Achtergrond 7
Inkoopportfolio
Beperkt aantal leveranciers
Signalen oppikken
Milieu belangrijk
Meedenkende leveranciers
Duurzaamheid
°Ptiforrna.
Moduliprint drukt de rollen papier waarop de rekeningafschriften worden geprint.
kwesties moet je niet op inkoopniveau be
leggen, dat ligt bij de Hoofddirectie. Wij
zijn niet de zedenmeester van de organisa
tie. Je hebt nooit een absolute garantie.'
'Eén van de laatste inzichten van inkoop
is de inkoopportfolio. Je verdeelt je produk-
ten naar vier kwadranten', legt Geerlings
uit. 'Daarin zitten de produkten die voor
jou als organisatie een bepaalde betekenis
hebben. Routineprodukten zijn zaken die
iedereen op de markt verkoopt. Paperclips
bijvoorbeeld. Dan kun je dus wat losser zijn
met je relatie. Je moet zien dat je de beste
prijs krijgt en bij de volgende aankoop ga je
weer eens kijken. Dan heb je de rende
mentsartikelen. Daarvan zijn grote hoeveel
heden nodig, bijvoorbeeld enveloppen. Ar
tikelen die, als je iets aan de prijs per stuk
kunt doen, door de massaliteit meteen
goede financiële effecten hebben. Dat bete
kent niet dat je willekeurige leveranciers
hebt, maar wel een aantal leveranciers waar
je zaken mee wilt doen en waar je op het
moment dat je de spullen nodig hebt een
keus uit maakt. Het derde segment zijn de
knelpuntprodukten. Een lastig segment,
want als je ze niet hebt, zoals een gea-lint,
dan heb je een probleem. Het zijn op zich
geen ingewikkelde produkten, maar ze
moeten er altijd zijn. Tot slot de strategi
sche produkten. Dat zijn zaken waarin je
nauw met een leverancier verbonden bent,
waar je gemeenschappelijke belangen hebt,
bijvoorbeeld pasjes en cards.'
'We streven er dus naar om een beperkt
aantal leveranciers te hebben. Want con
tacten onderhouden en opname in ons ge
automatiseerde systeem kosten ook geld.
Naarmate je meer zaken met elkaar kunt
bundelen, is het ook voor de leveranciers
interessanter en ga je meer voor elkaar
betekenen. Wij werken aan het intensive
ren van de relatie. We kunnen bedrijven
van dienst zijn met scherpe betalingsrege
lingen, bijvoorbeeld een incassoregeling.
Als je elkaar vertrouwt, kan dat. Je hoeft
niet meteen met sancties te dreigen als er
iets misgaat, want je hebt een partnership.
We streven ook naar langdurige relaties en
gaat er toch iets mis, dan blijven we zo
lang mogelijk achter het bedrijf staan. We
zijn selectief met het kiezen van onze
relaties, we investeren erin. Dat betekent
niet dat wij zwaaien met de macht, maar
dat je samen zoekt naar oplossingen.'
'Wij zijn hier maar een kleine club, die
ook niet alle wijsheid in pacht heeft', erkent
Geerlings. 'We krijgen graag signalen uit de
organisatie. Er was een keer een leverancier
waar het mis mee ging. Dat hoorden we
van de plaatselijke bank. We kregen op tijd
een seintje en konden dus maatregelen
nemen. Natuurlijk doe je onderzoek naar
bedrijven, maar soms gaat het een keer ver
keerd... In het verleden kochten we een be
paald merk diskettes. Daar kwam vanuit de
organisatie weerstand tegen, omdat het be
drijf beticht werd van het vervuilen van de
Rijn. Toen zijn we ermee gestopt. En na
tuurlijk zullen we altijd vermijden contrac
ten te sluiten met bedrijven die zich in het
schemergebied bevinden. Maar je weet niet
altijd alles en bovendien kunnen in de loop
van de tijd dingen veranderen. Je probeert
daar zo zorgvuldig mogelijk mee om te
gaan. Wij wensen van een leverancier be
paalde maatregelen en informatie, omdat
wij de gedachte zijn toegedaan dat het
milieu een belangrijk aspect is. Dat staat
ook in onze inkoopvoorwaarden. Als we
nieuwe passen inkopen, zorgen we dat de
oude worden gerecycled.'
'We proberen zo weinig mogelijk
milieubelastend bezig te zijn', stelt Geer
lings vast. 'Dan houdt onze afweging op.
We spannen ons tot het uiterste in om de
meest pragmatische oplossing te vinden.
Wil je verder gaan, dan moet de bedrijfs
ethiek daar het hoofd over breken. Wat
heb ik er als onderneming voor over? Die
directieven moeten wij ook krijgen. Je kunt
niet van ons verwachten dat wij bijvoor
beeld schrijfbloks kopen, die zes gulden
duurder zijn omdat er alle garanties zijn
dat het schoon papier is. Overigens zijn
onze huidige papiersoorten zo milieuvrien
delijk en chloorvrij mogelijk gemaakt.'
'Je kunt nog verder gaan, maar dan
krijg je andere afwegingen. Willen we
grauw papier of niet? Die beslissing nemen
wij niet. Natuurlijk zitten we op de voor
ste rij, waar het nieuwe dingen betreft en
kunnen we dat signaleren en voorleggen
aan de organisatie. Goede leveranciers
spannen zich in om de opvattingen, zoals
de organisatie die heeft, te huldigen en om
daar antwoorden op te geven. Als er een
leverancier is, die weet dat wij belangstel
ling hebben voor zaken die het milieu min
der belasten en hij heeft daar iets in, dan
haast hij zich natuurlijk om dat hier te
komen vertellen. We lopen niet bepaald
achter als organisatie dacht ik zo: Het her-
inkten van linten, het recyclen van car-
tridges, dat deden we al jaren geleden.
Eerlijk gezegd ook uit eigen belang. Her-
inkten was goedkoper dan een nieuw
lint...'
'Voor wat hoort wat', zeiden de oude
Romeinen al. 'Als je een goede en langdu
rige relatie hebt met een bedrijf, kun je er
in noodsituaties op bouwen', weet Geer
lings. 'Als ze weten dat je om het minste
of geringste naar een ander gaat, is er
geen animo om de Rabobank een keer uit
de brand te helpen als er snel iets moet ge
beuren. We maken goede basisafspraken
en weten wat we in het algemeen aan el
kaar hebben. Maar hoe je het ook wendt
of keert, de prijs blijft belangrijk. Een
halve cent prijsverschil per envelop is inte
ressant en komt de organisatie ten goede.
We zijn een triple A bank en dat willen
we blijven. Dat betekent, dat we naar de
kosten moeten blijven kijken. Het bete
kent niet, dat je een bedrijf het vel over de
oren moet halen, want dat doe je maar
één keer. Dus we streven naar duurzaam
heid in de relatie. Het kan gebeuren dat je
een beslissing moet nemen, die voor een
bedrijf een behoorlijke tegenvaller bete
kent. Als je dan vanuit je eigen overtui
ging en vanuit je integriteit die beslissing
kunt nemen en die kunt verantwoorden
aan jezelf en je baas, dan is dat veel mak
kelijker. Ook dat hoort bij het vak van
inkoper.'
3
"O
