Projectmatig werken voor
het beste resultaat
3 Editie Rabobank Nederland
RABOBAND NUMMER 13/11 JULI 1994
Steeds vaker wordt binnen Rabobank Nederland 'projectmatig'
gewerkt. Medewerkers krijgen voor de duur van een doorgaans
omvangrijke operatie andere taken en tijdelijk meestal ook andere
collega's. Samen moeten ze de klus klaren. Omdat projectmatig werken
andere en vaak zwaardere eisen aan de medewerkers stelt, doen
afdelingen van Rabobank Nederland al sinds jaren voor training en
begeleiding een beroep op Kern Konsult, een bedrijf dat zich bezighoudt
met organisatie-ontwikkeling.
Projectmatig werken is geen modegril.
Binnen Rabobank Nederland is dit fenomeen
al zo'n veertien jaar bekend. De belangstelling
ervoor ontstond op de afdeling Opleidingen.
Er werd advies gevraagd aan Willem Renes
van de Associatie van Organisatie Ontwikke
ling en er werd besloten tot een try-out. Daar
voor werden medewerkers van diverse disci
plines uitgenodigd: van Opleidingen, van het
facilitair bedrijf en ook van de toenmalige PR-
afdeling. Public Relations ging zich project
matig bezighouden met de opening van het
gebouw aan de Croeselaan. Vanaf die tijd be
staat er een regelmatig contact met Willem
Renes en de zijnen, die sinds ongeveer tien
jaar werken onder de naam Kern Konsult.
Kern Konsult heeft zojuist haar begeleidende
en adviserende werkzaamheden met betrek
king tot het project Huisstijl' - voorlopig -
goeddeels beëindigd. Eerder waren zij betrok
ken bij het ontwikkelen van projectmatig wer
ken bij de produktgroep Betaaldiensten en bij
Rabofacet.
Zo oud als de piramides
Aan Renes de vraag 'Wat is projectmatig wer
ken?'. 'Het is een vorm van werken volgens een
van tevoren gemaakt plan', is zijn uitleg. 'Voor
er wordt begonnen met de uitvoering, wordt
eerst vastgesteld welk resultaat het werk moet
opleveren en binnen hoeveel tijd dat resultaat
tastbaar moet zijn. Dan wordt een plan ge
maakt waarbinnen de werkzaamheden worden
verdeeld in fasen, er worden deeldoelen gede-
Felice van Uden (l): 'Projectmatig werken
doet een sterk beroep op je sociale vaar
digheden.'
finieerd en beslismomenten ingebouwd. Kort
om, er wordt bij de start van een project zoveel
mogelijk vooruitgedacht. Er wordt ook een sterk
beroep gedaan op ieders voorstellingsvermogen.
Want het moet duidelijk worden wat je wilt,
wanneer je dat wilt hebben en wat je daarvoor
moet doen.' De combinatie van vooruitdenken
en toewerken naar een van tevoren vastgesteld
resultaat, via deeldoelen en beslismomenten, is
dus een belangrijk verschil met traditionele
werkmethodes. Renes: 'Projectmatig werken
zou, zo wordt wel eens beweerd, zo oud zijn als
de Egyptische cultuur. Om piramides te kunnen
bouwen, moest er eerst een plan worden ge
maakt. Uit gevonden bouwtekeningen blijkt, dat
dat er ook werkelijk was.'
Platte organisatie
'Voor het omgaan met projecten binnen een
organisatie is beleid en visie nodig', aldus Re
nes. 'Gaat een organisatie de richting uit van
projectmatig werken, dan ontstaat er een an
dere cultuur die dwars door de hiërarchie heen
gaat. Een project heeft altijd een tijdelijk ka
rakter en een platte organisatie. De onderlinge
verhoudingen zijn bijzonder belangrijk. Een
systematische aanpak is de ruggegraat van pro
jectmatig werken, maar de 'menskant' moet
zeker niet worden onderschat. Dat is heel lang
wel het geval geweest. En nog steeds wordt niet
overal gezien, dat werken met een gemotiveerd
team, dat zich volledig inzet het beste resultaat
oplevert.'
Projectmatig automatiseren
Felice van Uden, in het 'dagelijks leven' hoofd
Informatisering en Automatisering van het di
rectoraat Communicatie, heeft bij Rabobank
Nederland een brede ervaring met het werken
in projecten. Momenteel is ze projectleider van
zowel het Adsoftproject als van het project
Kaartverkoop Vermeer. 'Bij het Adsoftproject
gaat het om het automatiseren van de financiële
administratie van het Directoraat Communi
catie', licht Van Uden toe. 'Het Adsoft-pakket
dat daarvoor wordt gebruikt, moet begin 1995
geïmplementeerd zijn. Onze projectgroep be
staat uit mensen die voor de duur van de werk
zaamheden geheel of gedeeltelijk zijn vrijge
maakt van hun gewone werk. Ikzelf werk er
vier dagen per week aan. In een andere pro
jectgroep houd ik me bezig met de voorberei
ding van een geautomatiseerd systeem ten be
hoeve van de kaartverkoop voor de Vermeer
tentoonstelling en de planning van de bezoe
ken. Die tentoonstelling wordt volgend jaar in
het Mauritshuis georganiseerd en Rabobank
Nederland is sponsor.'
Spannend en minder hiërarchie
'Werken binnen een project is een uitdaging',
zegt Van Uden. 'Het terrein dat je als mede
werker betreedt, is breder en anders dan je ge
wend bent. Je kunt andere vaardigheden inzet
ten. Omdat er binnen een bepaalde tijd een
nauwomschreven resultaat moet worden ge
haald, is het werk ook meestal spannender dan
je gewone, dagelijkse werkzaamheden. De be
kende hiërarchische lijnen ontbreken. De op
drachtgever van het project kan bijvoorbeeld
een andere zijn dan je gewone 'baas' en binnen
het project heeft een projectleider niets aan
hiërarchie. Projectmatig werken doet een sterk
beroep op je sociale vaardigheden. Het gaat er
om wie je bent en waar je voor staat. Daardoor
ontstaat een bepaalde houding die ook conse
quenties heeft voor de verhouding met je pro
jectcollega's. Je kunt bijvoorbeeld iets, waar
mee je het niet eens bent, niet laten zitten. Daar
heb ik wel eens kromme tenen van gehad. Maar
daar moet je doorheen. Je moet de confronta
tie aangaan, het uitpraten en oplossingen vin
den, want het gaat om het resultaat van het
project. Daar sta je samen voor.' -<
Willem Renes van Kern Konsult: 'Een
project heeft altijd een tijdelijk karakter.