Hulpmiddelen bij
de organisatie van
de jaarvergadering
sleeds belangrijker horen te worden
voor het bedrijfsleven. Die visie mag
daarin best tot uitdrukking komen.
De tijden dat de mensen naar de
bank toekwamen, als een soort
automatisme, zijn wel voorbij.
We moeten veel meer aan de weg
timmeren."
Kort en krachtig
De vergaderingen in Soest zijn
altijd goed bezocht geweest. Dat kan
van een aantal factoren afhankelijk
zijn, maar één ervan is (naar de
mening van de heer Middelkoop) de
kwaliteit van het gebodene. "Het
moet een goede, zakelijke en zinvolle
presentatie zijn," vindt hij.
"Het inhoudelijke van alles wat je te
vertellen hebt moet aansluiten op de
interesse van de bezoeker. Het moet
een zekere mate van betrokkenheid
teweegbrengen en dat bereik je bij
voorbeeld niet met alleen het behan
delen van de jaarrekening.
Cijfermateriaal? Prima, maar dan kort
en krachtig. Duidelijk, dat geldt voor
het meeste. Als je een visie hebt, als
je wat wilt uitleggen, doe daar niet te
lang over. Ik probeer het altijd bin
nen een kwartier te zeggen.
Er moet ruim gelegenheid zijn voor
het stellen van actuele vragen. Als je
te lang praat en teveel tegelijk wilt,
beperk je die mogelijkheid. Een zaal
merkt dat en dat is sfeerbepalend.
Wie kritiek uit en gelijk heeft, krijgt
dat ook. De leden moeten na afloop
een goed gevoel aan de bank over
houden. Een gevoel van: ik ben een
avond bij mijn bank geweest."
Iedereen welkom
De Rabobank Soest doet niets
extra's om een goede toeloop te bevor
deren. Ieder lid wordt door middel
van de uitnodigingskaart geïnviteerd
en er wordt één, soms twee keer
geadverteerd.
De vergadering vindt plaats in een
gezellig, goed geoutilleerd restaurant,
waar alles perfect functioneert, de
koffie en de stoelen uitstekend zijn,
de bediening vriendelijk is en de
gastvrijheid vanzelfsprekend.
De heer Middelkoop: "We streven
ernaar de vergadering niet langer te
laten duren dan anderhalf uur. Vaak
kan dat zelfs zonder pauze.
Daarna wordt het wat je noemt echt
aangenaam. Iedereen kent iedereen
en de bank is gastheer bij veel overleg,
dat kan voortvloeien uit het gebo
dene tijdens de vergadering zelf.
Jaarlijks biedt Rabobank Neder
land een aantal hulpmiddelen aan die
van pas komen bij het organiseren
van de Algemene Vergadering.
Draaiboek
In het nieuwe Handboek Commu
nicatie is een draaiboek opgenomen,
waarin zowel de hoofdlijnen als de
praktische details van de voorberei
ding en uitvoering zijn beschreven.
Openingstoespraak
In maart hebben de aangesloten
banken een tekst ontvangen, die kan
dienen als de basis voor het ope
ningswoord van de voorzitter. In au
gustus wordt een geactualiseerde ver
sie aangeboden ten behoeve van de
banken die hun vergadering later in
het jaar houden.
Diapresentatie
Om de presentatie van uw jaarcij
fers visueel te ondersteunen, is een
eenvoudig software pakket ontwik
keld, waarmee een dia-serie (of een
reeks overheadsheets) met grafieken
en trefwoorden kan worden samen
gesteld.
Audiovisueel jaaroverzicht
De meest markante gebeurte
nissen en ontwikkelingen binnen de
Rabobankorganisatie uit het afge
lopen jaar zijn in een audiovisueel
programma samengebracht. Dit jaar
overzicht kan een aardige illustratie
vormen bij het openingswoord van
de voorzitter.
Vaak ook zie je bijvoorbeeld alle
makelaars uit het dorp in conclaaf
bijeen. Niet zelden is er daar één van
ons bij. Op de een of andere manier
is de bank erbij betrokken. Ook het
personeel is welkom op de algemene
ledenvergadering, maar alle stafleden
worden sowieso geacht aanwezig te
zijn. Ze nemen deel aan de discussies
en soms nemen ze de volgende dag
vragen mee naar de bank van men
sen, die ze liever niet in het openbaar
willen stellen, u kent dat.
Op die manier loopt de algemene
vergadering bijna onopgemerkt over
naar een prettige public relations bij
eenkomst, die voor versteviging van
vele banden zorgt. Ik ga er altijd met
plezier naar toe.
Het voorzitterschap gaat me naar
mijn gevoel makkelijk af. Ik doe het
graag, vind het zelfs gezellig werk.
Nee, dat is niet iedereen gegeven,
maar goed, dan verdeel je de taken
op zo'n avond. Een welbespraakte
voorzitter van de raad van toezicht
kan natuurlijk ook prima bijdragen
aan de bijeenkomst."
Ondersteuning
Wie voorzitter is van een bestuur
van een van onze banken en dat tot
ieders grote tevredenheid doet. hoeft
nog geen geboren leider te zijn als het
om de Algemene Vergadering gaat.
Maar er zijn hulpmiddelen en traini-
ningen op dit gebied.
Zowel de ervaren als de minder erva
ren presentator kan gebruik maken
van dia-materiaal, dat via Rabobank
Nederland te bestellen is.
Rabobank Soest is ooit één van de
initiatiefnemers geweest om aan
Rabobank Nederland medewerking
te vragen bij het opstellen van een al
gemene speech, die lokaal natuurlijk
wel moeten worden aangepast. Ook
de heer Middelkoop maakt daar ge
bruik van.
De algemene ledenvergadering func
tioneert in Soest voor een deel zeker
als PR-instrument. Ongeveer 75%
van de bezoekers komt regelmatig.
De heer Middelkoop deelt nog mee
dat er vorig jaar voor het eerst gepro
beerd is om op bescheiden wijze de
lijn door te trekken naar een stukje
relatie-marketing met het organiseren
van een tennistournooi.
"We gaan daar zeker mee door, het is
net zoals met een algemene ledenver
gadering; het is nuttig en aangenaam."
Bank Bestuurder le jaargang nummer 2 pagina 17