Ieder bestuur kan de door ons voorgestelde maatregelen dan zoo goed mogelijk aanpassen aan plaatselijke omstandigheden. Bij de bespreking van een en ander vragen wij ons af welke, tot de administratie der bank behoorende, stukken ten aanzien van de opberging bijzondere zftrg vereischen en welke maat regelen moeten worden genomen voor de samenstelling van een z.g. schaduwadministratie. Administratieve stukken, wier opberging bijzondere zorg ver- eischt, zijn a. schuldbekentenissen, credietformulieren, hypotheekakten met toebehooren, acten van borgstelling, enz.; b. effecten en andere waardepapieren, eigendomsbewijzen van vaste goederen, assurantiepolissen, enz,, alsmede kasgelden; c. kas- en girobescheiden van het afgeloopen en het loopende boekjaar, w.o. afrekeningen postgirodienst; d. saldobiljetten grootboek III per een zoo recent mogelijken datum e. de in gebruik zijnde dagboeken (boerenleenbank, spaarbank, giroboek) en grootboeken I, II en III f. ledenregisters, contróleregisters spaar- en loopende- rekeningboekjes en notulen g. balans per 31 December 1943, alsmede de uittreksels. Men houde voor regel, dat bovengenoemde stukken, boeken en bescheiden na sluiting van de bank steeds in brandkast of kluis worden opgeborgen en er alléén dienen te worden uitgehaald, als zij voor het bedrijf noodig zijn. Schrijf- en telmachines e.d. berge men na gebruik eveneens zooveel mogelijk in brandkast of kluis. Ten aanzien van het bewaren der effecten verwijzen wij naar de desbetreffende bepalingen van het Waarborgfonds. Is aan de gegeven voorschriften niet de hand gehouden, dan loopt men het risico, dat de Commissie bij de vaststelling van de schadever goeding daarmede rekening houdt. Ondanks de bovengenoemde maatregelen kan het voorkomen, dat de geheele administratie eener bank verloren gaat. Met het oog hierop dient de mogelijkheid geschapen te worden om de administratie der bank zooveel mogelijk weer op te bouwen. De hiervoor benoodigde gegevens zullen ontleend kunnen worden aan de reeds vermelde schaduwadministratie. Deze dient bewaard te worden op een andere plaats dan die, waar de bank gevestigd is. Voor het bepalen van deze plaats zal nagegaan moeten worden wie van de leden van bestuur of raad van toezicht voor deze bewaring in aanmerking komt. Mocht geen dezer functionnarissen de administratie kunnen bewaren, dan zou dit kunnen geschieden door de Centrale Bank. Hierbij dient men evenwel te bedenken, dat het heen en weer zenden der schaduw administratie voor het bijwerken hiervan de noodige bezwaren met 18

Rabobank Bronnenarchief

blad 'Berichten' (CCRB) | 1944 | | pagina 6