van de kredietaanvrage een B.G.-formulier
voorzover mogelijk wordt ingevuld. De kas
sier kan de vergadering dan snel van alle ter
zake belangrijke gegevens voorzien. Een bij
komstig voordeel van het invullen van een
B.G.-formulier bij de aanvrage is, dat men
geen belangrijke zaken vergeet en dus voor
komt, dat men later weer aan de cliënt gege
vens moet vragen.
3. ledereen zorgt op het vastgestelde uur
aanwezig te zijn.
4. De voorzitter zorgt er voor dat de verga
dering zich beperkt tot het afwerken van de
agenda. De meest voorkomende oorzaak van
langdurig vergaderen is gelegen in het feit dat,
al dan niet in verband met de agenda, een
aantal wetenswaardigheden worden uitgewis
seld. Dat de beheerders behoefte hebben aan
deze gesprekken is volkomen normaal. Het
kan zelfs gewenst en tot op zekere hoogte
genoeglijk zijn om onder het genot van een
sigaar het wel en wee van de gemeenschap
te bespreken. Maar laat de voorzitter er dan
voor zorgen dat dit genoegen tot na de ver
gadering wordt uitgesteld. Hij slaat dan twee
vliegen in een klap. Ten eerste voorkomt hij
een ellenlange verwaterde discussie bij iede
re voorschotaanvraag die besproken wordt.
Daarnaast schept hij tijdruimte om na de veel
kortere vergadering te praten of een glaasje
te drinken voor wie daarvoor de tijd heeft.
De manier waarop de voorzitter de vergade
ring leidt en in de hand houdt, is even be
langrijk als de medewerking die hij terzake
van alle aanwezigen krijgt.
5. In het algemeen is het beter om de maan
delijkse kascontrole niet tijdens de vergade
ring te houden. Degenen die het geld tellen
worden dikwijls afgeleid door de gesprekken
van de anderen. Het snel opnemen van de
kasvoorraad eist van de geroutineerde kas
sier volledige concentratie. Wie zal dan van
de bestuursleden verlangen dat zij - door de
anderen onwillekeurig afgeleid - snel en juist
de kasvoorraad vaststellen? Mogelijk is bij
voorbeeld dat twee bestuursleden bij toer
beurt een half uur voor de vergadering de
kasvoorraad opnemen, of dat men de kascon
trole na de kassluiting houdt. Het verplaatsen
van de kasopname tot direct voor of buiten
de vergadering zal zeker tijdwinst opleveren.
Wij zijn er van overtuigd dat bij iedere be
stuursvergadering personen zijn, voor wie het
in feite weinig uitmaakt of de vergadering om
elf uur of om een uur is afgelopen. Wat hen
betreft heeft het dus weinig zin op verkorting
aan te dringen. Het feit ook dat bij iedere ver
gadering druk bezette krachten aanwezig zijn,
die 's morgens weer bijtijds aan de slag moe
ten, gaf ons er aanleiding toe terwille van hen
een beroep op allen te doen om de vergade-
ringsduur waar mogelijk te beperken.
2263
