Met vriende
IV
PSD schrijftips
Controle op kwaliteit
nooit
Vermijd clichés als 'In ant
woord op uw schrijven', 'Naar
aanleiding van ons telefoonge
sprek'en 'Hopende u hiermede
van dienst te zijn'. Maak het di
recter, persoonlijker en daar
mee aantrekkelijker.
Schrijf zoveel mogelijk in de ik
vorm.
Maak een persoonlijke aanhef.
'Geachte mevrouw Jansen,'of,
als het niet anders kan, 'Ge
achte cliënte,'. Gebruik
'L.S.,'.
Gerrit-Jan Bezemer: 'PSD-schrijven is
een kwestie van mentaliteit en van
gezond vestand.'
Sluit altijd af met uw handte
kening en uw naam, eventueel
gevolgd door uw functie.
Maak de zinnen niet te lang.
Een gemiddelde van twintig
woorden is prima. Wissel lan
gere en kortere zinnen af.
Vervang formele woorden
door meer algemene. Liever
'als' in plaats van 'indien'en
'misschien' in plaats van
'wellicht'.
Veronderstel niet teveel be
kend. Geef uitleg waar dat
nodig is en verklaar afkortin
gen en vaktermen als u ze de
eerste keer gebruikt.
Bedenk eerst eens hoe u de
boodschap mondeling zou
overbrengen. Begin dan pas te
schrijven.
Laat uw brieven eens aan col
lega's lezen en vraag wat zij er
van vinden.
Van oerschreeuw tot kabel TV, van rooksignaal tot Internet. De mens is vanaf
zijn ontstaan bezig de communicatie met soortgenoten op een steeds hoger
plan te tillen. Het geschreven woord, ooit gekrast in kleitabletten, komt nu in
een prachtig lettertype moeiteloos uit de laserprinter.Technisch is het alle
maal prima in orde. Nu nog wat extra aandacht voor de inhoud. Want naast de
noodzakelijke mededelingen kan er in een brief méér gecommuniceerd wor
den. Dat de Rabobank oog heeft voor de persoonlijke situatie van de klant,
bijvoorbeeld. En dat de bank een deskundige partij is die graag met de klant
wil samenwerken. Kortom, de PSD-houding, die in het persoonlijke contact
met collega's en klanten al vanzelfsprekend is, kan ook in de correspondentie
een rol spelen.
Vooral omdat het bezoek aan de bank
afneemt, wordt het contact met de klant
meer en meer schriftelijk in stand gehou
den. Het is daarom zaak ook in die vorm
van communicatie de begrippen Persoon
lijk, Samenwerken en Deskundig in het
oog te houden. Geen gemakkelijke taak.
Want schrijven is voor veel mensen een
moeizame bezigheid. Jolanda de Hamer,
secretaresse van de afdeling Relatiebeheer
Bedrijven bij de Rabobank in Goes, kan
dit beamen. 'Voordat de PC zijn intrede
deed kreeg ik alle brieven in concept aan
geleverd. Ik typte ze uit en corrigeerde me
teen de spel- en taalfouten. Bovendien
schaafde ik de zinnen die niet lekker lie
pen, maar wel correct waren, een beetje
bij. Daardoor heb ik een goed beeld gekre
gen van de schrijfvaardigheid van de ver
schillende collega's. De één heeft er meer
gevoel voor dan de ander.'
De situatie veranderde toen de PC werd
geïntroduceerd. Het was veel efficiënter
dat iedereen daarop zijn eigen correspon
dentie verzorgde. De Hamer: 'De directie
secretaresse en ik kregen vanaf dat mo
ment niet alles meer onder ogen. Maar we
wisten natuurlijk dat de kwaliteit niet al
tijd even hoog was. Ook al gebruik je de
spellingcontrole, sommige fouten glippen
er toch door. Ik heb daarom een nota ge
schreven en daarin voorgesteld om alle
correspondentie te laten lezen door
iemand met goed taalgevoel. Sinds kort is
het als volgt geregeld: ik controleer alle
brieven van het Bedrijvenadviescentrum en
de directiesecretaresse doet de rest. We
krijgen uitdraaien van de brieven op onze
bureaus en corrigeren die met de pen. De
gene die de brief geschreven heeft, past
hem zelf aan. Het is dus aan hem of aan
haar of ons advies ook daadwerkelijk
wordt opgevolgd.' Op dit moment worden
de brieven niet op PSD gescreend. Het ligt
wel in de bedoeling dit op korte termijn te
gaan doen. 'Nu we met de nieuwe huisstijl
te maken hebben, willen we binnenkort
afspreken waar we precies op gaan letten.
Let er eens op hoe u zelf schrif
telijk benaderd wordt door in
stanties. Wat irriteert u in aan u
gerichte brieven, wat vindt u
prettig. Daar valt veel uit te
leren.
