HET BEHEER EENER BOERENLEENBANK.
34
DE RAIFFEISEN-BODE
Hoofdstuk II. De Boekhouding der Bank (vervolg).
Maandelijksche controle.
Het handboekje vermeldt hierover op blz. 234 o.a. het
volgende
Bij de verplichte maandelijksche controle moet het Be
stuur zijn aandacht wijden aan
lo. de boeken der Spaarbank
a. dagboek,
b. grootboek I,
c. contröleregister der uitgegeven spaarbankboekjes
2o. de boeken der Boerenleenbank
a. dagboek,
b. grootboek II en III,
c. contröleregister der uitgegeven rekeningcourant-
boekjes
3o. de kas.
Voorts verwijzen wij naar de maandrooster (handboekje
blz. 230).
De maandelijksche controle is van groot belang. Het is
noodzakelijk daarbij nauwgezet te werk te gaan, zoodat
mogelijk gemaakte vergissingen niet in de boeken blijven
bestaan. Hier geldt ook het parool „wat men doet, doe
men goed."
Vele maandelijksche bestuursvergaderingen zijn in de
huidige omstandigheden reeds geheel bezet met het behan
delen van uitstaande posten, zoodat voor de controle der
administratie niet voldoende tijd beschikbaar blijft. Alsdan
zal het aanbeveling verdienen op een anderen avond door
één of meer bestuursleden de voorgeschreven controle te
doen verrichten.
Degene, die het meest administratief onderlegd is, neemt
de leiding. Het spreekt vanzelf, dat assistentie van den
Kassier zeer op prijs wordt gesteld; zijn deelname in die
mate, dat men van zijn gegevens geheel afhankelijk zou zijn,
doet de controle echter niet tot haar recht komen.
In het algemeen lijkt het ons gewenscht, dat één bestuurs
lid de stortingsbewijzen, kwitanties en andere bewijs
stukken, een ander de dagboeken, terwijl een derde de
grootboeken voor zijn rekening neemt, daarbij geassisteerd
door den Kassier.
Controle op de inlagen in de Spaarbank.
Allereerst komt het dagboek van de Spaarbank aan de
beurt. Voor de controle der in dat dagboek ingeboekte
stortingen, dienen de door inleggers geteekende stortings
bewijzen (form. 052 of 053).
Controle op de uitbetalingen door de Spaarbank.
De in het dagboek der Spaarbank geboekte uitbetalingen
worden gecontroleerd met de kwitanties der Spaarbank
(form. 056 of 057) en met de afgeteekende boekjes.
Het is noodzakelijk, bij het geheel terugbetalen van een
spaarboekje, behalve op de gebruikelijke kwitantie, ook op
de laatste bladzijde van het spaarboekje den betrokken per
soon te laten teekenen, zulks ten bewijze, dat het spaar
boekje geheel is terugbetaald. In het boekje behoort dan ver
meld te worden, dat voor het laatste bedrag ook een kwitan
tie is geteekend.
Controle op de overboekingen uit het Dag
boek der Spaarbank naar Grootboek I.
Bij het aflezen der stortingsbewijzen en kwitanties wordt
tegelijkertijd in het grootboek I de rekening van den betref-
fenden spaarder opgezocht en nagegaan of het juiste be
drag op den juisten datum en aan de juiste zijde van de
rekening is geboekt.
Controle op de Spaarbankboekjes.
Aan de hand van contröleregister voor spaar (bank)-
boekjes wordt nagegaan of voor de spaarders die na de
vorige controle nieuwe boekjes ontvingen, rekeningen zijn
geopend in het grootboek I.
Geheel afbetaalde boekjes worden in het contröleregister
afgeschreven (datum van intrekking).
Controle op de door de Boerenleenbank
ontvangen gelden.
Voor alle contante stortingen bij de Boerenleenbank, n.1.
terugbetalingen en rentebetalingen op voorschotten, stor
tingen in loopende rekening dienen de gewone (witte) stor
tingsbewijzen (form. 050 of 051).
De geboekte contante uitbetalingen in loopende rekening
worden vergeleken met de (blauwe) kwitanties (form. 054g
of 055g) of met cheques die voor voldaan geteekend moeten
zijn.
De schuldbekentenissen, hypotheekgrossen of andere
bijzondere voorschotacten dienen als bewijs voor de ge
boekte uitbetalingen van voorschotten.
Wanneer kwitanties door rekeninghouders op de Bank
betaalbaar zijn gesteld, dienen deze gekwiteerde kwitanties
als bewijs voor de ingeboekte bedragen.
Mocht bij de controle blijken, dat deze betaalbaar ge
stelde kwitanties reeds aan de betrokken personen ter hand
zijn gesteld, dan kunnen deze posten vergeleken worden
met de geteekende verzamelkwitantie (form. 070).
Voor de posten, welke betrekking hebben op het geld
verkeer met de Centrale Bank zijn weer andere bewijzen
beschikbaar.
Wanneer na inzending van het bekende orderbriefje
(form. 066, door tenminste 2 bestuursleden te teekenen)
gelden van de Centrale Bank zijn ontvangen, zal het linker
gedeelte van het begeleidend schrijven van de Centrale
Bank als bewijs voor de boeking dienen; de rechter-helft
behoort opgezonden te worden naar de Centrale Bank en
dient als kwitantie voor de Centrale Bank.
Zooals bekend ontvangt de directeur van elke geldzending
boven de 3.000,bovendien direct na toezending bericht,
zoodat deze berichtkaarten tevens als contrölemateriaal
dienst kunnen doen.
Van de geldzendingen naar de Centrale Bank per aan-
geteekenden brief of door storting op haar postrekening, zal
in het eerste geval, dat weinig meer voorkomt, het repu van
den aangeteekenden brief met het depötbewijs der Centrale
Bank, in het tweede geval het door den postambtenaar ge
dateerde en geparafeerde strookje als bewijsstuk dienen.
Ook kunnen er dan nog posten openstaan, welke door
derden zijn gestort met verzoek deze naar elders te willen
overmaken.
Hiervoor dient als bewijs de linker-helft van form. 059g
en het bewijs van uitvoering door de Centrale Bank.
Bij het controleeren van de contante ontvangsten en uit
gaven behoort men vooral ook steeds den datum van stor
ting en uitbetaling van het bewijsstuk te vergelijken met dien
van de inboeking in het dagboek en de grootboeken.
Bekend is, dat voor de uitbetaling van crisisgelden voor
varkens, tarwe, gerst, rogge, veldboonen, aardappelen enz.,
bijzondere maatregelen zijn getroffen. Er heeft nog wel eens
eenige wijziging plaats in de uitvoering, zoodat we hierop
niet nader zullen ingaan. Genoeg zij, dat voor alle uitbetalin
gen ook kwitanties (of kwitantielijsten) aanwezig moeten
zijn, dus daarmede kunnen gecontroleerd worden.
Heeft een Boerenleenbank een eigen rekening bij den
Postcheque- en Girodienst, dan dienen de door dezen dienst
na elke handeling afgegeven bewijsstukken en de aanslui
tende saldo-opgaven als bewijs voor de juiste boeking.
