Hulpmiddelen bij de organisatie van de jaarvergadering sleeds belangrijker horen te worden voor het bedrijfsleven. Die visie mag daarin best tot uitdrukking komen. De tijden dat de mensen naar de bank toekwamen, als een soort automatisme, zijn wel voorbij. We moeten veel meer aan de weg timmeren." Kort en krachtig De vergaderingen in Soest zijn altijd goed bezocht geweest. Dat kan van een aantal factoren afhankelijk zijn, maar één ervan is (naar de mening van de heer Middelkoop) de kwaliteit van het gebodene. "Het moet een goede, zakelijke en zinvolle presentatie zijn," vindt hij. "Het inhoudelijke van alles wat je te vertellen hebt moet aansluiten op de interesse van de bezoeker. Het moet een zekere mate van betrokkenheid teweegbrengen en dat bereik je bij voorbeeld niet met alleen het behan delen van de jaarrekening. Cijfermateriaal? Prima, maar dan kort en krachtig. Duidelijk, dat geldt voor het meeste. Als je een visie hebt, als je wat wilt uitleggen, doe daar niet te lang over. Ik probeer het altijd bin nen een kwartier te zeggen. Er moet ruim gelegenheid zijn voor het stellen van actuele vragen. Als je te lang praat en teveel tegelijk wilt, beperk je die mogelijkheid. Een zaal merkt dat en dat is sfeerbepalend. Wie kritiek uit en gelijk heeft, krijgt dat ook. De leden moeten na afloop een goed gevoel aan de bank over houden. Een gevoel van: ik ben een avond bij mijn bank geweest." Iedereen welkom De Rabobank Soest doet niets extra's om een goede toeloop te bevor deren. Ieder lid wordt door middel van de uitnodigingskaart geïnviteerd en er wordt één, soms twee keer geadverteerd. De vergadering vindt plaats in een gezellig, goed geoutilleerd restaurant, waar alles perfect functioneert, de koffie en de stoelen uitstekend zijn, de bediening vriendelijk is en de gastvrijheid vanzelfsprekend. De heer Middelkoop: "We streven ernaar de vergadering niet langer te laten duren dan anderhalf uur. Vaak kan dat zelfs zonder pauze. Daarna wordt het wat je noemt echt aangenaam. Iedereen kent iedereen en de bank is gastheer bij veel overleg, dat kan voortvloeien uit het gebo dene tijdens de vergadering zelf. Jaarlijks biedt Rabobank Neder land een aantal hulpmiddelen aan die van pas komen bij het organiseren van de Algemene Vergadering. Draaiboek In het nieuwe Handboek Commu nicatie is een draaiboek opgenomen, waarin zowel de hoofdlijnen als de praktische details van de voorberei ding en uitvoering zijn beschreven. Openingstoespraak In maart hebben de aangesloten banken een tekst ontvangen, die kan dienen als de basis voor het ope ningswoord van de voorzitter. In au gustus wordt een geactualiseerde ver sie aangeboden ten behoeve van de banken die hun vergadering later in het jaar houden. Diapresentatie Om de presentatie van uw jaarcij fers visueel te ondersteunen, is een eenvoudig software pakket ontwik keld, waarmee een dia-serie (of een reeks overheadsheets) met grafieken en trefwoorden kan worden samen gesteld. Audiovisueel jaaroverzicht De meest markante gebeurte nissen en ontwikkelingen binnen de Rabobankorganisatie uit het afge lopen jaar zijn in een audiovisueel programma samengebracht. Dit jaar overzicht kan een aardige illustratie vormen bij het openingswoord van de voorzitter. Vaak ook zie je bijvoorbeeld alle makelaars uit het dorp in conclaaf bijeen. Niet zelden is er daar één van ons bij. Op de een of andere manier is de bank erbij betrokken. Ook het personeel is welkom op de algemene ledenvergadering, maar alle stafleden worden sowieso geacht aanwezig te zijn. Ze nemen deel aan de discussies en soms nemen ze de volgende dag vragen mee naar de bank van men sen, die ze liever niet in het openbaar willen stellen, u kent dat. Op die manier loopt de algemene vergadering bijna onopgemerkt over naar een prettige public relations bij eenkomst, die voor versteviging van vele banden zorgt. Ik ga er altijd met plezier naar toe. Het voorzitterschap gaat me naar mijn gevoel makkelijk af. Ik doe het graag, vind het zelfs gezellig werk. Nee, dat is niet iedereen gegeven, maar goed, dan verdeel je de taken op zo'n avond. Een welbespraakte voorzitter van de raad van toezicht kan natuurlijk ook prima bijdragen aan de bijeenkomst." Ondersteuning Wie voorzitter is van een bestuur van een van onze banken en dat tot ieders grote tevredenheid doet. hoeft nog geen geboren leider te zijn als het om de Algemene Vergadering gaat. Maar er zijn hulpmiddelen en traini- ningen op dit gebied. Zowel de ervaren als de minder erva ren presentator kan gebruik maken van dia-materiaal, dat via Rabobank Nederland te bestellen is. Rabobank Soest is ooit één van de initiatiefnemers geweest om aan Rabobank Nederland medewerking te vragen bij het opstellen van een al gemene speech, die lokaal natuurlijk wel moeten worden aangepast. Ook de heer Middelkoop maakt daar ge bruik van. De algemene ledenvergadering func tioneert in Soest voor een deel zeker als PR-instrument. Ongeveer 75% van de bezoekers komt regelmatig. De heer Middelkoop deelt nog mee dat er vorig jaar voor het eerst gepro beerd is om op bescheiden wijze de lijn door te trekken naar een stukje relatie-marketing met het organiseren van een tennistournooi. "We gaan daar zeker mee door, het is net zoals met een algemene ledenver gadering; het is nuttig en aangenaam." Bank Bestuurder le jaargang nummer 2 pagina 17

Rabobank Bronnenarchief

blad 'Bank & Bestuurder' | 1992 | | pagina 17