Boerenleenbankpraktijk
Archief van de plaatselijke bank
De circulaire, die dezer dagen verschijnt
terzake van de bewaartermijn van boe
ken en bescheiden in het archief van de
plaatselijke boerenleenbanken, roept onwil
lekeurig de vraag op, wat de meest doelma
tige inrichting van het archief moet wor
den geacht.
De inrichting van het archief is in de eerste
plaats gebonden aan de daarvoor beschik
bare ruimte. Niet alle banken beschikken
nog over een archiefruimte, die aan de te
stellen eisen voldoet, doch bij de nieuw
bouw van banken wordt daarin als regel in
voldoende mate voorzien. Ook als evenwel
de archiefruimte niet ideaal mag worden
genoemd, zal toch bij voortduring ge
streefd moeten worden naar ordelijke op
berging van boeken en bescheiden. Dit
houdt in, dat snel en gemakkelijk stukken
kunnen worden nageslagen, terwijl de boe
ken en bescheiden, die voor vernietiging in
aanmerking komen zonder extra moeite uit
het archief kunnen worden verwijderd.
Een en ander maakt het noodzakelijk hij
de opberging van afgewerkte bescheiden
een vast systeem te volgen, waarbij
a. bij elkander behorende bescheiden inder
daad bij elkander en in de juiste volgorde
worden gehouden;
b. vermeden wordt, dat bescheiden van
verschillende boekjaren bijeen worden
opgeborgen;
c. bij de opberging per boekjaar een schei
ding wordt gemaakt tussen bescheiden,
die 30 jaren en bescheiden, die 10 jaren
moeten worden bewaard.
Bovenstaande richtlijnen behoeven niet in
te houden, dat alle boeken en bescheiden
betrekking hebbende op een bepaald boek
jaar in het archief hij elkander een plaats
vinden. liet verdient waarschijnlijk de
voorkeur om b.v. de kas en andere beschei
den boekjaar na boekjaar bij elkander in
het archief te plaatsen, mits per boekjaar
gescheiden. Zo zullen ook dagboeken, kas-
staten, grootboeken en rekeningkaarten,
etc. in tijdsvolgorde, respectievelijk num
mervolgorde bij elkander worden geplaatst
om het opzoeken van gegevens te verge
makkelijken. Andere bescheiden, zoals
saldo-biljetten van lopende rekeninghou
ders en van bewaargevers van effekten,
maandstaten, uittreksels enz. kunnen, in
dien de hoeveelheid op zich niet groot is,
per boekjaar bijeen in het archief worden
opgeborgen.
Stukken betrekking hebbende op afgelos
te respectievelijk beëindigde voorschotten
en kredieten worden opgeborgen per
boekjaar, waarin de afwikkeling heelt
plaats gehad, doch zo nodig gesplitst in
