Concern Inkoop verdient goudgeld
met onderhandelen
Overal anders
11 Achtergrond
RABOBAND NUMMER 23/29 NOVEMBER 1993
Gedwongen door concurrentie en onder druk staande rentemarges wordt overal in de
Rabobankorganisatie slag geleverd om de kosten te beheersen. Ook de Dienst Concern
Inkoop doet daaraan volop mee. Door bijvoorbeeld de vraag vanuit de Rabobank
organisatie te bundelen, is het mogelijk via zogenaamde mantelcontracten op de
voordeligste manier in te kopen. Het toverwoord daarbij is onderhandelen! Daardoor kan
Concern Inkoop voor haar klanten goudgeld verdienen. En dat is in het verleden wel eens
anders geweest.
Het Centraal Magazijn in Best: hoge
leversnelheid en leverbetrouwbaarheid.
'Nee', zegt Harry Baken, hoofd Concern
Inkoop, 'onderhandelen paste niet in de
bankwereld, dat was niet sjiek. Daardoor
hebben we regelmatig teveel betaald. Een be
langrijke manier om coöperatief te kunnen
blijven financieren en de triple-A status te
houden is kosten beheersen en voldoende
winst maken. Wie het beste de kosten in de
hand houdt, heeft een voorsprong.' Baken, al
27 jaar bij de Rabobankorganisatie, is sinds
1 juli hoofd Concern Inkoop. Daarvoor trad
hij op als onderhandelaar voor grote contac
ten in het kader van de door hem nieuw op
gezette unit Purchasing and Contracting. Als
rasechte econoom heeft Baken aanvankelijk
instrumenten voor kostenonderzoek ontwik
keld om inzicht in en de beheersing van de
kosten mogelijk te maken. Natuurlijk moest
de theorie ook in praktijk worden gebracht.
Een prachtig voorbeeld is het postcontract
met de PTT in 1978. Baken: 'We spreken dan
ook over de verwerking van meer dan 200
miljoen enveloppen per jaar. Ik vond dat het
tarief best naar beneden kon worden ge
bracht.' Er moest stevig worden onderhan
deld en dat heeft de Rabobank uiteindelijk
geen windeieren gelegd!
Samenvoeging
Concern Inkoop is losgekoppeld van Materi
aal en Post en rapporteert rechtstreeks aan de
Hoofddirectie. Het is een samenvoeging van
Purchasing and Contracting en Commercië
le Zaken. De nieuwe eenheid heeft vier in-
koopgroepen: Grafische Produkten, Kan
toorinrichting, Dienstverlening en Investe
ringen en Projecten. Tot de Dienst Concern
Inkoop behoren ook Beleidsvoorbereiding en
Klantenservice. De taak van Concern Inkoop
is het hele inkoopproces begeleiden, hetgeen
kan variëren van advies geven tot en met het
opslaan en uitleveren. Baken: 'Mijn opvatting
is dat wij in de toekomst steeds meer gaan
adviseren en dienstverlenend bezig zijn voor
de plaatselijke banken, afdelingen van Rabo-
Baken (l) en Bom van de Dienst Concern
Inkoop, voor het immense gebouw in Best.
bank Nederland en gelieerde instellingen en
minder met de handling van produkten.'
Potloden opslaan?
In de oude situatie werd volgens de bestel-
functie gewerkt waarbij veel produkten in het
magazijn werden opgeslagen. Op afroep zorg
de Materiaal en Post er dan voor dat een pak
ketje bij een plaatselijke bank kwam. 'Maar',
zegt Baken, 'potloden opslaan? Die kun je
wellicht beter rechtstreeks laten leveren. En
als een bank goedkoper dan via een mantel
contract om de hoek terecht kan, moet zij dat
doen. Zelfs in het kader van mantelcontrac
ten kunnen ook plaatselijke leveranciers wor
den ingeschakeld.' Om wat voor bedragen het
bij opslag kan gaan, legt Dré Born, plaatsver
vangend hoofd Concern Inkoop, uit. 'De
voorraadwaarde bedraagt nu zo'n f 17 mil
joen en dat was een jaar geleden nog rond de
f 24 miljoen. Ieder miljoen minder voorraad
betekent f 200.000,- minder kosten.' Born
wijst ook op de hoge leversnelheid en lever
betrouwbaarheid. 'We hebben een hoge le
verbetrouwbaarheid van voorraadartikelen
en de levertijd is gemiddeld drie dagen. We
krijgen dan ook praktisch geen klachten.' Te
vreden voegt hij eraan toe: Tedere leverancier
wil graag zaken doen met de Rabobank.'
De kunst van goed onderhandelen
Eén van de taken van Concern Inkoop is het
De Rabobank kent vele gezichten. In Raboband telkens aan
dacht voor een andere afdeling, plaatselijke bank, dienst of
eenheid. Deze keer: Dienst Concern Inkoop.
Eén van de vier inkoopgroepen:
de itikoopgroep Kantoorinrichting.
afsluiten van mantelcontracten. Baken: 'Daar
zijn we dagelijks mee bezig en er zitten nog
veel mogelijkheden in.' Dankzij de aanwezi
ge expertise en de grootte van de Rabobank
organisatie zijn voor de klanten gunstige con
dities te bedingen. Die contracten hebben be
trekking op diverse soorten produkten zoals
PTT-tarieven, computers, treinkaartjes, pa
pierinkoop, geldautomaten, aanbestedingen
aan gebouwen en wat al niet meer. 'Het gaat
bij die contracten niet alleen om prijzen, maar
ook om leveringscondities', merkt Baken op.
'En', voegt hij eraan toe, 'we doen alleen za
ken met betrouwbare leveranciers.' De kunst
van goed kunnen onderhandelen is een be
langrijke factor bij het verkrijgen van gunsti
ge contracten. Om goed beslagen ten ijs te
komen, wordt een onderhandelingsteam sa
mengesteld waarin behalve Concern Inkoop
ook de opdrachtgever en een jurist zitting
hebben.
Onderhandelingsteam
De vorming van een onderhandelingsteam
voorkomt ook dat, zoals in het verleden, ver
schillende mensen met hetzelfde bezig zijn.
Zowel opdrachtgever als leverancier wisten
vaak niet bij wie ze nou moesten zijn. Baken:
'Ook een onderhandelingsteam mag niet uit
teveel personen bestaan. Wij werken liever
volgens het kiss-principe, 'keep it super sim-
ple'. Als team moet je een aantal keren bij el
kaar komen om de zaak voor te koken. Het
onderhandelingsproces kan soms lang duren
en je moet vooral geen haast hebben. Het
voordeel van zo'n team is ook, dat je elkaar op
ideeën kunt brengen. Ondanks vaak harde
onderhandelingen hebben wij toch goede
verhoudingen met de leveranciers.' Voor
Baken is onderhandelen een spel waarbij het
niet alleen om grote bedragen hoeft te gaan.
'Je kunt onderhandelen ook moeilijk leren.
Het moet je een beetje aangeboren zijn', vindt
Baken. Ook privé kan hij het vaak niet laten
af te dingen.
t tm
