7804
hef betreft de volgorde en hef tweemaal opnemen van de
zelfde rekeningen op het uittreksel geen moeilijkheden meer
voordoen.
2. Bij het opmaken van de maandelijkse tellingstaten, zo
als uiteengezet in ons vorig artikel kan men veel nut hebben
van de uittreksels van het lopende jaar, welke voor wat be
treft de beginsaldi reeds gereed kunnen zijn. Immers kan dan
iedere maand de tellingstaat naast de kolom beginsaldo van
het uittreksel worden gelegd om direct bij hef opmaken er
zeker van te zijn, dat geen rekening wordt overgeslagen.
De ervaring zal moeten leren of eerst de maandelijkse tel
lingstaten uit de grootboeken zullen worden opgemaakt of
dat men beter doet vooraf alle dagboekposten met de groot
boeken te collationneren. Onze ervaring is, dat het laatste de
voorkeur verdient. Dit vergelijken van de dagboekposten met
de posten in het grootboek dient wel steeds op dezelfde
wijze te geschieden, wil de controle ook efficiënt zijn. De
meest doelmatige wijze is om uit te gaan van het grootboek
aan de hand van hef meer genoemde uittreksel van het lopen
de jaar en dan rekening voor rekening de posten met het
dagboek te vergelijken. Zowel op de grootboekrekening als
ook in het dagboek wordt bij de overeenkomstige posten een
tekentje (V) geplaatst. Het opzoeken in het dagboek gaat
veel sneller dan het opzoeken in het grootboek, omdat men
in hef dagboek telkens bladen heeft van ongeveer 40 dag
boeknummers, terwijl bij omgekeerde werkwijze iedere keer
een blad moet worden opgezocht, waarop slechts één num
mer (het folionummer) voorkomt. Voorts vordert het door
lopen van de grootboeken na afloop van het collationneren
(teneinde de openstaande posten na te gaan) veel meer tijd,
dan het doorlopen van het dagboek. Wanneer het gehele
grootboek van een bepaalde maand is doorgelopen, wordt
nauwkeurig nagegaan of op de dagboekbladen van dezelfde
maand alle posten van een tekentje zijn voorzien. In geval
van afwijkingen, zowel bij het collationneren als ook bij het
nagaan der zogenaamde „openstaande" posten in het dag
boek moet zeer omzichtig te werk worden gegaan. De gehele
controle kan door slechts één onoplettendheid waardeloos
worden, hetgeen tot gevolg heeft, dat van voren af aan moet
worden begonnen.
