microfilm verkleint
archiefproblemen
veertig keer
32
verlichting
voorbeelden
„Wij zouden op onze afdeling graag nog eens de rekening-courantkaart van een bepaalde
cliënt inzien. Kunnen jullie die kaart uit '49 even voor ons opsnorren?"
De lezer kan zich anno 1975 voorstellen wat zulk een toch niet ongebruikelijk verzoek
op menige archiefafdeling teweeg zou brengen. Een archivaris graait naar zijn leesbril,
rijst aansluitend op uit zijn bureaustoel en begint aan zijn saaie zoektocht langs meters
hoge rekken met duizenden dossiers.
Maar wat er ook staat, niet het gevraagde document. Dat is blijkens nadere informaties
jaren geleden al wegens chronisch ruimtegebrek naar elders afgevoerd.
Na veel vijven en zessen krijgt de bewuste afdeling ten lange leste die felbegeerde kaart
uit een stoffige doos ter beschikking. Ditmaal komt alles zowaar ook nog goed van pas
en zelfs keert het hele zaakje weer netjes terug. Maar de in zijn vak vergrijsde archivaris
maakt ook weieens anders mee.
Foto's rechts:
Toepassing van het microfilmen maakt het
zoals op deze foto mogelijk dat complete
archieven letterlijk binnen handbereik kun
nen blijven van de man of vrouw achter de
leestoestellen.
Een stapel klassieke archiefdozen met een
hoogte van een meter en boordevol docu
menten kan - eenmaal op microfilm gezet
met gemak worden opgeborgen in een
drietal filmcassettes.
Hierboven op ware grootte een strook
microfilm zoals die er in de gebruikers
praktijk uitziet. Een filmstrook met een
lengte van dertig meter vormt de inhoud
van iedere cassette. Er kunnen dus aardig
wat documenten een plaats op krijgen.
Met enige fantasie herkent iedereen dit
soort problemen welke met name de kop
opsteken bij bedrijven waar om welke re
denen dan ook enorme documentenbe
standen bewaard dienen te blijven. Terwijl
ze de buitenstaander beslist in minder dan
geen tijd tot algehele ontreddering zouden
brengen, heeft zelfs de vakman moeite ge
noeg om alle problemen het hoofd te bie
den. De enkele honderden mensen die al
leen al binnen onze Rabobankorganisatie
op een of andere wijze betrokken zijn bij
het „bewaarwezen" zouden er vanuit hun
dagelijkse werkpraktijk best ook eens een
boekje over kunnen open doen.
Maar er ligt althans voor de meest ge
plaagde medewerkers in deze categorie
een aanzienlijke verlichting in het ver
schiet. We doelen op het voornemen om
in de toekomst documenten en archiefbe
standen van de Centrale Bank versneld op
microfilm over te brengen. Een treffende
illustratie van wat een en ander behelst is
onlangs door de Projectgroep Archieven
Centrale Bank verzorgd in het hoofdkan
toor te Eindhoven. Voor belangstellenden
lag er een representatieve selectie uitge
stald van wat er binnen onze organisatie
zoal valt onder de verzamelnaam docu
ment. Dat betrof niet alleen voortreffelijk
leesbare brieven in originele vorm maar
ook afschriften en doorslagen van zeer be
denkelijke kwaliteit. Heel dit gevarieerde
pakketje was voor deze gelegenheid op
microfilm gezet (lees: twintig tot veertig
keer verkleind) en vervolgens konden de
kijklustigen deze minuscule filmstrookjes
bezichtigen via een batterij ,,aflees"-ap-
paraten van uiteenlopend fabrikaat. Ze
gaven op een matglasscherm de gefilmde
documenten weer op ware grootte te zien.
Bij een aantal van de toestellen bestond
tevens de mogelijkheid om met een druk-
op-de-knop een afdruk van het gefilmde
origineel op ware grootte te produceren.
De presentatie van het microfilmen omvatte
de volledige werkwijze, te beginnen bij het
op film vastleggen van de documenten tot
en met de raadpleging.
Binnen de Centrale Bank is men reeds ge
ruime tijd geleden gaan inzien dat de mi-
crofilmerij op heel wat terreinen van we
zenlijke betekenis kan zijn en dat de voor
delen ten opzichte van gebruikelijke op-
bergmethoden er bepaald niet om liegen.
Enkele voorbeeldjes slechts: op microfilm
gezet en netjes in een cellofaantje opge
borgen zou een tijdschrift als dit nauwelijks
iets voorstellen. Zelfs een 60 pagina's om
vattende aflevering brengt de microfilmer
met gemak onder binnen het formaat van
een simpele ansichtkaart. Een stapel docu
menten met een hoogte van 1 meter wordt
met behulp van 3 microfilmpjes compleet
weggefilmd en kan nadien dus in een mi
nuscuul doosje netjes weggezet worden.
Of om het anders en misschien nog aan
trekkelijker te vertellen: met wat passen
en meten konden er vroeger zo'n 120.000
documenten worden verzameld in een doos
van het formaat 1x1x1 meter. Het ge
heel vertegenwoordigde dan tevens een ge
wicht van circa achthonderd kilo. Welnu,
die onhandelbare verzameling kan men
dank zij het microfilmen kwijt op hooguit
veertig films.
Twee van de meest opmerkelijke voorde
len van het microfilmen zijn in het boven
staande direct al duidelijk geworden: de
geweldige ruimtebesparing en - daaruit
voortvloeiend - de verminderde transport
kosten. Maar er is meer. Ook de hanteer
baarheid gaat ineens met sprongen voor
uit. Het houdt enerzijds natuurlijk verband
met de aard van het microfilmen dat com
plete archieven nu letterlijk binnen hand-
