D
Centraal
couverteren:
piekdagen
met 1.000.000
rekening
afschriften
Rabo
band
De afdeling Machinale Post in
Best verzendt zo'n drie miljoen
rekeningafschriften per week.
Dat zijn de afschriften voor parti
culiere cliënten van de rekenin
gen-courant, spaarrekeningen
en de Rabohypotheekbank van
608 plaatselijke Rabobanken.
Vroeger pakten deze banken de
rekeningafschriften zelf in, nu
gebeurt dat door middel van het
centraal couverteren in Best.
Nummer 20/19 oktober 1992
rie jaar geleden was Veldhoven
de eerste proefbank voor het
centraal inpakken en verzenden
van rekeningafschriften.' Hoofd Passen en
Mailingprodukties Arno van Hout: 'We ver
werkten toen 2.000 afschriften per dag.
Midden 1990 zijn we voor tien proefbanken
gestart met centraal couverteren. Er wer
den machines gekocht en er moest van al
les worden aangepast. Bijvoorbeeld de en
veloppen en de stuurtekens op de afschrif
ten. Dat zijn de kleine zwarte streepjes, die
op de rand nog net te zien zijn. Het zijn aan
wijzingen voor de machine. Die weet dan on
der meer hoeveel afschriften hij moet pak
ken. Een enkele of horen er vervolgbladen
bij? CDI, die de afschriften aanlevert,
moest overgaan van het printen op ketting
formulieren naar rollen.'
Start Eind 1990 werd gestart met de
invoering. In het voorjaar werden al voor
honderd banken dagelijks zo'n 125.000 af
schriften ingepakt en verzonden. 'Het klinkt
duur, centraal couverteren', vindt Van Hout.
'Maar er wordt niets meer mee bedoeld dan
het verpakken in een envelop. Niet meer op
de banken, maar centraal hier in Best.'
Voordeel Joop Teeuwen, hoofd Machi
nale Post: 'Het centraal couverteren levert
financieel voordeel op, doordat we nu dage
lijks honderdduizenden enveloppen tegelijk
en gesorteerd per expeditieknooppunt kun
nen aanbieden bij de PTT. Dat scheelt op or
ganisatieniveau miljoenen per jaar. Wel ont
vangen klanten door de nieuwe werkwijze
hun dagafschrift één dag later dan voor
heen. Maar door de mogelijkheden van het
opvragen van saldo bij de gea en saldo- en
transactie-informatie via de Rabofoon is dit
bezwaar grotendeels ondervangen.'
Implementatie Voordat is begonnen
met centraal couverteren werd bij de ban
ken de behoefte gepeild. Die was er. Op ba
sis daarvan is een invoeringsplan gemaakt.
Van Hout: 'Je moet er natuurlijk niet aan
denken dat van de ene op de andere dag
alle banken tegelijk deelnemen. De imple
mentatie is nu afgerond. Wel melden zich
nog banken, die zich in eerste instantie niet
hadden opgegeven, maar van collega's
hoorden dat het goed bevalt. We streven er
overigens naar om eind volgend jaar hon
derd procent te bereiken.' Teeuwen: 'Of dat
lukt hangt af van de kwaliteit die wij bieden,
maar ook van de situatie bij banken. Die
hebben voor dit werk mensen en
apparatuur. Als de apparatuur
toe is aan vervanging of als er
iemand weg gaat, dan is dat mis
schien het moment om over te
gaan op centraal couverteren.'
Kinderziektes Van Hout:
'Natuurlijk hadden en hebben we
soms problemen. In het begin
haalden we de tijdslijn niet altijd.
De hoeveelheid te verzenden af
schriften varieërt van 400.000
tot 800.000 per dag, met uit
schieters naar een miljoen. Lukt
het ons niet, dan gaan cliënten
klagen. Ze zijn gewend het reke
ningafschrift op een vaste dag in
de week te ontvangen. CDI print
de afschriften. Daarvan zijn wij
dus rechtstreeks afhankelijk.
Gaat er daar iets fout, dan zitten
wij te wachten en kunnen we de
achterstand niet altijd meer inlo-
pen. Het machinepark is afgestemd op de
gemiddelde aantallen. Ook bieden we de
banken de mogelijkheid om er een bijsluiter
bij te doen. Dat was ook wat onderschat,
want het drukt de produktie. De machines
zijn zeer gevoelig.'
Overleg Van Hout: 'We hebben een
goede relatie met de banken opgebouwd. Is
er iets, dan wordt telefonisch overlegd met
vaste contactpersonen. Stel we verpakken
20.000 dagafschriften voor een bank en na
de eindtelling blijkt, dat we één gevulde en
velop te kort hebben. Dat betekent dat er
ergens een verkeerd afschrift in zit. Je kunt
dan opnieuw beginnen of het door laten
gaan. We beslissen samen met de bank wat
we doen. Centraal couverteren was voor
'Nu we met voornamelijk vaste mensen werken, zie je duidelijk een kwali
teitsverbetering optreden.
ons helemaal nieuw. In deze omvang
beurde het nog nergens. We zijn door scha
de en schande wijs geworden. Het bestu
ringsprogramma van de machines is totaal
aangepast aan onze wensen. Je kunt er bij
voorbeeld precies op zien waar het fout is
gegaan.'
Machinepark 'We hebben negen mo
derne computergestuurde machines.', ver
telt Teeuwen. 'We zijn gestart in dagdienst
met zes mensen. Vervolgens zijn we, om de
machines optimaler te benutten en meer
capaciteit te hebben, in twee wisseldien
sten gaan werken. Nu zitten we in een drie
ploegendienst. We hebben 21 van de 24
produktie-uren nodig per etmaal. Dat red
den we nu precies. De machines worden nu
zo optimaal mogelijk gebruikt.'
Medewerkers Machinale Post was
een kleine afdeling. Voor centraal couverte
ren moesten nieuwe mensen worden inge
werkt. Van Hout: 'Best kent een strategisch
plan voor de reorganisatie van het directo
raat Materiaal en Post. Een aantal mensen
dat elders moest uitstromen, kon bij ons te
recht. Het loopt nu goed. We hebben een en
thousiaste jonge ploeg. In het begin moes
ten we werken met 80 procent uitzendkrach
ten. Die kun je nu eenmaal niet zo motiveren
en opleiden als vaste mensen. Er ging dus
wel eens iets fout. Nu we met voornamelijk
vaste mensen werken, zie je duidelijk een
kwaliteitsverbetering optreden.'
Groei Volgend jaar krijgen particuliere
cliënten in principe één dagafschrift per 14
dagen, in plaats van één per week. Van
Hout: 'Maar dat betekent méér velletjes per
envelop. De afschriften voor zakelijke reke
ninghouders verzenden de banken nog zelf.
Wellicht gaan we dat er in de toekomst bij
doen. Maar dat moet dan voor 's morgens
negen uur, willen ze op tijd komen. De be-
drijfsrelaties eisen, dat ze binnen 24 uur
hun overzicht in huis hebben. Daar denken
we nu over. We verwachten, dat we volgend
jaar uitkomen op 175.000.000 verpakkin
gen, particulieren en bedrijven samen.'
Topmaand 'In januari moeten we voor
de spaarbank vijf miljoen extra afschriften
voor de rentebijschrijving verzenden', ver
telt Van Hout. 'Dat moet naast het gewone
werk. Zelfs als we zeven dagen 24 uur wer
ken, wordt dat moeilijk. Verder komt ook de
Rabohypotheekbank met haar jaarwerk en
moeten de jaarnota's voor Effecten er uit.
Januari is onze topmaand. Dan
vragen we van de mensen een
topprestatie. En we hopen dan op
begrip van de banken. We kunnen
van 21 december tot begin febru
ari bijvoorbeeld geen bijsluiters
meezenden. Dat kost te veel tijd.
De rest van het jaar kan dat altijd
wel.'
'We hebben best een moeilij
ke tijd achter de rug', besluit Arno
van Hout. 'Maar de machines
werken nu naar wens en de
mensen ook. Het gaat steeds be
ter. Het aantal fouten neemt af.
Gelukkig laten banken ons ook
regelmatig weten dat het goed
gaat. Dat is altijd leuk om te ho
ren. We zijn er nog niet, maar het
loopt goed. Banken die meer wil
len weten kunnen altijd een af
spraak maken om eens te komen
kijken.'
