een eventuele opvolging. Bestuur en
directeur hebben de mogelijkheid om
problemen naar voren te brengen."
Hof vindt dat tussentijdse proble
men niet moeten worden opgespaard.
"Die kunnen in de gebruikelijke con
tacten met de directeur ter sprake wor
den gebracht. Dan krijgt die man of
vrouw de mogelijkheid er wat aan te
doen. Maar een beoordelingsgesprek is
een formeel meetpunt voor het functio
neren van de directeur. Dat gebeurt aan
de hand van vooraf vastgelegde doel
stellingen en criteria."
De regio Haarlem heeft inmiddels
negen bestuurdersconferenties georga
niseerd. Hof is ervan overtuigd dat een
training bestuurders over de beoorde
lingsdrempel kan helpen. "Veel be
stuurders zijn helemaal niet op de
hoogte van de hulpmiddelen die er zijn
om een beoordelingsgesprek voor te
bereiden. Ze voelen zich er soms niet
toe in staat. Deze conferentie biedt be
stuurders de handreiking om te starten
met beoordelen."
Op de eerste middagbijeenkomst
geeft adjunct-regiodirecteur Jan Hof
samen met Organisatie-, Personeel- en
Opleidingen (OPO)-adviseur Chris van
Ingen een inleiding op het thema, waar
na de bestuurders aan de hand van een
case directeur 'Muntendam' moeten
beoordelen. Deze directeur heeft in zijn
werkgebied te maken met veel nieuw
bouw. Hij is sterk betrokken bij de ont
wikkeling van zi jn bank en heeft zitting
in allerlei netwerken. Muntendam heeft
problemen met de kwaliteit van zijn
staf en heeft aan zijn bestuur gemeld
dat de commerciële doelstellingen niet
zullen worden gehaald. De bestuurders
konden met behulp van hetgeen ze had
den gehoord het functioneringsgesprek
voorbereiden. OPO-adviseur Van
Ingen vertelt dat het heel moeilijk is om
in zo korte tijd een functioneringsge
sprek voor te bereiden, maar dat het
daardoor juist heel leerzaam is. "De be
schrijving van de situatie roept allerlei
vooroordelen op. Dat betekent dat het
gesprek in de voorbereiding leidt tot
een veroordeling. Zoiets van: die man
moet maar weg. Maar daar ben je er
niet mee. Het pleit er gewoon voor zo'n
gesprek goed voor te bereiden. En dan
is het belangrijk dat alle mogelijke in
formatiebronnen worden geraad
pleegd." Veel bestuurders moeten er
aan wennen dat er zo nauwgezet naar
het functioneren van de directeur wordt
gekeken. Het idee dat het invullen van
een formulier voldoende voorbereiding
is. laat men toch snel vallen.
Na deze inleidende middag krijgen
de bestuurders twee weken de tijd om
een functioneringsgesprek met de
eigen directeur voor te bereiden. Van
Ingen: "Veel bestuurders ervaren dan
aan den lijve dat het voorbereiden van
een beoordelingsgesprek niet eenvou
dig is. Welke informatiebronnen kun
nen worden aangeboord om te komen
tot een goed beeld van het functioneren
van de directeur? Wat gebeurt er met
het beoordelingsformulier? Op die vra
gen moeten de bestuurders een ant
woord proberen te vinden. Ik denk dat
het goed is dat de bestuurders met de
eigen situatie aan de slag gaan.
Problemen die ze dan ontmoeten kun
nen op de tweede dag worden bespro
ken. Bovendien zijn ze zelf bezig met
het voorbereiden van het gesprek."
Het tweede gedeelte van de be
stuurdersconferentie duurt een hele
dag. Adjunct-regiodirecteur Hof is
daarbij niet aanwezig, de OPO-advi
seur en een externe trainer wel. De be
stuurders kunnen in rollenspellen oefe
nen in gesprekstechniek en de opbouw
van een functioneringsgesprek. "Ook
hierbij is het goed dat er aan de hand
van de eigen situatie wordt geoefend."
De deelnemers aan de training zijn niet
altijd onbekend met het fenomeen be
oordelen. Enkelen hebben er in hun da
gelijkse werk ervaring mee opgedaan.
Toch vonden ook zij het de moeite
waard de cursus te volgen. Het beoor
delen van de directeur wordt heel an
ders ervaren dan het beoordelen van
een medewerker.
Tijdens de conferentie komen ook
allerlei aspecten van het beoordelen
aan de orde die niet direct voor de hand
liggen. Veel besturen vergaderen altijd
samen met de directeur. De voorberei
ding van het beoordelingsgesprek zal
toch moeten plaatsvinden zonder dat de
directeur daarbij aanwezig is. Ook is
het goed om van tevoren de agenda
voor het gesprek met de directeur door
te nemen en de procedure vast te leg
gen. Vaak zal de voorzitter het gesprek
met de directeur voeren, soms samen
met een collega-bestuurder. Er is in de
loop van de tijd veel informatie voor
bestuurders ter beschikking gekomen
om het beoordelingsgesprek voor te-be
reiden. In de Leidraad voor Bestuur
ders is een aantal bronnen genoemd,
zoals rapporten van de Accountants
dienst, het beleidsgesprek met de ad-
juct-regiodirecteur en het formulier
Functioneringsgesprek directeuren. Deze
bronnen helpen het bestuur een goed
beeld te krijgen van het functioneren
van de directeur. Natuurlijk is het be
leidsplan van de bank en de toelichting
daarop van de directeur ook een goede
toetssteen voor het bestuur.
De belangstelling voor het initia
tief van de regiodirectie Haarlem is
groot en niet alleen van bestuurders uit
de regio. Er wordt nog onderzocht of
deze opzet ook in andere regio's kan
worden toegepast of dat er een landelij
ke bestuurdersconferentie over beoor
delen zal komen. De conferenties wor
den terdege geëvalueerd.
Beoordelen is een belangrijk stu
ringsmiddel voor besturen. Het syste
matisch en zorgvuldig nagaan van
doelstellingen en het in een open sfeer
bespreken van zaken die in de periode
na het vorige beoordelingsgesprek zijn
gepasseerd, geven besturen een goed
beeld van hoe de bank er voor staat.
Beoordelen is met een goede voorbe
reiding een moeilijke, maar geen on
mogelijke taak. Het is in dat opzicht
meer te zien als een kunde dan als een
kunst.
Veel animo voor trainingen
Rollenspel
De directeur zal zelf ook verantwoording willen
afleggen en met het bestuur over zijn
functioneren willen spreken.
Directeur R A. Weijers (I) van de Rabobank
Houten-Odijk-Werkhoven in gesprek met
voorzitter J.G.Th. Vernooij.
Bank Bestuurder 2e jaargang nummer 1 pagina 19
