Nieuwe informatiestructuur verhoogt
toegankelijkheid en kwaliteit
Nieuwe interne
media: Dagelijkse
kranten elektro
nische databank
5
Het kan veel beter
Elke medewerker toegang
Noodzakelijke verandering
Nieuwe media getest bij gebruikers
Plaatselijke banken krijgen dagelijks een stortvloed van informatie toege
stuurd. Informatie die onder meer van belang is voor de dagelijkse bankprak-
tijk. Naast allerlei circulaires, interne bladen, produktdocumentatie en Mira
zijn er Sprinterberichten, Bank in Beeld en tal van andere uitgaven. De samen
hang tussen de verschillende communicatiemiddelen is soms ver te zoeken.
En de grote hoeveelheid maakt het moeilijk om goed op de hoogte te blijven
van de ontwikkelingen. Dit najaar wordt een begin gemaakt met een nieuwe
informatiestructuur. De toegankelijkheid, bruikbaarheid en overzichtelijkheid
van de informatie wordt flink verbeterd. Volgend jaar volgen meer aan
passingen. Elektronica zal steeds belangrijker worden.
Het belang van goede informatie is groot.
Zeker voor medewerkers in een klantge
richte organisatie als de Rabobank. Als in
formatie niet tijdig, overzichtelijk en duide
lijk is, kun je niet echt klantgericht werken.
In Visie '98, de kwaliteitsacties binnen het
Centrale Bankbedrijf en de coöperatiediscus
sie is steeds gekozen voor kwaliteit in de
dienstverlening en optimale klantgerichtheid.
Ook de nieuwe positionering en de nieuwe
huisstijl sluiten hier op aan. Daarom is het
logisch dat ook aan de interne communicatie
hoge kwaliteitseisen worden gesteld.
Te veel, te versnipperd, niet op tijd. Dat
zijn de meest voorkomende bezwaren bij
plaatselijke banken. Willem Lageweg van
het directoraat Communicatie, kan zich in
die kritiek goed vinden. 'Als je ziet wat de
mensen allemaal te verwerken krijgen, dan
verbaast het me niet dat lang niet alles goed
wordt gelezen. Dat is niet te doen naast je
normale werk. Vandaar dat we alle com
municatie naar plaatselijke banken op
nieuw hebben bekeken en op zijn waarde
hebben beoordeeld. Hieruit werd duidelijk
dat op afzienbare termijn heel veel informa
tie kan worden ondergebracht in twee
media: een dagelijkse krant en een elektro
nische databank. Daarnaast blijven Bank in
Beeld en Raboband in een gewijzigde opzet
voortbestaan en zullen Bestuurder Bank,
Bank in Beeld voor Bestuurders en Sprinter
vooralsnog niet veranderen. Het aantal cir
culaires wordt flink teruggebracht.'
De kern van de nieuwe informatiestruc
tuur wordt gevormd door de elektronische
informatiebank en een dagkrant die elke
ochtend met de interne post wordt bezorgd.
Hierin vindt iedere individuele medewerker
van de Rabobankorganisatie alle informatie
die nodig is om klantgericht en succesvol te
werken. Informatie die nu nog verspreid is
over Baliescoop, Raboband, Klant Bank,
andere bladen en veel circulaires, wordt nu
'gedoseerd toegediend' in de dagkrant.
Makkelijk leesbaar, met korte artikelen en
duidelijke koppen. Zodat het weinig tijd
kost om op de hoogte te blijven van al het
Rabobanknieuws. Zaken die bewaard moe
ten blijven, zoals produktdocumentatie, in
formatie over acties en nieuwe formulieren,
worden opgeslagen in de elektronische in
formatiebank. Deze informatiebank bestaat
uit twee delen. Een centraal gedeelte, dat
het huidige Mira vervangt, en een deel op
cd-rom. De informatie op cd-rom wordt
steeds geactualiseerd. De banken krijgen
voorlopig elke maand een nieuw schijfje
toegestuurd. Later zal dat elke week zijn.
Vooral de elektronische informatie
voorziening zal enorme besparingen met
zich meebrengen. Ten eerste omdat men
sen minder tijd kwijt zijn met het zoeken
naar informatie en het kopiëren en ver
spreiden ervan ten behoeve van colle
ga's. En natuurlijk omdat de produktie-
kosten omlaag gaan.
De opzet en de zoekstructuur van de in
formatiebank is onderzocht in het Bruik
baarheidslaboratorium van Rabofacet in
Zeist. De uitslag daarvan is zowel positief
als negatief. Aan de ene kant waren de ge
bruikers erg enthousiast over elektronische
informatievoorziening. Aan de andere kant
vonden ze dat de uiteindelijke vorm nog
wel voor verbetering vatbaar was. Daar
wordt op dit moment hard aan gewerkt.
Ook de dagkrant is getest. Onder de voor
lopige naam 'DagKoers' ontvingen zeven
honderd medewerkers van zeven plaatse
lijke banken drie weken lang de krant.
Katja Madrigal, projectleider voor de
opzet van de nieuwe mediastructuur is te
vreden met de uitkomsten. 'Na afloop van
de testperiode bleek 85 procent van de on
dervraagden het prettig gevonden te heb
ben om dagelijks een portie informatie
voorgeschoteld te krijgen. De meeste lezers
hebben DagKoers als een duidelijke verbe
tering ten opzichte van de huidige situatie
ervaren. Als positieve aspecten werden
onder meer de overzichtelijkheid, de lees
baarheid, de dosering van de informatie,
het brede aandachtsgebied en de actualiteit
genoemd. Ook het feit dat iedereen tegelij
kertijd over dezelfde informatie kon be
schikken, werd positief beoordeeld.'
Geleidelijke invoering
Het spreekt vanzelf dat niet van de ene
dag op de andere op de nieuwe structuur
wordt overgestapt.
Eerst moeten alle banken over een
Laura-netwerk beschikken én de werkplek
ken daarop aangesloten hebben. Pas dan
heeft iedere werknemer vanaf zijn eigen
werkplek toegang tot alle informatie. Op dit
moment zijn er ongeveer 10.000 Laura-pc's
in gebruik. Dit aantal groeit gestaag. Ver
wacht wordt dat alle banken medio 1996
Laura in huis hebben. Vanaf dat moment
kan de nieuwe informatiestructuur volledig
operationeel zijn. 'De lokale banken die
tegen die tijd nog niet beschikken over een
Laura-netwerk, kunnen evengoed gebruik
maken van de elektronische informatie
bank', legt Lageweg uit. 'Vooruitlopend op
het netwerk kunnen ze alvast één of meer
dere stand-alone Laura-pc's met cd-rom
drive aanschaffen. Deze pc's kunnen dan
later in het netwerk worden ingepast. Om
de periode waarin de nieuwe en de oude
structuur naast elkaar lopen zo kort moge
lijk te houden, wil ik de banken dit zeker
aanraden.' Het is de bedoeling om stapsge
wijs naar de nieuwe situatie toe te werken.
Binnenkort zullen de bladen Klant
Bank, Bank en Bedrijfsvoering en Balie-
scoop worden samengevoegd tot één week
blad. Dat zal dan stap voor stap uitgroeien
tot de nieuwe dagkrant. De overige media
worden gaandeweg opgenomen in de
nieuwe structuur.
