Voorspelde
BESPARINGEN
OP INKOOP
KOMEN UIT
KOPEN OP INTERNE EN
EXTERNE MARKT
WHAT'S NewS Nummer 2 Mei 1995
actueel )-
Ruim een jaar geleden begon de afdeling Procurement
haar werkzaamheden. Procurement koopt voor het
Centrale Bankbedrijf produkten en diensten in
Zowel op de externe als op de interne markt. Voor het eer
ste jaar werd een besparing op inkopen van f 18,5 miljoen
voorspeld. Nu, nog geen vijf maanden later, is hiervan al
f 14,5 miljoen gerealiseerd.'Tovenarij? Nee, eerder
een kwestie van rekenen, kritisch kijken en goede
afspraken maken', zegt Jaap van Caspel.
Het Centrale Bank Bedrijf en Operations Betalings
verkeer ondertekenden kortgeleden de eerste Service
Level Agreement over de diensten van Lorobankiers
aan relatiebeheer Financiële Instellingen.
'Bij de oprichting in januari 1994 heb ik
gezegd: Over twee jaar heffen we onszelf
als afdeling Procurement weer op,' zegt
hoofd Procurement Jaap van Caspel met
een klein lachje. 'Ik heb daar aan toege
voegd, dat we dan natuurlijk wel onze
doelstelling moeten hebben bereikt. En dit
betekent dat we de kosten die samenhan
gen met de inkoop van produkten en dien
sten voor het Centrale Bankbedrijf be
heersbaar moeten maken.'
Het CBB koopt bij Rabofacet ondersteu
ning op het gebied van automatisering.
Ook worden bij Rabofacet vierkante me
ters voor kantoorruimte gehuurd en wordt
er gebruik gemaakt van de reprodiensten.
Bij Betalingsverkeer klopt het CBB o.a.
aan voor het verzenden en ontvangen van
berichten, zoals betalingsopdrachten en re
keningafschriften. Een paar voorbeelden
van inkopen op de interne markt. Ook op
de externe markt vinden inkopen plaats.
Dan gaat het voornamelijk om specifieke,
alleen bij het CBB gebruikte software.
Voor de dealingroom bijvoorbeeld. Tot de
afdeling Procurement in het leven werd
geroepen bestelde iedereen wat hij nodig
had. De prijs kwam daarbij vaak op de
laatste plaats.
DOORBELASTINGSYSTEM ATIEK
ONDER DE LOEP
Procurement kijkt kritisch naar de inko
pen, de doorbelastingsystematiek, de ver
deelsleutels en de hoogte en opbouw van
de tarieven. 'Nieuw daarbij is, dat we in
terne en externe leveranciers over één kam
scheren', zegt manager Procurement Rolf
Michon. 'Zo is het in het verleden nooit
gespeeld. We belastten aan elkaar de kos
ten door, maar vroegen ons niet af of we
een goede prijs betaalden voor de kwaliteit
die we kregen. Het bedrijfseconomisch
handboek van de organisatie stelt de eis
dat interne inkopen moeten plaatsvinden
tegen marktconforme prijzen. Het CBB
wordt steeds zelfstandiger en het is niet
meer dan logisch dat we daarom voor
onze eigen inkopen scherp naar de kosten
kijken. Maar ook, dat we een goede
prijs/kwaliteitverhouding krijgen. Daar
ligt niet alleen een taak voor Procurement,
het is ook een verandering van cultuur die
een eigen leven moet gaan leiden. Zowel
voor het CBB als voor de leveranciers, die
hun interne processen moeten afstemmen
op de onze.'
INKOOP PER CONTRACT REGELEN
Van Caspel: 'Bij het totstandkomen van
inkopen heeft het lijnmanagement een
eigen verantwoordelijkheid ten aanzien
van de kosten en de kwaliteit. Procure
ment heeft daarbij een coördinerende
functie. We brengen de partijen bij elkaar
en geven de basis aan waarop kan worden
gewerkt. Die basis is het contract, of zoals
wij zeggen het Service Level Agreement
(SLA). Ten aanzien van inkopen beschrijft
het SLA het produkt of de dienst, de kwa
liteitseisen en uiteraard de prijs. Ook staat
hierin vermeld hoe eventuele geschillen
moeten worden geregeld. Eind vorig jaar
zijn we begonnen met besprekingen over
de doorbelasting van Betalingsverkeer. Die
was in het verleden uitermate ondoorzich
tig-'
BESPARINGEN DOOR KRITISCH
KIJKEN
'Het gaat niet alleen om het drukken van
kosten', zegt Van Caspel. 'Al doende blijkt
ook, dat er veel diensten en produkten uit
gewoonte worden afgenomen. Ze worden
in een aantal gevallen niet eens gebruikt.
Kritisch kijken levert daarom voor beide
partijen besparingen op. Op de externe
markt worden veel inkopen voor de hele
organisatie gedaan door de Dienst Con
cern Inkoop (DCI). Specifieke CBB-inko-
pen doen we zelf, maar altijd wel in
samenwerking met DCI. Wij laten weten
wat we doen en werken zoveel mogelijk
met hen samen. Niet alleen om markten
en produkten af te stemmen, maar ook om
samen te komen tot een optimaal con
tractmanagement en -beheer.'
OOK BUITENLANDSE KANTOREN
Van Caspeh'We proberen ook voordelen
bij de inkoop te behalen voor onze buiten
landse kantoren. Recent hebben we voor
Singapore software van het Amerikaanse
bedrijf Macrosoft gekocht. Dat werd al
gebruikt op onze kantoren in New York
en Londen. We hebben nu met de Ameri
kaanse leverancier een wereldwijd con
tract afgesloten en daardoor aanzienlijke
kortingen kunnen bedingen. Door onder
handelen, kritisch kijken en meer leveran
ciers erbij te betrekken hebben we inmid
dels op de externe markt een besparing
van f 1,6 miljoen gerealiseerd.'
