23
worden nageleefd c.q. toegepast, wordt
bij de medewerkers bewustzijn, respec
tievelijk kennis bijgebracht en periodiek
opgefrist ten aanzien van alles wat met
privacy-bescherming te maken heeft.
Dit betreft dus het begrip privacy, de
voorbeelden van 'gevoelige' cliëntinfor
matie, de verschillende stadia/werkwij
zen/soorten opslag van deze informatie,
de gevaren van privacy-schending, de
mogelijke gevolgen daarvan, de ter
voorkoming daarvan nu reeds, respec
tievelijk in de toekomst geldende ver
plichtingen en de ter vervulling daarvan
geldende maatregelen.
Dit wordt bereikt door hier aandacht
aan te besteden bij de sollicitatie en het
inwerken van nieuwe medewerkers, bij
het werkoverleg en door gebruik te ma
ken van de diverse media die er binnen
de bank zijn, zoals het audiovisueel
hulpmiddel 'Bank in Beeld'.
Voorts wordt sinds enige jaren in elke
handleiding voor nieuwe centraal ont
wikkelde systemen waarin cliëntgege
vens worden opgeslagen en verwerkt,
een privacy-beschermingsparagraaf op
genomen.
Het sluitstuk van een goedwerkende
privacy-bescherming ten slotte bestaat
uit het houden van toezicht op de toe
passing/naleving van de geldende voor
geschreven maatregelen (procedures,
instructies) door het management
de plaatselijke banken.
Nieuwe verplichtingen
Naast bovenstaande reeds toegepaste
verplichtingen die voortvloeien uit het
wetsontwerp schept de wet een aantal
nieuwe verplichtingen. Ook een deel
hiervan wordt bij de Rabobankorganisa-
tie al sinds enkele jaren experimenteel
bij een aantal persoonsregistraties toe
gepast (opstellen van reglementen en
privacy-paragrafen in handleidingen
voor geautomatiseerde systemen, toet
sing van vast te leggen gegevens e.d.l.
Dit gebeurt onder begeleiding van een
privacy-coördinator en een privacy-
commissie, die ook bezig zijn met de
voorbereidingen om na invoering van de
wet te kunnen voldoen aan de overige
nieuwe verplichtingen. Belangrijke nieu
we verplichtingen zijn onder meer:
De cliënt dient, wanneer gegevens
over hem/haar voor het eerst in een
persoonsregistratie worden opgeno
men, daarvan in kennis te worden
gesteld tenzij hij/zij dit redelijkerwijze
kon weten.
De cliënt krijgt het recht op inzage
in zijn/haar gegevens en zonodig cor
rectie ervan.
De cliënt heeft de mogelijkheid de
rechter c.q. de Registratiekamer in te
schakelen als hij/zij van mening is dat
niet of in onvoldoende mate aan zijn
rechten wordt tegemoetgekomen door
de registreerden
Met deze maatregelen die de openheid
bevorderen, kan eventueel wantrouwen
en onrust bij cliënten worden voorko
men c.q. verminderd. Overigens staat in
de Memorie van Toelichting op het ont
werp vermeld dat enkelvoudige dossiers
en dossierverzamelingen die alleen
alfabetisch-lexicografisch toegankelijk
zijn gemaakt niet als persoonsregistra
tie in de zin van deze wet kunnen wor
den aangemerkt. Dit zou betekenen dat
het inzagerecht niet geldt voor dergelij
ke gegevensverzamelingen. Het is nog
niet duidelijk of de bij de bank in gebruik
zijnde kredietdossiers onder bo
venstaande begripsomschrijving vallen.
Een andere nieuwe verplichting is, dat
elk bestand met persoonsgegevens
(boekhoudingen en financiële admi
nistraties en dergelijke uitgezonderd)
dient te worden aangemeld bij de Re
gistratiekamer. Dit gebeurt door invul
ling en inzending van een formulier c.q.
reglement, door middel waarvan een
aantal vragen beantwoord dient te wor
den. Deze betreffen het doel van de per
soonsregistratie, de opgenomen gege
vens, de verwijdering daarvan, de gege
vensverstrekking aan derden, degenen
die toegang mogen hebben tot de gege
vens, de eventuele banden met andere
registraties, de regeling van de rechten
van geregistreerden en de hoofdlijnen
van het beheer.
Uit de nieuwe wet vloeit ten slotte de
verplichting voort dat cliëntgegevens
slechts mogen worden gebruikt voor
doeleinden die met het doel van de per
soonsregistratie verenigbaar zijn. Er die
nen aldus procedures in het leven te
worden geroepen die waarborgen dat
later gebruik van vastgelegde gegevens
voor een ander (nieuw) doel en de rele
vantie en volledigheid van de gegevens
voor dat doel, minimaal door daartoe
bevoegd verklaarde functionarissen bin
nen de bank worden beoordeeld.
Voorbereiding
Uit het voorgaande is naar voren geko
men dat aan een groot deel van de ver
plichtingen die uit de op stapel staande
privacy wet voortvloeien reeds jaar en
dag bij de Rabobankorganisatie wordt
voldaan. Voor een deel worden ook de
nieuwe verplichtingen al experimenteel
toegepast. Aan de voorbereiding van in
voering van het geheel van uit de wet
voortvloeiende verplichtingen wordt
hard gewerkt. Dit werd hier slechts
summier besproken. In een volgend arti
kei zullen de nieuwe verplichtingen die
vooral nodig zijn om ook bij de steeds
verdergaande gegevensverwerking en
-opslag, de privacy-bescherming van
cliënten adequaat te kunnen waarbor
gen - inclusief de consequenties daar
van - uitgebreider aan de orde komen.