Ieder bestuur kan de door ons voorgestelde maatregelen dan zoo
goed mogelijk aanpassen aan plaatselijke omstandigheden.
Bij de bespreking van een en ander vragen wij ons af welke,
tot de administratie der bank behoorende, stukken ten aanzien
van de opberging bijzondere zftrg vereischen en welke maat
regelen moeten worden genomen voor de samenstelling van een
z.g. schaduwadministratie.
Administratieve stukken, wier opberging bijzondere zorg ver-
eischt, zijn
a. schuldbekentenissen, credietformulieren, hypotheekakten
met toebehooren, acten van borgstelling, enz.;
b. effecten en andere waardepapieren, eigendomsbewijzen van
vaste goederen, assurantiepolissen, enz,, alsmede kasgelden;
c. kas- en girobescheiden van het afgeloopen en het loopende
boekjaar, w.o. afrekeningen postgirodienst;
d. saldobiljetten grootboek III per een zoo recent mogelijken
datum
e. de in gebruik zijnde dagboeken (boerenleenbank, spaarbank,
giroboek) en grootboeken I, II en III
f. ledenregisters, contróleregisters spaar- en loopende-
rekeningboekjes en notulen
g. balans per 31 December 1943, alsmede de uittreksels.
Men houde voor regel, dat bovengenoemde stukken, boeken en
bescheiden na sluiting van de bank steeds in brandkast of kluis
worden opgeborgen en er alléén dienen te worden uitgehaald,
als zij voor het bedrijf noodig zijn.
Schrijf- en telmachines e.d. berge men na gebruik eveneens
zooveel mogelijk in brandkast of kluis.
Ten aanzien van het bewaren der effecten verwijzen wij naar
de desbetreffende bepalingen van het Waarborgfonds. Is aan de
gegeven voorschriften niet de hand gehouden, dan loopt men het
risico, dat de Commissie bij de vaststelling van de schadever
goeding daarmede rekening houdt.
Ondanks de bovengenoemde maatregelen kan het voorkomen,
dat de geheele administratie eener bank verloren gaat.
Met het oog hierop dient de mogelijkheid geschapen te worden
om de administratie der bank zooveel mogelijk weer op te bouwen.
De hiervoor benoodigde gegevens zullen ontleend kunnen worden
aan de reeds vermelde schaduwadministratie.
Deze dient bewaard te worden op een andere plaats dan die,
waar de bank gevestigd is. Voor het bepalen van deze plaats zal
nagegaan moeten worden wie van de leden van bestuur of raad
van toezicht voor deze bewaring in aanmerking komt. Mocht geen
dezer functionnarissen de administratie kunnen bewaren, dan zou
dit kunnen geschieden door de Centrale Bank. Hierbij dient men
evenwel te bedenken, dat het heen en weer zenden der schaduw
administratie voor het bijwerken hiervan de noodige bezwaren met
18
