willen lezen, wellicht bevat ze voor hen nog eenige nieuwig
heden.
Voor welwillende critiek op het door ons uiteengezette systeem
houden wij ons overigens ten zeerste aanbevolen.
Giro.
Met giro wordt bedoeld het betalingsverkeer, dat niet door middel
van contanten (chartaal geld) maar door middel van overschrijving
(giraal geld) plaats heeft.
Ten onrechte werd soms verondersteld, dat het giroverkeer onver
brekelijk verbonden is aan den Postchèque- en Girodienst; dit mis
verstand zal thans wel nergens meer bestaan en men zal thans wel
overal tot de wetenschap van een bestaand bankgiroverkeer zijn
gekomen.
Eischen.
Bij de uitvoering en de administratieve verwerking van giro-
opdrachten moeten eenige eischen voorop gesteld worden
lo. Voldoend saldo.
Voordat de giro-opdracht wordt aangenomen of uitgevoerd dient de
kassier zich ervan te overtuigen, dat het tegoed van den opdracht
gever de uitvoering van de opdracht toelaat. Dit houdt bij de huidige
beperking van de beschikkingsmogelijkbeid in, dat dient te worden
nagegaan of het geblokkeerde gedeelte door uitvoering van de op
dracht onaangetast zal blijven.
Zijn de boekjes steeds zij, dan kan bij het geven van een opdracht
overlegging van het boekje worden gevraagd; in alle andere gevallen
zal de grootte van het saldo van de rekening zelf moeten worden
afgelezen.
2o. Schriftelijke opdracht.
Voor iedere giro moet een schriftelijke opdracht worden gegeven
door hem, die over he'. tegoed of het crediet ten laste waarvan de
giro moet worden uitgevoerd, mag beschikken. Dit kan dus zijn hij,
te wiens name het tegoed of het crediet staat of zijn schriftelijk ge
machtigde of bewindvoerder.
Zoo goed als een uitbetaling in contanten gedekt moet zijn door een
kwitantie, moet een giro gedekt zijn door een schriftelijke opdracht;
in beide gevallen wordt over het tegoed of over het crediet beschikt.
Het bezigen van kwitanties voor giro-opdrachtformulier werkt uiter
mate verwarrend en is af te keuren; de Centrale Bank .houdt sedert
jaren giro-opdrachtformulieren ter beschikking van de boerenleen
banken (form. 060).
3o. De opdrachten dienen zoodanig te worden verstrekt, dat de
administratieve verwerking ervan eenvoudig en weinig tijdroovend is.
4c. de boekingen van de giro's dienen zoodanig te geschieden, dat
zij overzichtelijk zijn en zonder moeite kunnen worden gecontroleerd.
5o. In verband met de 2o, en 3o. eisch, staat de wenschelijkheid,
dat het boekingsmateriaal sorteerbaar en zooveel mogelijk uniform is.
Voorwaarde voor de sorteerbaarheid is
Voor iedere giro dient een afzonderlijk opdracht-formulier te worden
gebruikt.
6o. Rekeningen en boekjes moeten „bij" zijn; zoodra een giro is
opgegeven daalt het tegoed van den opdrachtgever met .het bedrag
van de giro en zulks moet uit de rekening en uit het boekje zoo
spoedig mogelijk blijken.
7o. Verzending van giro's direct boeken.
Van de rekeningen van instellingen, zooals Centrale Bank, Post
chèque- en Girodienst, ten laste waarvan de giro's worden uitgevoerd,
moeten de bedragen direct worden afgeboekt; men wachie niet totdat
men bericht heeft ontvangen van de betreffende instelling, dat aan de
opdracht gevolg is gegeven.
Dit lis ook in verband met de 60. eisch noodzakelijk; immers indien
men de rekening van de Centrale Bank of Postgiro niet direct credi
teert, kan men de giro ook niet ten laste van het tegoed van den
opdrachtgever boeken omdat anders het evenwicht in de boekhouding
verbroken zou worden.
80. Rekeningen van Centrale Bank en Postgiro regelmatig con-
tröleeren.
Regelmatig, dus tenminste éénmaal per maand behoort te worden
nagegaan of het saldo bij den Postchèque- en Girodienst volgens de
eigen boeken in overeenstemming is met de laatste saldo-opgave van
dien dienst. Deze controle, kan gelijktijdig met de controle van het
saldobiljet van de Centrale Bank geschieden. De laatste controle wordt
vereenvoudigd door de telstrook, die de Centrale Bank thans bij het
saldobiljet verstrekt en die de boekingen van de afgeloopen maand
bij de Centrale Bank vermeldt.
Ovende invulling van de saldobiljetten van de Centrale Bank hier
onder nog het een en ander.
Volgorde der werkzaamheden.
Giro-opdrachten bereiken de banken in hoofdzaak op twee wijzen:
ze worden (per post) ingezonden of ze worden op de zittingen gegeven.
Voor zoover ze telefonisch worden verstrekt, dienen ze toch steeds
door een schriftelijke opdracht te worden gevolgd.
Enkelvoudige opdrachten wenschelijk.
Teneinde aan den eisch van sorteerbaarheid te kunnen voldoen is
het gewenscht, dat banken aan rekeninghouders en spaarders, die
regelmatig opdrachten inzenden, giroboekjes ter hand stellen, waar
van de opdrachtgevers dan gebruik dienen te maken. Het geven van
meerdere opdrachten per brief maakt de sorteerbaarheid onmogelijk
en bemoeilijkt de uitvoering en de controle.
Bij kleinere banken en in veel gevallen ook wel bij grootere, worden
•de opdrachtformulieren tijdens de zitting door den kassier ingevuld.
Ook hierbij is het vanzelfsprekend, dat per formulier slechts één
opdracht wordt gegeven.
De giroboekjes, die momenteel in gebruik zijn (form. 060) zullen
door de Centrale Bank worden vervangen door boekjes van een
model, wa,arop slechts één opdrafcht kan worden vermeld. Deze boek
jes kunnen dan (eventueel tegen betaling) worden uitgereikt aan
spaarders of rekeninghouders, die regelmatig giro-opdrachten plegen
in te zenden en kunnen tevens op de zittingen worden gebruikt.
Nieuwe giroformulieren.
Bovendien zal de Centrale Bank binnen afzienbaren tijd nieuwe
giroformulieren ter beschikking stellen, welke als opdrachtformulieren
voor alle soorten overschrijvingen kunnen worden gebruikt, maar die
voor overschrijvingen via de Centrale Bank verplicht zullen worden
gesteld. Dit hangt samen met een op handen zijnde moderniseering in
het girosysteem van de Centrale Bank. Het heeft geen zin deze
nieuwe giroformulieren nu reeds te bestellen, zij worden over enkele
maanden verplicht gesteld voor giro's via de Centrale Bank en zullen
dan eerst worden uitgereikt, zoodra er een voldoende hoeveelheid is
gedrukt om ale banken te kunnen voorzien. Iedere bank zal er dan
om te beginnen een aantal krijgen en kan later nabestellingen doen.
De banken zullen deze nieuwe giroformulieren ook kunnen uit
reiken aan cliënten die veel opdrachten geven en zelf over een be
hoorlijke administratie beschikken. Zij verkrijgen dan voor zichzelf
een aanzienlijke werkbesparing.