33
systemen
voorwaarde
selecties
grote opmars
juridisch
bereik van belanghebbenden gebracht
kunnen worden. Microfilmpjes zijn zoals
gezegd niet veeleisend als het op plaats
ruimte aankomt, evenmin trouwens als de
onvermijdelijk daarbij behorende leestoe-
stellen. Bovendien is een tweede film van
een bepaald onderwerp in een wip ge
maakt zodat het een koud kunstje is om de
raadpleger een kopie-film ter beschikking
te geven. Ook dat verbetert de toepasbaar
heid vanzelfsprekend. Tevens echter vormt
de aanwezigheid van schaduwfilms op ver
schillende plaatsen een extra waarborg te
gen verlies door brand etc. Het ligt ook
materiaal hebben de specialisten intussen
al een heel scala van zoeksystemen ont
wikkeld. Deze vergemakkelijken het ver
richten van naspeuringen ten zeerste. In
dien er een goed „signalement" van de
gewenste informatiedrager wordt verstrekt,
dan is het opzoeken veelal een kwestie
van seconden.
Voor wat betreft het maken van microfilm
opnamen kan er naar gelang de behoefte
gekozen worden voor enkele systemen. Er
voor de hand dat door hun geringere om
vang de microfilm-archieven gemakkelijker
te beveiligen zijn. En ten slotte bestaat bij
gebruik van het microfilmen meer kans op
handhaving van volledigheid in het pakket
„informatiedragers", tenminste wanneer
het hand in hand gaat met een doeltreffen
de organisatorische opzet. Bij de traditio
nele bewaarmethodes immers kon ieder
een naar hartelust informatiedragers lenen.
In veel gevallen was er evenwel geen of
onvoldoende controle op het (correct) te
rugvoeren van die stukken. Met alle vaak
catastrofale gevolgen van dien.
Vurige voorvechters van deze moderne ar-
chiveringsmethode attenderen bij dit alles
nog op een ander pluspunt: de „terugzoek-
snelheid" voor documenten stijgt aanmer
kelijk. Gelukkig vergeten de propagandis
ten niet er ogenblikkelijk en met nadruk
één voorwaarde aan te verbinden: alvorens
ook maar een centimeter film te verschie
ten dient er een uitgekiende systematiek te
worden toegepast bij het invoeren van do
cumenten in de opnamecamera. Om zo ef
fectief mogelijk te kunnen opereren zal
men bij het filmklaar maken van een be
stand steeds voor ogen moeten houden
welke raadpleeg-vragen er straks mis
schien beantwoord moeten worden. Alleen
indien daaraan voldoende aandacht ge
schonken wordt is het mogelijk om een
willekeurig document dat op film staat,
snel te lokaliseren. Al werkend met hun
zijn camera's waarbij op het moment van
de opname het document stil ligt, terwijl
daarentegen bij de zogenaamde doorvoer-
camera het origineel beweegt. Een veel
hogere produktie is uiteraard het resultaat.
Er bestaan camera's waarbij met behulp
van een spiegelconstructie tegelijk voor-
en achterkant van een document naast el
kaar op de filmrol worden gezet. Ook is
er onderscheid mogelijk tussen het gebruik
van rolfilms en filmstroken. Bij toepassing
van rolfilm is er een groot knelpunt: een
film neem je op en dan is hij compleet
klaar. Men kan er eigenlijk niets meer uit
weghalen of invoegen. Doorgaans neemt
men dan ook bij voorkeur z'n toevlucht tot
rolfilms als het om bestanden gaat die
toch al een geheel vormen, afgerond zijn.
Het gebruik van filmstroken op zijn beurt
wordt veelvuldig toegepast bij het verfil
men van correspondentiedossiers. Bij dit
systeem is het namelijk mogelijk om nage
komen brieven alsnog toe te voegen. Ook
de vervaardiging van gebruikskopieën van
zulk een microfilm-dossier is een peule-
schil, wat bij het bepalen van de keuze be
langrijk kan zijn.
Onder meer op grond van overwegingen
als ruimtebesparing etc. zou men kunnen
verwachten dat het aanbeveling verdient
om maar meteen alle grote archieven com
pleet te gaan verfilmen. Niets echter is
minder waar. Volgens insiders is het mede
de hoge (of lage) raadpleegfrequentie die
bepaalt of iets al (dan niet) wordt verfilmd.
Het zal duidelijk zijn dat het weinig zin
vol en economisch is om sublieme op
bergsystemen te gaan uitknobbelen - on
vermijdelijk indien een bedrijf overschakelt
- wanneer men overwegend werkt met do
cumenten waar een hoogst enkele keer na
vraag naar komt.
Zoals gezegd, bij de Centrale Bank heeft
men (in Utrecht) de afgelopen jaren reeds
„voorzichtig" ervaringen opgedaan met
het microfilmen. Wat ongeveer zes jaar
geleden nog schoorvoetend begon, heeft
inmiddels een geweldige opmars gemaakt.
Het heeft nu al een omvang van meer dan
15000 films aangenomen, verdeeld over
circa 400 onderwerpen. Thans ziet men
zich geconfronteerd met een situatie waar
in zonder moderne aanpak alleen al het
Utrechtse archief dagelijks met circa zes
meter zou aanwassen. De situatie is duide
lijk: in een mum van tijd zouden de ruimte
problemen onafzienbare proporties aan
nemen. Gelukkig echter is er nu het pro
bate middel van het microfilmen. Het heeft
ertoe geleid - om maar eens een voor
beeld te noemen - dat alle rekening-cou-
rantkaarten en dagafschriften tot en met
vorig jaar reeds keurig gerangschikt op
duizend filmpjes staan. Wat met andere
woorden normaal driehonderd meter ar
chiefruimte zou beslaan, ligt nu opgebor
gen in een onopvallend kastje. Datzelfde
geldt ook - en het is opnieuw maar een
klein voorbeeldje uit vele - voor de enorme
lawine kettingformulieren welke dagelijks
het computercentrum van onze organisatie
in Zeist verlaat. Werden de stapels for
mulieren tot voor kort langdurig bewaard
voor eventualiteiten, thans gaan ze na ver
filming direct de papiersnijmachine in.
Van de 75000 kilo archiefpapier die nor
maal gesproken jaarlijks opgeborgen
moesten worden, kan nu 80 procent weer
zeer snel geschikt worden gemaakt voor
hernieuwd gebruik. In deze tijd van drei
gende papierschaarste is het een prettige
bijkomstigheid waarvan in dit bestek best
ook even melding kan worden gemaakt.
Aan een ander „bijkomend" aspect van de
microfilmerij is hier opzettelijk geen aan
dacht geschonken. Het betreft hier de ui
terst belangrijke juridische kant van de
zaak. Volstaan we hier met te zeggen dat
voor alle archiefaangelegenheden bij de
Stafgroep Juridische Zaken wordt aange
klopt.
De uitspraken van de stafgroep ten aan
zien van bewaring op film of in originele
vorm worden steeds als bindend be
schouwd en als zodanig ook opgevolgd.
De juridische consequenties van vernieu
wingen in het archiefwezen zijn zo boeiend
dat we daar binnenkort in dit blad graag
eens apart uitvoerig aandacht aan schen
ken.
